基层科技报告体系建设研究，本文主要内容关键词为：体系建设论文,基层论文,报告论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
doi：10.3772/j.issn.1000-0135.2014.08.003 1 引言 基层科研单位是科研活动的主要实施者和科研项目的直接管理者，要提升科研活动工作效率，保证科研经费有效使用，提高科研人员创新积极性，提升国家整体科研实力，基层科研单位是关键环节。当前，我国正在大力进行科技体制改革，国家科技报告制度建设作为科技管理体系的基本制度正在全国范围内有效展开，将建立由国家、部门/地方、项目承担单位构成的科技报告三级组织管理体系，而其中基层科研单位作为项目承担者将成为国家科技报告体系的基本构成单元，发挥奠基作用。基层科研单位作为科技报告资源的生产源头，是国家科技报告体系的基础，在科技报告资源积累、科技报告质量控制以及科技报告开放共享服务等知识资产积累和传承方面将承担关键作用，同时，在科研活动规范管理、科研项目有效监控和科研人员绩效评估等组织管理方面发挥重要功效。与此同时，嵌入科研管理流程的科技报告工作将为机构知识库的建设提供有效制度保障。推进国家科技报告制度建设，探索和强化基层科研单位科技报告体系构建，将为机构知识库建设乃至科研工作规范化管理注入新的活力，推进科技资源积累、开放和共享。 2 基层科技报告体系建设的支撑作用 科研人员在科研项目实施活动中，产生了大量演示文稿、研究报告、试验数据、软件代码、多媒体资料等科技成果，它们或将直接形成科技报告或成为科技报告的相关材料。基层科研单位保存和管理这部分科研资源应该是科研管理工作的重要组成部分，是有序开展科研工作的基础，是科研成果宝库和重要的科技信息资源[1]。基层科技报告工作体系的建立将形成对机构内部的知识资源进行收集、加工、存储以及共享的一种科研管理机制，覆盖基层科研管理流程的各个环节。其作用和管理对象不仅局限于科技报告，还涵盖本单位科研活动所有产出形式，其实质将指导机构知识库的建设，规范科研单位科研活动管理。 2.1 规范科研活动的基本手段 基层科研单位是科学研究活动的基本场所，科研管理部门需要即时把握科研项目的研究进展情况，包括从申报立项、开题论证、研发实施、转移转化、中期检查、最终验收等各个环节，各环节进展情况、各阶段人员配备和成果形成情况等，需要不断调整和掌握。而在我国现行的科技计划管理过程中，在年度、中期和验收环节中，还实行着粗放式管理，各阶段要求提交的各类报告主要注重结果，技术细节不详尽，无法检验其实际的创新效果，难以对科研项目研究的真实性、准确性、创新性进行实时检验。科技报告作为一种按照标准格式编写而成的规范性文献，翔实记录科研过程中的各种试验实验效果、各类数据和结果等，可以记录科研人员的真实劳动及其创新过程，有效规范科研活动，促进科研过程的求真和严谨，优化机构科研秩序和科研生态环境，培育科研诚信，直至杜绝科研不端行为。 2.2 记录科研过程的有效载体 当前大多数科技计划管理机构已把对科研项目的监控作为科技计划项目管理的一项重要内容。项目实施监控信息的采集主要依靠两种方法：一是项目承担方填报年度项目执行情况统计表；二是管理部门进行抽查。但目前科研项目进展检查的对象、时间、内容缺乏制度规范，往往很难全面、深入地了解项目实施过程的真实情况[2]。当基层科研单位科技报告体系建立后，科研人员随科研过程随时撰写的科技报告翔实记录所从事的科研、设计、工程、试验和鉴定等活动的过程、进展和结果，包含丰富的数据资料，完整记录项目完成情况，科研工作者依据科技报告以及其他研究成果中的描述，能够重复实验过程、了解科研结果，从而成为检验科研投入成效真实可靠的有效载体。 2.3 考核科研绩效的有效依据 长期以来由于受到目标认识的偏差，许多基层科研单位科研管理工作范围局限于对科研项目的立项申报、经费使用以及成果登记等方面，往往将工作重点放在科研项目的立项和成果鉴定这一阶段，而忽略了科研成果转化以及解决实际问题的有效性，缺乏准确、有效和可行的科研项目中后期检查、验收制度和绩效评价指标体系，导致项目结题目标模糊不清[3]。对科研人员贡献度也往往依据核心期刊论文发表数量、专利拥有量等指标来评判，而科技报告作为一种记录科研全流程的成果表现形式，更加翔实记录科研人员的劳动成果，作为科研绩效的考评依据更具有说服力。建立基层科技报告体系，持续积累科技报告资源，有利于补充和完善基层科研单位的科研绩效考评体系，提升机构科研绩效管理的科学性和有效性。 2.4 利用科研成果的基础平台 在基层科研单位内部，也存在着各课题组各自为政的现象，导致科研成果和数据不能及时面向机构交流共享，这些现象产生一方面与知识产权保护机制不健全有关，另一方面也是缺乏有效的系统平台支持和信息服务推动造成的[4]。而众多知识管理研究结果表明，机构内部的知识资产积累与分享是组织创新的重要动力，因此建立基层科技报告体系，利用信息技术网络构建科研管理系统，以科技报告工作系统为基础平台，对各项科研成果实施数字化管理，将科技报告与其他形式科研产出关联，加强个体之间、个体与团体之间的成果交流，面向本单位提供相应的信息服务，丰富基层科研单位科研成果内涵，扩大科研成果利用和共享范围，促进科研成果的继承与创新，提高整个组织的科技创新能力。 综上所述，基层科研单位从工作机制、信息系统等方面着手建设科技报告体系，以科技报告工作为入口，运用制度与技术手段关联、整合、利用各项科技资源，可在一定程度上缓解甚至解决在我国基层科研单位在科研管理工作中遇到的困难，提高科研工作的运行效率。 3 基层科技报告体系框架 基层科研单位处于科技报告工作底层，应以全国统一的科技报告撰写、编号、密级管理和元数据集等标准规范为基础，结合自身实际情况，在设计相应组织架构和制订适宜的管理办法基础上，构建与机构知识库相衔接的科技报告管理平台，面向科研人员、科研管理部门提供科研支撑服务，并促进机构内部科技成果的积累与共享交流，优化科研管理工作。 3.1 科技报告管理机制形成
图1 基层科技报告体系框架 基层科研单位在科研项目管理过程中需要确立良好的科技报告管理机制，形成相关的组织架构和明确的管理办法。一般而言，科技报告管理机制涉及对科研人员、科研项目、科研产出、科研条件等方面管理内容，需要规范机构与科研人员、项目组以及业务部门之间的关系，根据项目或课题的考核指标确立科技报告计划任务，确立各课题组撰写提交的科技报告最低数量、具体类型和最迟时限，以及撰写和提交的责任人和审查人，并由此建立规范的科技报告及其相关项目成果的生成、提交、审核、利用工作流程，推动和监督各环节管理工作的具体落实。在基层科研单位，各课题组负责组织本课题科技报告的撰写和审核工作，在课题启动之初即指定科技报告联络人，负责课题具体成果的收集、呈交、联络和协调工作；其次，建立对项目产出成果的管理机制，除科技报告外，项目组和科研人员还产出诸如论文、软件、专利、著作等其他相关的科研成果，基层科研单位应制订相应的激励机制以及严格的知识产权管理措施，激励科研人员撰写高质量的科技报告，并保证各类科技成果的有序产生和呈交。再次，为了支持后续研究，打破各课题间各自为政的格局，基层科研单位应针对科研仪器、文献资料等科研支撑条件建立开放共享平台和机制，并将其用于项目查新查重，项目过程管理和督促监控，项目产出统一管理和受控使用，人员绩效考核和水平评估，知识产权审查保护等方面，形成内部循环利用机制，最大程度发挥其科研效益和提高成果转化成功率，促进基层科技报告工作的可持续发展。 3.2 科技报告工作环境构建 基层科研单位科技报告体系需要利用现代信息网络技术来构建从科技项目申请到批准立项，再到项目开题、科研计划安排、实施和中期检查、最终验收等各环节的管理信息系统，与现今数字化的科研环境相融合，涵盖科研项目管理的整个生命周期，覆盖科技报告从撰写审查、呈交至服务共享的整个工作流程。 (1)实现科技报告工作流程的自动化。针对科技报告工作的管理任务和科研人员的撰写需求，科研单位应在原有科研项目或科研活动管理信息系统基础上构建科技报告撰写与管理工作平台，帮助科研人员规范撰写、快速呈交科技报告以及具备自动检测和人工审核功能。对已通过审核的科技报告，在机构内部形成科技报告元数据库和带有不同使用范围标识的全文数据库。同时，按照科研项目来源渠道将审核通过的科技报告向上一级管理部门呈交，因此科技报告工作系统应与相关部门/行业的科技报告系统相连，负责按要求呈交科技报告以及处理未通过审核的科技报告，自动反馈给相关课题组及其科研人员进行修改。 (2)构建科研项目数字化管理环境。根据科研单位管理信息系统建设水平不同，科技报告工作系统的建设方式也不同，对没有建立科研管理信息系统的单位，可借助科技报告工作系统建设的契机优化本单位科研管理工作，按照科研活动的性质、来源渠道、任务分工、考核指标和人员构成，建立科研任务和产出成果管理平台，按照需要呈交的科技报告类型、数量和提交时限等设置科技项目管理信息系统，既包括任务书中规定呈交的科技报告，还支持科研人员自主存储其他如专利、论文等科技成果。同时应按科研活动本身性质、来源渠道、学科专业或主题领域、负责人及团队等，就其产出进行使用范围的限定和划分，使包括科技报告在内的各类成果能在其相应的范围内发布与交流，使科技报告工作系统逐步成为科研人员信赖的一项知识管理和交流工具，支持协同创新工作流。而对已建有科研管理信息系统或机构知识库的科研单位，应将科技报告工作流程有机地嵌入系统之中，并充分考虑到系统之间的兼容性，使之成为一个有机整体，全面管理科研单位科研活动和项目，储存科研产出成果，展示科研人员科研绩效。 3.3 科研创新支撑服务提供 科研单位通过科技报告工作积累形成的科技成果，在机构内部持续形成机构知识库和机构特有的知识资产，需要提供一系列信息服务，形成机构科技资源共建共知共享的良好氛围，支持机构内部科研创新活动和规范机构科研管理工作。其中，“公开级”科技报告需要在充分尊重作者意愿的情况下，向机构内部科研人员或社会公众提供浏览服务。与此同时，完整采集的科技报告、演示报告、研究报告等科技成果是科研单位科研实力最直接的反映，以科研人员、科技项目、研究领域为统计分析单元，赋予不同权重，可从各个角度开展科研单位科研评价活动，用于科研项目评价和科研人员绩效评估。而数据挖掘等技术的发展则为更深层次增值服务提供可能，通过知识化组织元数据，强化关联数据的处理和计量，进行科研人员/项目/标题/图表等的标注、规范与计算，可开拓和支持相关的事实型情报分析，从数据中抽象分析出高频或高影响力的主题、学者、机构，建立学术关系网络和主题关联地图，提供全面的网络分析与知识发现功能，可为科研单位确定研发投入重点领域提供参考依据，为发现优势团队，帮助科研人员选择合作伙伴提供线索。 4 基层科技报告管理方式 对科研单位而言，科技报告既是科技文献资源，也是机构的重要知识资产，科技报告管理机制是基层科技报告体系建设的核心。基层科技报告体系应将科技报告撰写、呈交、审核、加工、整合、服务等工作流程与科研管理流程相吻合，与机构知识库建设相结合，在对机构科研活动和项目进行数字业务管理基础上，对科研人员绩效进行量化管理的同时，推进机构各类科研产出统一规范管理和服务利用，全面支持机构的知识管理活动。 4.1 强制呈交与自存储相结合 科研单位的科研活动既有来自于各级政府财政资助的科研项目，也有来自于相关企事业机构委托的转化课题；既有科研人员自发进行的研究项目，还有科研单位自身设立的前瞻性研究计划等，这些科研项目和研究活动都会产生大量科技报告，以及论文、专利等相关成果，都是机构的知识资产，所以，科研单位作为基层组织应该全面完整收藏和保存，并在正确处理委托人、开发者和机构自身利益的前提下推进科研成果的应用和共享。目前科研人员数字保存意识相对薄弱，只有当数据丢失或损坏时，才会意识到数字保存工作的存在[5]，因此应强化科研人员提交保存研究成果的意识，并进行机构统一保存。机构作为一级法人在承接政府相关部门资助的项目后，有组织课题负责人撰写呈交科技报告的义务，这是出资人的权利，也是项目承担人的义务。所以，对政府财政资助项目应组织和要求机构内部科研人员按任务书要求撰写和呈交科技报告。而对于科研人员出于个人研究兴趣，自主产生的科研成果也可以纳入基层科技报告体系工作范畴，鼓励科研人员自存储，或通过数据库、个人网站自动收割机构成员研究成果，并在充分尊重科研人员的个人意愿前提下实现开放[6]。 4.2 元数据规范与全文审核相统一 科研单位的科技报告管理需要强化质量审核和评估，既要保证科技报告元数据的规范统一，又要保证科技报告全文本格式标准和内容合格。通常需要抽取相应的元数据，将科技报告同与之相关的科技成果进行结构化、语义化组织，构建科技报告导航体系及检索系统，同时，也拓展科技报告内容资源与其他服务的动态关联。例如，欧洲粒子物理中心的INSPIRE系统就已对存储内容进行语义化增强处理，提供基于词表的主题词扩展、引文关联、引用数据、合作分析、作者作品目录及其引用统计等[7]增值服务。科研单位可确定人工审核规范流程，在科技报告工作系统添加相应的自动审核模块，设置字段和属性，根据《科技报告元数据规范》国家标准及相关科技报告质量审核指标对科技报告全文进行审核，确保所收集的科技报告全文格式规范、内容完整，能够为后续的信息分析、数据挖掘等工作提供便利条件。 4.3 报告成果与其他成果同步关联 科研活动中会产生不同类型、载体和形式的信息产品和成果，如科技报告、期刊论文、学位论文、专利、科学数据、多媒体资源等，科研单位在收集科技报告及其相关研究成果的同时，应进行实体标注与同步关联，建立各类型科研成果与科研项目、科研人员的联系，提升科研成果关联检索和利用效率。例如，中国科学院文献情报中心机构知识库存储了期刊论文、研究报告、演示报告等多种内容类型，提供基于研究部门、学者、学科主题等分类浏览，为管理个人信息、交流学术成果提供便利。在我国科研人员当前对科技报告的认知度仍十分有限的情况下，将科技报告与论文、专利和专著等资源进行关联，使得相关科技报告更容易被科研人员发现，从而提高科技报告的使用效率，在更大范围内传播。 4.4 科技报告与机构知识库相融合 科研单位的科技报告应该融入机构知识库的建设之中，形成机构所有知识资源和技术资产的完整收集和保存，推动机构成果的持续积累和交流转化。机构知识库自产生以来，得到相关科研单位的高度重视，如清华大学图书馆通过从数据库中抓取全校论文数据并按院系或学科划分，院系在此基础上补充数据由此形成清华大学机构知识库，用于学校论文发表和学术成果产出统计和共享。而德国的Open Access Statistics，欧盟的OpenAIRE等开展的机构知识库访问统计方面的应用和研究[8]则进一步拓展了科研评价范围。因此，将科技报告内容纳入机构知识库存储范畴，基于科技报告工作特点深入开发机构知识库，完善科研机构的科研管理体系[9]，将科技报告融入机构知识库之中建设，成为科研管理工作的有效组成部分，可以提升知识生产和转化效果，提高科研项目管理效率，为课题的结题、考核、评奖等提供依据。 5 基层科技报告体系建设策略 科研人员既是科技报告的生产者又是科技报告的主要使用者，科研单位需要直接面向科研人员，依据科学研究不同的发展阶段和不同的研发过程，结合科技报告工作特点促进科研人员生产、呈交和利用更多、更好的科技成果。 5.1 强化科研人员科技报告撰写能力培训 由于长期没有科技报告撰写的要求，使得科研人员对科技报告撰写格式标准较为陌生，科研人员常常按照以往的申请书和验收报告的格式撰写科技报告，将技术内容与组织管理内容混合在一起，对技术过程和细节描述不充分、不详尽、不系统，导致科研课题无法重现科研过程、检验科研结果，故需要针对科研人员开展专门的科技报告撰写培训活动。在科研人员撰写科技报告前期，应着重加强科研人员科技报告意识培养，让科研人员认识到科技报告撰写是科学研究工作的基本功和业务素质，培养在科研过程中随时记录科研细节，善于归纳总结科研规律的习惯。在实际撰写阶段，应重点介绍科技报告撰写格式规范指导、撰写技巧和不同类型科技报告撰写差异性培训，掌握科技报告密级标注、呈交、审核等一系列工作流程，加强对科研单位科技报告在线呈交和利用系统的上机操作培训，使科研人员的科技报告撰写质量以及发现、利用科技报告的能力得到提升。 5.2 明确科研人员呈交科技报告的责任和任务 科技报告呈交分为强制呈交和自主存档，科研单位一方面对强制呈交的范围应做出明确界定，另一方面激励科研人员对自身科研活动产生成果自愿存档。对政府财政资助项目产生的科技报告应纳入强制呈交范围，在审核基础上再向项目主管部门提交，并按主管部门要求开放共享；对科研单位自身资助的项目和相关企事业单位委托项目产生的科技报告应按相关任务书或合同书要求呈交，并在征求项目负责人意见基础上在本单位范围内共享；对科研人员自主研究项目产生的科技报告应鼓励科研人员自愿存储，按其意愿进行交流。每年应按各承接或在研项目的具体任务要求制订科技报告计划，并落实到每个课题组，对项目进展和科技报告提交情况进行实时监控，按不同的时间节点通过科技报告管理系统进行邮件或短信提醒和监督科研人员撰写并呈交科技报告。对审核不合格的科技报告，项目组应组织相关人员根据审核意见进行修改，对审核合格的科技报告，由科研管理部门负责颁发《科技报告完成证书》。 5.3 建立科技报告评估档案及激励机制 对科研人员而言，除科技报告本身具备翔实记录科研过程的作用外，将科技报告完成情况以及相关成果提交情况与科研人员项目申请和验收、个人评奖评优相联系，可提高科研人员撰写科技报告的自觉性和积极性。因此，科研单位应从科研管理的要求出发，同时建立有效的约束和激励机制。以科研人员和项目为对象，科技报告工作系统应对个人和项目组的科技报告撰写质量和呈交情况进行记录，如报告被退回次数、审核通过数量等信息，形成个人的科技报告完成记录。在后期项目评审、后期申报奖项、个人绩效考核中，将科技报告完成情况和使用情况纳入考核指标，形成包括科技报告在内的各类完整成果的评估档案，约束和激励科研人员撰写和呈交科技成果，也作为后续科研项目滚动支持的依据之一。同时，激励科研人员更好地进行自存储和开放自身成果，主动维护更新存储在机构知识库的个人科研成果集[10]。 5.4 构建完整的科技报告利用与交流保存体系 科研单位构建基层科技报告体系，积累科技报告资源可以更好地促进机构内部科技成果的交流与共享，提高机构知识资源的利用率，更好传承机构自身的技术资产。除提供一般检索和全文下载或推送服务外，还应深入整个科研过程，在项目申报或实施各阶段提供有针对性的信息服务。在项目申报期间提供综述性趋势分析服务，帮助科研人员了解相关研究现状和研究价值，确定研发方向和重点；在项目实施过程中，基于主题、作者、单位等开展专题信息服务，提供启发式服务，扩充项目的数据和成果存储空间，按项目考核指标提示科研人员撰写和提交科技报告及相关成果；在结题以及申请评奖期间向科研人员出具科技报告呈交证明、科技报告使用分析报告等，全程满足科研人员的信息需求。同一类科研单位之间，还可通过元数据整合提供集成检索，为科研人员搭建即时交流渠道形成网络研究社区，促进科技成果的多向流动。 6 结语 基层科技报告体系建设是国家科技报告制度建设的重要基石，既涉及科研规范、科研诚信和科研激励等科研生态环境，又涉及科研人员、科研成果、科研条件等多种科研要素，其任重道远。科研单位应在国家统一的科技报告制度框架下，按照项目主管部门对科研项目的任务要求，结合自身实际情况制定具体的科技报告规章制度，组织专门队伍和经费投入落实科技报告各项具体工作，监控科研项目实施过程和产出成果，积累科研单位知识资源，激发科研人员撰写科技报告的积极性，规范科研单位的科研管理工作和技术资产应用。基层科技报告体系构架需要通过各科研单位间通力协作，获得机构科研人员的广泛认同，才能得以真正形成，才能为国家科技报告体系构建打下坚实的基础。
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