摘要：人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据，档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。但是，在当前的人力资源档案管理中还存在着一些影响因素，制约着其职能任用的有效发挥。因此，必须针对这些影响因素提出相应的改进策略，从提高人员档案管理水平这一角度出发，促进企业人力资源管理水平的全面提升。
关键词：人力资源；档案管理；影响因素；管理对策
人事档案是存储员工个人信息的单元。再通过收集、整理后储存起来，为以后的考察做备用资料。人事部门必须准确选拔人才，合理安排员工的职位。人力资源管理的一个关键组成部分是人事档案的管理和运作。不可分割的是，人事档案提供的信息对人力资源管理非常重要。并保持高质量的人事档案工作。
1人力资源档案管理的影响因素
1.1管理制度不完善
目前，很多企业都缺少一套完善、科学、极具约束力与可操作性的档案管理制度。导致档案管理工作缺少必要的制度支撑，整体工作状态陷入到个种混乱之中。例如档案内容不完整、缺乏真实。其中，最常见的问题是出生日期时而按照公历，时而按照农历，其结果相差一个月左右；参加工作的时间也不准确，有的按插队开始计算工龄，有的则按照招工时间计算，这两种算法会导致相差一年甚至几年；还存在学历材料不完善的情况，这一问题在高学历人才的档案管理当中比较常见，例如硕士或博士研究生缺少专家推荐表；同等学历申请硕士、博士的人员缺少全国英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件等资料。这些不健全的人事档案，导致档案的基本利用价值大打折扣。
1.2人员素质不过关
人力资源档案管理工作对工作人员的专业知识水平、岗位技能、责任心、工作态度、学习能力等方面都具有比较高的要求。但是，目前真正具备高素质、高水平、责任心较强的档案管理人员数量并不多，很多档案管理人员在综合能力素质方面并不过关。有些企业的人力资源档案管理工作甚至是由其他岗位人员兼任的，他们并不具备从事档案管理工作的相关资质；有的档案管理人员年龄偏大，难以接受新鲜事物，工作方法陈旧落后。尤其在当前的信息化时代，如果档案管理人员无法熟练操作计算机系统以及档案管理专业软件的话，则难以实现档案资料的数字化与信息化管理。
1.3管理方法不先进
人力资源档案工作主要负责对员工工龄、职位调动、文化程度及任职经历记载、先进材料、薪酬水平这一类信息进行搜集、建档、查询与借阅。在当前的档案管理中，由于缺乏一个科学的、简洁的、系统化的管理方法，导致这项工作需要消耗大量的人力、物力与时间，不但工作效率较低，档案资料的有效利用率也比较低，更容易在人工操作的过程中出现人为失误。目前，大多数企业的档案管理工作还在继续沿用传统的管理方法，档案资料基本上都纸质的，档案归档、储存、调用、检索、借阅等工作全部由人工方式来完成。然而，这一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及时工作时间，查找起来也非常的繁琐，工作效率十分低下，在归还管理方面也不够及时，时常出现档案丢失、破损等问题。
2努力提升人力资源档案管理的有效手段
2.1提高认知水平，加强领导认识
企业应当高度重视人力资源档案管理工作的开展，应该将人力资源档案工作的开展纳入企业的建设高度，提高对人力资源档案管理工作重要性的认知水平，加强企业领导的认识，并将其纳入相应的议事日程中。要建立人力资源档案管理领导小组，对定期开展的人力资源档案管理工作进行定期的检查、监督，并根据实际情况做出相应的指导，以此来发现其中所存在的问题，及时解决其中所存在的不良问题。同时还需要建立人力资源档案管理工作升级达标考核机制，针对所开展的人力资源档案管理工作的实际情况进行定量考核，对其进行分级分类的指导，进一步推进人力资源档案管理工作的制度化和规范化，使企业能够科学、高效的开展人力资源档案管理工作。
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2.2加强人力资源档案管理队伍的建设，提高工作人员的综合素养
企业的人力资源部门应该充分注重人力资源档案管理队伍的建设，选择为人正直、作风正派、责任心强的人员从事人力资源档案管理工作，充分发挥他们在开展人力资源档案管理工作过程中的积极性和创造性。同时企业的主管部门也应该组织他们培训，让他们掌握先进的人力资源档案管理技术，使他们能够进一步了解人力资源档案管理工作所具有的重要作用，增强他们在工作中的责任心，切实提高他们在开展人力资源档案管理工作的技术水平。另外，档案管理工作人员自己也要有勤奋学习，全面提高自身的综合素养，切实做好人力资源档案管理工作，为企业的发展奠定坚实的人力资源档案基础。
2.3增强人事档案的真实性
真实性是人事档案的重要特征。档案材料缺乏真实性已经失去了人事档案存在的意义。所以就意味着我们必须要求真实有效的档案，为人力资源管理提供可靠的基础。
2.4加强人事档案的及时收集和识别
首先，人事档案的归档过程是一个整体，它们是相互关联的。在长期文档管理工作中，通常存在不可避免的情况，例如文件的缺失部分。因此，文件管理员应及时组织员工文件信息的上交，以确保完整的收集和准确的信息。为整个业务部门的工作顺利开展创建条件，并以此来准确的掌握每个员工的状态。其次严格对待上交的个人资料，对于不符合要求的及时给予返回，改正后再收入档案，做到人事档案管理的有序性。
2.5人力资源档案的信息化管理
第一，人力资源档案载体管理。现阶段，信息技术迅猛发展，各行各业的发展过程中都意识到了大数据技术的应用优势，并将其应用于人力资源档案管理环节，从中筛选有价值的数据信息，避免数据丢失，提高数据管理质量，并保证数据处理能力，为用户提供高质量的档案管理服务。人力资源档案管理环节，提供丰富的档案载体类型资源，避免用传统的纸质档案管理形式。积极运用先进的管理手段，发挥信息技术的优势，适当增加档案载体类型，档案管理过程中较为常见的载体类型包括人力资源多媒体档案、人力资源三维虚拟账号、人力资源录像档案以及人力资源档案数据库等等。第二，人力资源档案数字化管理。人力资源档案管理过程中应当避免运用纸质载体，纸质载体的应用不仅会增加当管理人员的任务量，同时也会增加其工作压力，日后的查阅以及调档等工作的落实还将面临层层阻碍，同时，也会占用大量的档案架和空间以及档案存储库房空间。而人力资源数字化管理技术这个环节以上问题，节省财力、物力等各方面的资金投入，可结合人力资源档案管理需求，针对性的复制档案资源，利用常用功能同样可做好档案数据的定位，提高单资料的利用率。现阶段，人力资源档案信息化管理过程中的首要前提就是利用数字化处理，转变以往的纸质档案管理模式，并通过电子扫描的形式将纸质档案转变为电子档案，真正实现数字化管理的目的。
3结语
在当前的人力资源档案管理工作中，存在着诸多影响因素，在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升。对此，要充分挖掘各类影响因素，有针对性的提出改进措施，从根本上提高档案管理的整体水平，为企业培养人才、任用人才提供参考信息，促进企业人才队伍的不断壮大。
参考文献
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论文作者:王淑平
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第9期
论文发表时间:2019/10/16
标签：档案论文; 人力资源论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 人事档案论文; 工作论文; 企业论文; 《当代电力文化》2019年第9期论文;