为企业现代化管理提供可靠保证——“外贸企业管理信息系统”研制报告，本文主要内容关键词为：管理信息系统论文,外贸企业论文,可靠论文,报告论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
编者按 由辽宁省机械设备进出口公司开发的《外贸企业管理信息系统》，今年5月5日通过了国家外经贸部部级鉴定，引起我国外经贸界同行的关注。外经贸部的专家鉴定组给予该系统以高度评价，认为它“在管理体制、方式和技术等多方面形成了一个具有实用性、科学性和有效益的系统”，“为国内计算机企业信息系统建设提供了新鲜的、有益的经验，实现了企业管理的计算机化，促进了企业迈入规范化、现代化、科学化管理的道路，在全国同类型系统中居领先地位”。这里，我们编发该系统的《研制报告》，以使人们对它有一个基本的了解，相信我们的外贸企业会从中得到启发和借鉴。
建立外贸企业管理信息系统的重要性与必要性
以计算机辅助企业管理，为我们提供了科学的现代化管理手段，为企业实现高标准的全面管理提供了可靠的技术保证。特别值得提出的是：计算机与现代化管理思想的有机结合必将会引起外贸企业管理体制的变革。众所周知，高速发展的科学技术已经使信息处理方式和通讯手段发生了质的变化。在这种形势下，国际贸易方式日趋灵活，国际商业竞争日益激烈。如果我们不积极采用现代化的管理手段，就无法掌握瞬息万变的国际市场行情，就难以推住瞬间即失的贸易机会。目前国际上推行EDI的浪潮一浪高过一浪，强烈地冲击着我国外贸企业的传统管理模式，作为国际经贸业务龙头的外贸企业将不可避免地面临一场严峻的挑战。而未来贸易发展的先决条件之一是谁拥有EDI手段，谁才有可能有效地参与国际商业竞争。因此，外贸企业高质量管理信息系统的实现是与国际DDI接轨的重要步骤，是建立现代企业制度的基础工程。
近年来，我国在计算机辅助企业管理方面有了较大的发展，取得了许多可喜的成绩。但由于种种因素的制约，目前尚没有一套能把外贸企业各环节业务紧密结合于一体、有机协调运作的、科学的、完善的、系统化的外贸业务管理信息系统。从整个外贸行业计算机使用状况来看，基本局限于单机处理或局部业务管理方面，类似软件的设计思想和处理方法与本公司的经营管理思想不尽一致。国外虽然有不少成型的企业管理信息系统软件，但由于国情与管理方式不同，难以适应国内企业管理的需要。因此，建立和开发适合我国国情的外贸业务管理信息系统已成为当务之急。
辽宁省机械设备进出口公司是一个综合性的省级工贸公司，与世界近百个国家和地区建立了贸易往来关系，所经营的商品近1000余种，往来客户1000多个。由于公司的主营商品为机电仪产品，其贸易特点是订单多，金额小，品种规格杂，业务处理繁琐，库存商品管理复杂，业务量大。随着公司创汇额的不断增加，业务量也在不断地增加。公司全年帐务处理高达10万余笔。一笔业务的发生和完成要涉及几个部门，在处理过程中又产生大量的业务单据，经过各职能部门的多次工作才能完成。由于管理层次多，业务数据重复处理年达70%以上（如一笔入库业务，业务部，仓库、财务部和统计部门都要记相同的帐目）。业务传递速度慢，周期长，在业务流转期间，难免出现错记、漏记现象，再加上一些不规范的业务操作和人员素质的差异，使得某些一般性的业务处理复杂化，给后续工作带来不应有的困难，并造成了一些难以处理的疑难悬帐。各业务部、财务部与仓库等部门常常花费大量的时间和精力去对帐，且责任不易分清。由于人工能力所限，使得各项核算信息反映严重滞后，难于实现及时分析和科学决策的有序管理要求，无法克服凭经验决策的传统管理模式之弊端。
鉴于此，为实现企业高标准的全面管理，使各层次管理及所有经营人员能随时掌握相关业务环节的实际运作情况，为高层管理人员提供可靠的决策依据，公司迫切需要建立和开发一套能适合我国国情的外贸业务管理信息系统，迅速而有效地完成企业内部数据交换，使企业真正走向现代化科学管理轨道，进而实现与EDZ接轨，实现建立现代企业制度的目标。
系统目标
依据有关制度规定与国际贸易的特点，以企业全方位计算机辅助管理为基本思想，直接面向外贸专业公司主体业务的经营管理。即：从外贸公司的基础业务开始，贯穿整个业务处理过程的核算、管理与分析工作，实现公司整体业务进程的有序管理，准确反映公司各业务环节的运作情况，及时为各级管理人员提供可靠的决策依据，最终实现企业高标准的现代化科学管理。其业务管理进程为：
1、收购合同－入库申请－财务核算－生成凭证－入各类帐（通知业务部）
2、出口合同－信用证－出库备货－业务委托－储运受托（通知业务部）－储运－配船－储运装船－储运结汇－财务结汇－入各类帐（通知业务部）
3、内销单及其他出库单－财务核算－入各类帐（通知业务部）
4、收汇－运保费佣金－生成凭证－外汇收支帐－库存商品帐－科目总帐（通知业务部）
5、输入凭证－商品费用－库存商品－科目总帐
公司各业务部门在制度的规定下，做到数据共享，实现了公司各项数据的统一性，从而使业务数据得到全面应用。全公司的业务数据随同各项业务的发生进入计算机，有关人员在权限范围内，可以应用各项数据检查、控制和管理业务工作，通过业务进程中发生的数据调整和制订下一步工作计划。
系统提供了科学的管理手段，将财务人员从繁琐的手工核算事务中解放出来，实现了企业整体经营活动从宏观到微观的财务管理与核算工作，使财会直接参与到业务的经营管理中，服务与监督的职能作用得到了充分发挥。同时也使业务人员由过去被动报帐型经营转变成主动核算型经营。
系统对不规范的业务处理和操作方法设置了相应的保护措施，并能够依据国家有关政策的变化迅速完成调整工作。
系统设计结构合理且易于操作，有利于推广应用。系统符合新会计制度和税制改革的规定和要求。
项目的建立及系统研制经过
1987年8月，公司总经理亲自挂帅，组织成立了辽宁省机械设备进出口公司《外贸企业管理信息系统》工程项目研制组。研制组对国内多种管理信息系统作了广泛的调查，在深入剖析了外贸企业各项业务及财务的整体与各层次业务处理关系的基础上，提出从公司基础业务开始，直至业务终结，以微机局域网实现的具有长事务管理能力的、分布式动态实时“外贸业务管理信息系统”总体设计方案和实施计划以及设备定型要求。
1987年12月，通过了有关人员组成的专家小组对总体设计方案的可行性论证，并付诸实施。在系统研制阶段，研制人员做了大量艰苦细致的调查与分析工作，并与各部门有关人员密切配合，制定了详细的业务处理规范，开始理顺并调整了一些手工操作时的业务流程与处理方式，努力使之符合现代化管理的要求。
1988年10月在3＋网及30台AT-CGA及PC-XT工作站网络环境下完成了“外贸企业管理信息系统”的第一个版本，至年底，研制组完成了对整个系统近两个月的黑盒及白盒测试及公司业务人员上机前的培训工作。在培训期间，所有参加培训的业务人员都用本部门的实际业务数据入网处理运行测试，同时测试系统各项功能，从测试结果看系统运行的稳定性好，响应速度快，各项功能可以满足实际业务管理的需要。
1989年初系统开始投入试运行阶段，但随着国家改革开放的深化，企业管理体制亦相应发生了变化，公司内部各业务环节及整体间的协调工作，需要进行重新调整，加之公司与仓库间的市郊电话线路故障频繁，通讯受阻，影响了系统的同步运行，迫使整个系统处于各系统模块的单独运行状态。
1991年初，大连市粮油进出口公司在考察了我公司《外贸企业管理信息系统》和多家外贸企业各类管理信息系统后，经比较最终选用了本系统。研制人员根据用户的实际情况，采用技术成熟并在世界上流行的NOVELL公司的NETWARE V3.10操作系统和386微机工作站及中西文兼容的汉字操作系统，将原系统进行相应升级。由于市粮油公司领导的重视和研制人员辛勤的工作，从系统升级到全部基础业务数据入网，历时六个月，整个系统就成功地投入运行。系统运行以来，效果良好，得到用户的高度评价。
1992年，为适应改革形势发展需要，公司全力以赴抓管理的基础建设工作，全面推行“滚动式”经营承包责任制，进一步强化了企业内部的管理。领导班子意识到计算机辅助企业管理是科学技术与企业管理行为有机结合的产物，是一项系统工程。由于公司领导班子对企业现代化的科学管理有很高的认识，因此把计算机辅助企业管理工作提到了改革日程之上，把本公司的《外贸企业管理信息系统》项目的实施，列为当年的重点工作之一。
《外贸企业管理信息系统》项目的实施、运行及完善提高，自始至终得到了公司领导的充分重视和支持。总经理亲自与研制人员详细讨论有关公司核算的各项原则及具体的管理措施和总体目标，修改、调整并制定一整套相关的制度和条例，使公司的经营管理进一步走向规范化。领导班子与系统开发人员在科技与管理相结合的关键问题上一直具有高度的共识。在项目实施阶段，总经理亲自主持重要会议，明确授予项目负责人所需要的一切权力，从而使技术人员的作用得到了充分发挥。同时还指派一名有经验的副总经理，负责组织实施落实各项具体事宜，成立了由公司主要业务部经理及骨干业务人员参加的业务规范小组，制定了工作进度时间表和详细的业务管理规范，调整并理顺了以往不合理的业务处理方法与流程，限定时间盘清库存、核准帐目、分清责任。所有与业务相关的人员都必须经过计算机基础培训，在上机处理业务前，进行严格的业务规范及系统功能使用培训，经考核通过并获得合格证者，方可取得上岗资格（在此期间，公司还举办过计算机操作大奖赛）。尽管这些工作在实际进行过程中难度很大，但在有关人员的共同努力下，最终都按时圆满地完成了任务，保证了系统按期全面运行。
《外贸企业管理信息系统》之所以能够得以实施，主要是：
1、公司现代化的管理进程对《外贸企业管理信息系统》有着很强的需求。
2、公司各级管理人员的现代企业管理意识较强，各级领导自上而下亲自挂帅，提供了有力的组织保证。同时公司所具备的各项经营管理制度和新建立起的运行机制也是成功的重要条件。
3、系统开发人员的素质较高，不但具有出色的专业技术水平，而且了解外贸业务的核算与管理。
4、虽然公司各级管理人员及主要业务人员素质较高，公司仍然坚持对全体业务人员进行严格的业务规范及计算机基本知识和系统应用的培训工作。
5、进行了行之有效的行政干预，针对本系统的全面实施制定下达了一系列文件和规定，并严格执行。
系统的应用情况及效益分析
本系统于1992年9月1日正式投入运行，从运行之日起，便卓有成效地担负起公司整个外贸业务进程的管理工作。在近两年的时间里，系统运行稳定，性能可靠，效果良好，不仅达到了预期目标，而且在某些方面有所创新，如：系统的动态实时性管理以及极强的数据关联能力，可随时形成财务分析报告与财务评价指标值及报表。
系统能够实时反映出公司业务部经营核算实际情况，并有各项重要经营核算指标的对比分析及图表，对公司各级管理人员经营决策起到了非常重要的作用。系统的适应性强，能随时适应实际情况的变化，在本系统运行期间，曾先后两次经受过国家管理制度重大改革的考验。（一）、93年新旧帐务转轨，是一项很复杂的工作，系统人员根据政策的要求，经对财会核算的数据流程进行相应的调整后，财会人员仅用两天时间，便顺利完成了全部财务转轨工作。（二）、94年1月1日，当国家实行了新的税制时，本公司按照国家及有关部门要求，仅用两天时间，就达到了新税制的核算管理要求。
上述事实证明：《外贸企业管理信息系统》能随时与国家各项相关政策保持一致运行，适用性强。
在本系统的辅助管理下，由于能及时准确并详细地反映出公司整体资金分布结构及资金动向，因而可以进行有效的资金运筹。在系统运行三个月后，公司资金便得到有效控制，资金占用由1.35亿元降至1亿元。目前，在本系统的辅助管理下，公司上下已形成核算型的经营管理格局，创汇与效益并举有了实际的保证，效果显著。系统的运行促进了公司的业务发展，1993年虽受国内原材料涨价及汇率大幅度下调等重大因素影响，公司各项经营与管理指标均创历史最好水平，与92年同期相比（92年实际已有4个月的系统运行因素存在）。进出口总值增长55.4%，利润增长89%，资金周转率提高13%。系统运行后，有效地强化了企业内部管理，杜绝了以往经营管理上的漏洞，避免盲目经营，控制了高亏商品出口，减少了资金占用，节约利息计79万元，追回款120万元。公司原测算，系统运行两年半后方能收回投资，但实际上，系统运行一年后，就收回了投资，事实上通过科学手段加强管理所节约的资金已远远超过系统投资。
《外贸企业管理信息系统》的开发与应用，具有深远意义，它不仅仅在于大幅度提高了工作质量与工作效率，其真正意义在于它从根本上改变了企业的管理手段，真实客观地反映出企业经营状况，为各级经营管理人员随时提供各种数据及多种分析资料，使公司的经营管理水平上升到一个较高的档次，为企业实现高标准的科学管理提供了可靠的保证。