论文件运动的特殊形式——跳跃与回流，本文主要内容关键词为：形式论文,论文论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
笔者在以往发表的多篇论文中，已经阐明：文件在人类社会中的运动有自己特定的规律，它们总是“有机地联系在一起组成一定的群体向前运动，经历若干阶段而达到自己生命的终点的。”（注：何嘉荪：《深化对文件运动规律的研究》，《档案学研究》1995年第5期； ）又指出：由于各国文件和档案管理体制有差异，研究者观察问题的角度也不同，故而对文件运动阶段的划分，没有也不可能有统一的划分方法。我们赞同并据以为论的是我国学者陈兆祦教授对文件运动阶段的划分。我们认为：“一般情况下，文件是严格地按部就班，从‘设计制作形成’（Design and Production）到‘现行’（Current or Active），再转入‘暂存’（Precaution or Semi- active ）， 最后进入‘历史’（History）阶段的。 ”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是从我国实际出发的——答宗培岭、谭诤培和百思特同志之二》，《上海档案》1998年第5期第15页；）应该说，这是文件作线性运动时的一般规律。
然而，社会生活是复杂的，有时文件的运动又呈现出一些不同于一般的特殊现象或形式。比如，一般情况下组成全宗作群体运动的文件，有时也会根据人们的需要作单体运动；按部就班逐个阶段前行运动的文件，有时也会出现逆向而行或者跳过某些阶段而运动的情况。我们认为，对此应该作出科学合理的解释，因为任何理论都应能回答除主导方面之外的特殊问题。如果对一些现象，只能用“那是特殊情况”几个字来解释，那么这种理论就可能还不够完善，至少对客观规律的概括程度还不够高、不够全面。正因为如此，本文力图主要对文件作线性运动时，一些超出常规的跳跃与回流现象进行概括和阐释。这不仅是为了使文件生命周期理论能更全面、更深刻地说明客观规律，使之科学性更强，更能令人信服；另一方面也是为了对文件与档案的关系作更进一步的阐述，并对诸如是否存在“非文件档案”等问题作出我们的回答。
一、文件运动的跳跃形式
如前所述，文件运动的主流是从“设计制作形成”，到“现行”，“暂存”最后进入“历史”阶段的顺向运动。但是，在文件顺向运动的大潮中，有时又会发生某些文件跳过某一运动阶段而直接进入后面几个运动阶段的现象，我们将其称之为文件运动的跳跃形式。具体有以下两种情形：
（一）在特定条件下，文件由第一（设计制作形成）阶段，越过第二（现行）阶段，直接进入第三（暂存）阶段，然后再顺向运动。如《文书档案保管期限表》规定，在“本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会的常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料”中，“讨论未通过的文件材料”应短期保存。显然，以上规定说明，这些文件材料由于经讨论未获通过而没能取得法定效力，故未能进入第二（现行）阶段发挥其现行价值。然而，它们对今后的工作活动仍具有参考价值，故仍应予短期保存而直接进入了文件运动的第三（暂存）阶段。另外，会议文件中的会议记录、会议照片、会议实况录音（像）带、光盘等也是如此。这些文件材料与会议通过的决议、纪要、公报和领导人讲话等文件不同，后者除了一定程度上反映会议自身情况外，还具有需会后知照贯彻执行的内容和功能，故而形成后即进入现行期（第二运动阶段）；前者则不同，由于只需要单纯反映记载会议活动过程，文件正式形成后其独立存在的意义就不大了，此类文件也可以说现行期尚未开始就结束了，所以，文件制作完成后就直接从第一阶段跳入了第三（暂存）阶段。
文件的这种跳跃运动形式在科技文件中更为普遍。“在科技、生产活动中，某些科技项目，特别是军事国防方面的研究项目，研制工作取得成果以后，根据实际情况并不一定马上投入生产。这些科技成果就是以科技档案的形式储存起来，待以后需要时再正式投入生产”。（注：王传宇主编：《科技档案管理学》（修订本），中国人民大学出版社1998年版，第39页；）即使以后由于某种原因没有正式投产的机会，这些文件仍对其他的科技、生产活动有参考借鉴价值，所以由第一（设计制作形成）阶段直接跳跃进入第三（暂存）阶段。
（二）在特殊情况下，文件直接由第一运动阶段跳跃至第四运动阶段。一般情况下易于产生这种跳跃现象的，往往是用来记录在文件形成时早已逝去的历史事件情况的文件。也就是如张照余所说的，“因事件之突发或某种特殊的、非常规原因而导致某些社会活动结束后未能自然形成应当形成的文件，或者，某些社会生活按惯例，难以形成文件，但是，它们却是历史长河的一个重要支流或片段，出于对后人的负责，档案学家有责任为其生成‘档案’。例如，请历史事件的当事者回忆陈述，据之整理而形成‘口述史’即‘口述档案’，或者像科技档案那样根据实物状况补充测绘所需之图样，等等。”（注：张照余：《文件与档案问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期，第25页；）
他认为这属于为“档案”而“档案”的现象，并且强调指出：这些档案根本不是从文件转化来的，因为文件是在人类社会实践活动过程中作为这种活动的副产品而“自然形成”或“人工培育”形成的，这些档案则显然是在事件过去以后“人为合成”的产物，并非事件进行过程中自然形成的文件，而且它们在形成时就很明确要作为该历史事件的档案收藏。所以，张照余认为，“档案未必来自文件”。（注：张照余：《文件与档案问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期，第25—26页；）推而论之，“档案”当然也就不能用“文件”作为真属概念，只能采用“历史记录”作档案的属概念。（注：张照余：《文件与档案问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期，第26页；）
应该说，张照余同志的论述是相当深刻并发人深省的。但是，笔者在经过更进一步思索以后，发现对这个问题作此结论尚未完全触及其实质，特提出来希望能引起更进一步的讨论。
我们认为，更确切地说，上述“口述档案”实际上是在请人补述历史事件的过程中形成的文件。它们是专业学术机构或档案部门、甚或某些个人，为履行其学术研究或保存社会记忆的职责而对缺少系统完整文字记载的某一方面或某一时期的社会史实进行的有目的、有计划的调查的产物，是这种调查过程中必然要形成的文件。比如，“中山舰事变”的主角之一李之龙，在事变后的命运如何，史书上并无记载。而李之龙恰好是笔者之一（何嘉荪）的舅舅，于是特地就此询问自己的外祖母，并将李之龙在事变后不久即被蒋介石派特务杀害的详情记录了下来。应该说，这份记录是何嘉荪在听外祖母回忆李之龙被杀事件过程中形成的文件。如果作为档案保存，它所能确切地、完全令人信服地证明的，也主要是何嘉荪听外祖母回忆的过程。但是与此同时，这份回忆录的内容又具有特殊性，是历史事件涉及者的回忆，故而同时又能反映中山舰事变的余波。然而，这种反映中山舰事变余波的能力及其可信度，却是由其作为“听外祖母回忆过程的档案”来作担保的。事实上，为了最大限度保证其可信度，这一“补述回忆过程”还应该包括有对其内容的鉴定过程，即如美国档案界同行所说，“口述史采访内容是特别重要的。它应当被认真地加以准备和鉴别，可以对所涉及的主题作对比论述。”（注：美国档案工作者协会编：《档案工作的理论与方法》，档案出版社1988年版，第9页。 值得一提的是：口述史录音在该书《档案与手稿的鉴定和接收》一册中，被列为文件的一种形式。）总之，正因为上述回忆录是“外祖母回忆过程”的档案，并且这一过程还应该包括有对其内容真实性的鉴定，我们才相信它可以被用来反映中山舰事变的余波，并在不得已的情况下承认它也可以被认作是中山舰事变余波的“档案”。然而，该档案作为中山舰事变余波的“档案”的可信度，必然要打一个大折扣，这也是无庸置疑的。因为，它只能被认作中山舰事变余波的“档案”，而非真正意义的档案，其根本原因又在于：它并非是由在中山舰事变过程中直接形成的文件转化而来的。
正是有鉴于此，我们认为正确的结论应该是：即使是“口述史档案”也仍然是由史实调查的文件转化而来的，但它们的确切含义却是“补述历史事件过程”的文件转化而来的、真实反映“补述历史事件过程”的档案。只不过由于它们也能反映业已逝去的历史事件，并且由于是“补述历史事件过程的档案”而在一定程度上保证了其可信度，故而也可以被认作是“业已逝去的历史事件”的“档案”。
当然，从文件运动的角度分析，这同时也是一种特殊的运动形式，它的特点是：文件一经形成就达到了其为之形成的目的，并且由于文件形成者的特殊主体需要，而跳过第二（现行）和第三（暂存）阶段，直接进入第四（历史）阶段，成为档案。
至于科技档案中根据实物状况补充测绘形成的图样，就更是在这一补测过程中经“人工培育”形成的文件，只不过刚形成，就直接跳入了第三（暂存）或第四（历史）运动阶段而已。
还有一种类型的文件与上述情况类似，那就是组织沿革、大事记之类的编研成果。《文书档案保管期限表》规定，“本机关组织沿革、大事记”需永久保存。很显然，它们是档案人员在编研活动中形成的文件，由于这种文件是根据其他档案内容，或是经过严格的考证或调查研究编制而成的，可以真实可靠地反映该机关的历史，所以具有永久保存价值。同样，这种文件一经生成就达到了其为之而形成的目的，所以也超过了第二（现行）阶段，直接跳入第三（暂存）阶段（如果在档案室编制）或第四（历史）运动阶段（如果在档案馆编制）。
二、文件运动的回流形式
在文件作顺向运动的大潮中，某些文件又会作逆向运动，我们将其称之为文件运动的回流形式。具体有如下几种情况：
（一）在一定条件下，文件运动至第三（暂存）阶段后，又退回第二（现行）阶段，然后再顺向运动。这种形式的运动较多地发生在科技文件中，并且在某些文件身上有时可反复发生多次。
科技文件具有储备科技知识的功能。在它们业已运动至第三（暂存）阶段后，只要贮存其中的科技知识尚有再次原封不动地得到完全利用的价值，在特定条件下，这些文件就有可能重新退回第二运动阶段，发挥其指挥控制人流、物流的现行作用，即如某些学者所说的“某些档案也可以转化为文件”。（注：霍振礼、徐定权、刘铁林、尹建：《科技档案效益学概论》，国防工业出版社1998年版，第17页；）其特点是，文件中所含科技知识未做任何改动或智力加工，而是直接予以应用。比如某些业已停产的工业产品，在若干年后又重新恢复生产，这时该产品的产品档案就退回到现行使用阶段；其他如某些工业、基建项目设计中，直接套用某些已处于暂存阶段的图纸，这些图纸就也退回到了第二（现行）阶段。
行文至此，笔者觉得有两个问题特别应该说明，不容忽视。
（1）在我国通常所说的档案中， 既有已完成现行使命的非现行文件，也有大量仍处于现行期的文件，尤其企业档案室中保存的档案更是如此。正如陈兆祦、和宝荣两位教授所说，“文件办完存档之后，按其行政和法律效力来说则分化为两部分：一部分失去现行的效力，而且有其他方面的保存价值；一部分仍然具有时效，如办完签署或公证手续的有效期未满的合同、协议书，一些领导指导性的文件，虽已归入档案，但并不失其行政和法律效用，在我们这样一个加强社会主义法制和政策连续性的社会主义国家，属于这种情况的文件并非个别的。”（注：陈兆祦、和宝荣：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社1996年第2版，第12—13页；）所以， 我国档案中有相当部分文件实际上仍处于第二（现行）运动阶段，尽管它们已经“归档”保存在档案部门。这种仍处于现行期的档案，如果直接在现行工作中应用，则不能看作是文件运动的回流形式。它们只能说是档案中的现行文件，仍在发挥现行作用。如机器设备的随机文件往往先归档然后再用于设备的安装调试就是一个最好的实例。总之，我们这里所讲的回流形式（由第三退回第二阶段）是特指档案中已处于暂存阶段的非现行文件的运动。
但是，如果某些文件形成后并不马上执行（如产品设计完成后并不立即投产）而是先归档保存，跳跃进入第三阶段，然后又在适当时日重新实现其当初未能实现的现行使命，则可看作文件运动的跳跃与回流相互交织、交替发生的形式。
（2）也许有人会质疑，上述科技档案在现行工作中的直接应用，不正是科技档案提供利用的最好实例吗？是的，笔者并不想否认这一点，而且此一利用过程中为保护档案原件往往采用其复制品。然而，这种利用不同于凭证性、参考性（情报性）利用，有其特殊性，即利用的结果使档案文件所含的内容、使命在新的时空环境下“起死回生”得到再现。因此，这种文件运动回流形式，既是档案提供利用的过程，也是档案重新变成现行文件发挥现行作用的过程。一身而二任焉，并不矛盾。
（二）在特殊条件下，文件由第四阶段退回第二阶段（逆向跳跃）。这种特殊的运动形式较上述情形更少发生，因为处于第四阶段的文件是历史文件（西方国家一般称之为历史档案），获得“起死回生”的机会极少，但又并非没有。有时，某些古代档案的提供利用就属此例。比如古代宫廷菜谱，再次用来烹调；古代建筑再次重建……就能使记载这些内容的历史文件“焕发青春”度过历史长河回到现实生活中“重现风采”。
除了我们已经叙述的跳跃和回流现象以外，在现实生活中同一份文件身上还会同时交替发生上述两种现象。
三、几点启示
以上，我们对文件运动有时也会出现的跳跃与回流现象作了描述。认识这一点给予我们的启示是深刻的。
（一）文件运动作为一种主体参与其中的社会运动，其运动过程具有与人类社会发展过程同样的特点。我们知道，人类社会的发展是一个由低级到高级的运动过程，然而，具体到某一个国家则可能并非经过完全相同的历程。这当然都无法改变或阻止人类社会发展的总体趋势。文件运动也是如此，虽然在一定条件下，会发生跳跃与回流等特殊现象，但从总体上看，其总的趋势仍然是依次顺向运动。我们认为，认识这一点是重要的。只有如此，才不会一叶障目，才不会因为出现了某些跳跃与回流现象，就误认为文件生命周期理论所描述的文件线性运动规律不具有普遍意义。
（二）文件的运动，不管是前行还是跳跃或回流，都是由人的主体需要与文件客体属性之间的矛盾决定并推动的。笔者之一与傅荣校合著的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》（中国档案出版社1999年9月出版）， 已经论证了文件的运动是由文件内部的基本矛盾——社会人们对文件的主体需求，与文件客体自身的属性之间的矛盾决定并推动的。（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社，1999年9月版，第212—232页；）这里， 我们只想对跳跃与回流等特殊运动形式的内在动因再说几句话。
文件运动的“过程及其转化是物质运动在时间上、空间上存在和发展的形态，是事物运动在时间、空间和条件上的辨证统一。运动是事物的根本属性，时间和空间是事物存在的形式。”（注：刘志忠、李毅：《过程转化论》，中国展望出版社1988年版，第40页；）因而文件运动的各个阶段都是在一定条件下存在和转化的，即“一切以条件、地点和时间为转移。（注：斯大林：《论辩证唯物主义和历史唯物主义》，载于斯大林《列宁主义问题》，人民出版社1964年版，第679页。 ）鉴于文件客体（尤其是纸质文件）自身属性的相对稳定性，可以说，人们的主体需要构成了其与文件客体属性之间的矛盾的主导方面和推动文件运动的主要因素。因而，客观环境（时间、空间、条件等）对文件内部基本矛盾运动的影响，主要体现在人们的主体需要上。
由于一般情况下人类的社会实践活动存在着一定的规律性，故而，人们对文件的主体需求也是有一定规律可循的。然而，客观情况是复杂多变的，一般情况常有例外，或者说异常情况比比皆是，故而，人们对文件的主体需求也随之呈现出多种形态。或者说与占主导地位的规律相偏离的情况也并不鲜见，这导致文件的运动必然会出现一些与一般规律不同的特殊现象或形式。
（三）文件都是适应主体的需要在人们的社会实践活动中直接形成的。从“适应主体的需要”这个角度讲，它们都是经“人工培育”形成的；而从“直接形成”这个角度看，它们又都是“自然地”在人们从事的各项活动过程中形成的，并非事后人为的产物。
我国有的学者认为，文件之中有的是在人们的社会活动中“自然而然”地形成的，是这些社会活动自身的需要；而另一些文件则并非“自然”形成的，因为它们并非活动本身需要，而是为了留存历史记录、即留存档案的需要，才通过制定制度、通过“人工干预”强迫其形成的，还说科技文件中的“施工日志”便是其典型例子。他们因此将这后一种文件称为“人工培育”的文件，认为这属于“为‘档案’而‘文件’”的现象（注：张照余：《文件与档案问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期，第25页；）。
其实，正如这些学者所承认的，“在‘强制形成’和‘自然形成’之间难以划定明晰界限”（注：张照余：《文件与档案问题的思考》，《档案学通讯》1999年第4期，第25页；）。为什么呢？ 因为它们都是适应人们的主体需要而产生的，两者的区别仅仅在于：前者（所谓“自然形成的文件”）无论从微观上看、还是从宏观上看，都为从事该项社会活动的人们所需要；而后者（所谓“人工培育”的文件）则仅仅从宏观上，如从科学管理的角度等方面为人们所需要而产生的。
但是，所有文件又都是在人们的社会实践活动中直接形成的，不是事后人为编造的。正是为了与“事后人为编造”的行为相区别，我们才在有的场合强调文件的自然形成性，强调其是社会活动的副产品。然而，更确切的说法只能是：文件是在社会活动中直接形成的。
至于那些事后的回忆录和补充记录等，如前所述，它们都是在“补回忆”、“补记录”过程中直接形成的文件，只不过在形成后立即跳跃进入了第三（暂存）或第四（历史）运动阶段并作为档案收存而已。正因为如此，笔者不承认有什么“为‘档案’而‘档案’”的现象，更不认为存在着“非文件档案”。应该说，所有的档案都是从文件转化来的，档案作为历史证据的权威性正来源于此。否则，其权威性就要大打折扣。
综上所述，在文件顺向运动的大潮中，也有着跳跃与回流等特殊形式的支流。指出这一点，也可以算作我们对文件生命周期理论的一点补充和完善。然而，对文件运动规律的探索仍然还只刚刚起步，我们认为，对这些基础理论课题的解决，如对电子文件管理等问题的研究，还是有重要价值的，笔者准备再另文论述。
（杭州市，邮编：310028）