学籍档案是学校教学档案的重要组成部分，与学生的切身利益密切相关，是每位学生升学、转学的重要依据，利用率极高，中学的学籍档案包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，从新生招生录取登记表到学生在校期间的学籍登记表、学分认定表、发展报告以及毕业证书等，是每位学生从入学直至离开学校的整个过程中，在德、智、体、能等诸多方面发展状况的真实记载的反映，具有重要参考利用价值。
一、影响学籍档案利用的主要原因
一是学籍原始档案不完整，整理不规范，档案材料内容空乏，不能真实反映学生综合素质。学生基本信息、所在班级、所学课程、学分认定、思想品德、奖惩等信息输入不完整，不利于查找利用。
二是检索方法相对落后，提供信息不够准确，给查阅者和档案工作人员带来了一定困难。虽然现在学生档案由专门电子软件来管理，但不完善的管理系统会造成数据的缺失。
三是学籍档案具有分散性、私密性、变动性等特点，而在具体管理中，又存在着认识不足、标准不一、管理不规范、保存和利用重视不够等诸多问题，从而影响了教育质量和学校的声誉。
二、解决问题的办法
一是档案人员要具备良好的思想品德。
档案人员具备良好的思想品德和工作能力是做好档案工作的根本条件，学籍档案管理工作是一项政策性、原则性和服务性很强的工作。档案人员要不断改造自己的世界观、人生观和价值观，树立为全体师生服务的思想。做到作风正派、坚持原则、处理公正，严格把好人情关，自觉抵制不良风气的影响。
二是档案管理人员要不断加强业务学习。
学籍档案管理的业务性很强，作为学籍档案管理人员，必须了解国家有关政策和学校的规章制度，熟悉学籍档案管理工作的整个流程，平时就要注意原始材料的积累，要力求做到及时、完整、真实、准确和规范。特别是学籍变动的档案，更要做到全面真实，准确无误。同时，要认真分析学籍档案管理工作的特点和规律，解决工作的实际问题，为教学管理提供有效的依据。
学籍档案管理同其他档案管理一样，具有很强的政策性，必须按照国家的有关法律规定进行管理。因此，学籍档案管理人员要有较强的法律意识，要认真学习《档案法》、《山东省中小学校档案管理暂行办法》等法律法规和规章制度，做到知法、守法，维护学籍档案的历史真实性。对因工作失误造成学籍档案损失的，要追究其责任。
三是加强学籍档案资源建设，整合档案资源。
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学籍档案是学校档案资源建设的关键，我们应在平时注重学籍档案的收集与整理。
学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从每届新生招生、录取阶段开始收集整理做起。做好这一工作，各部门兼职档案管理人员是关键。一要经常向他们宣传做好档案工作的重要性，增强其责任感，使各部门上报的有关材料、准确无误，真实可信。如对学生学分成绩的认定、补考门类的统计、受处分决定的原件等都要做到专人填写，专人保管，有据可查。二要加强管理，从严要求。对各职能处室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总归档。
四是遵循建档原则开展学籍档案的收集与整理工作。
学籍档案产生于教学活动过程，是对教学活动过程的原始记录。因此，学籍档案的建立，必须伴随教学活动过程，按其自身的特点和原则进行。
首先要保证学籍档案的及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，必须及时做好平时整理归档工作。对于日常的管理情况，要按规范化原则随时进行整理；对于任课教师报送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；每学期结束时，必须有组织、有秩序地把该学期的材料整理好，及时入档案，避免材料散失，以确保档案的完整。
其次保证学籍档案的准确性。学籍管理工作中的程序应符合客观实际，具有条理性和规范性。根据学籍管理规章制度的规定，对学生的学习、思想、行为、健康等问题所进行的考勤、考核、调查、报告和处理以及其他有关的学籍管理文件材料，必须及时收集，并严肃认真地记载。特别是对于有关的数据，更应规范、准确。
再次要保证学籍档案的真实性，真实性是档案价值的核心。对学籍管理方面的内容必须实事求是地、客观地记载，不能弄虚作假，对于含糊不清的问题必须在当时调查核实，更不允许伪造、篡改。例如，对于不符合填写要求的学分认定表，应及时要求任课教师确认；需要变更的，必须由教师更改；对于确因有误而涂改的，任课教师要签名证实。
第四要保证学籍档案的完整性。学籍管理人员要严格执行有关规定，对学生的入学注册、考勤与纪律、学分认识的考核、转学、休学与复学、退学、奖励与处分、毕业等方面做完整的记载，并按规章妥善保存，以形成健全、完整的学籍档案。同时，要加大审查力度，及时纠正实施标准过程中出现的问题，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。只有这样，才能做到事事真实记载，件件查之有据，真正体现学籍档案的完整性。
论文作者:曲洪燕
论文发表刊物:《素质教育》2013年10月总第135期供稿
论文发表时间:2014-1-21
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