美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较，本文主要内容关键词为：档案论文,美国论文,中国论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
开放和利用档案是档案工作的最重要的职能之一，如果没有利用，档案也就没有了实用价值。如果不对社会开放，档案也就不可能有益于社会。档案对社会的价值可分为证据价值（档案可告诉我们人类或人类组织是如何活动的，并且通过档案可以有助于我们理解各种活动的目的、特点和意义）、情报价值（档案可告诉我们有关档案产生者之外的一些人和组织的情况）和内在价值（由于原始文件作为一个有意义的历史纪念品或者是具有历史意义的材料而具有货币价值和感情价值）。档案由人和人类组织产生，对这些档案，其产生者拥有优先的需要和利用权，但为了保证国家安全、外交关系、公共安全、个人隐私以及个人的财产权，对某些材料的使用也有必要进行限制。在这个意义上说，中美两国的档案工作是一致的。然而，在我看来，中美两国也有明显的区别：
首先，两国档案工作者在考虑档案作用于社会的方式时，中国人强调的是它的直接作用，而美国人强调的则是它的间接作用。直接作用是很容易说明的档案作用，即特定的档案帮助人们解决了特殊的问题；间接作用是使档案尽可能多的人所认识和理解，直接作用只是它的一个部分。
其次，由于中国人把社会看成是一个整体，而不象美国人所认为的那样，社会是互相影响但却自我控制的各不同要素的不确定的交互作用。所以中国人认为，所有人或组织的文件对于国家都有价值。这就导致了中国有比美国多得多的文件要永久保存。
第三，在中国，国家（中华人民共和国和中国共产党）代表着社会，是档案馆的主要客户（用户），与此相反，美国档案馆的主要用户是社会中各个成员，政府机关和政党仅仅是其中的次要用户。
第四，在中国，档案利用者在利用档案之前，其权利和需要必须得到档案部门的认可，如果利用要求得不到许可，利用者不容易向更高级的机关进行申诉。在美国，档案部门必须公布对利用的任何限制，当利用者利用档案的要求被拒绝后，他可以根据法律程序向上级部门进行申诉。
第五，在中国，出版馆藏档案选编是档案工作者的一个重要职责，而在美国，在大部分情况下，要由利用者而不是档案工作者来公布档案的内容。不但如此，美国政府档案馆不能通过公布档案来为档案馆或政府机关赚取任何私利，他们收取的费用仅仅是为了补偿公布和传播档案信息（包括检索工具）的成本。在中国，出售档案汇编而获得的收入可以补充档案人员的工资。
第六，在美国，政府机关和档案馆，无论是国家的、州的还是地方的，都不对其所保管的档案拥有版权，因而也不能限制任何一个利用者出版其档案或者将档案用于其他商业用途。在中国，没有政府中适当级别的档案机构的批准，馆藏中的任何档案都不得公布。
第七，在美国，国家、州和地方政府中都有《信息自由法》，要求政府机关向公众公布他们所保管的文件，公布并说明其对利用档案进行限制的理由。在这些法律的保护下，利用者可以对任何限制提出疑义，并可上诉法庭，迫使有关当局撤销其限制。在中国，没有这样的法律和程序。
第八，在美国政府档案馆和许多私人档案馆中，外国利用者拥有和美国公民同样的利用权，对外国利用者收取的复制费和其他服务费亦和美国公民相同。在中国，对中国公民和外国人有不同的规定和收费标准。
根据上面的论述，我们对于美国档案杂志中很少提到"openingand use"（向社会开放和利用）就不感到奇怪了，相反他们更多地提到"access"（表面词意“接近”、“利用”）一词，准确地说，这个词译成汉语应该是"useability"（可利用性）。在美国，利用不仅意味着对馆藏文件没有法律限制或对其可利用性没有限制，而且也意味着对于所有的利用者来说，查找和利用文件的过程必须尽可能地方便和没有困难。这也便意味着，在美国的档案管理中对利用者的服务要达到以下标准：
第一，开放的档案馆必须对每一个人开放，而不仅仅是对那些得到档案当局许可的人开放。
第二，如果档案馆中有原始档案，则必须提供给每一个需要原始证据的人，并且档案工作者也不能对利用者的利用目的提出疑义（当然，档案工作者同时也要保证利用者使用原始档案文件时不能有任何损坏）。
第三，档案必须经过保护、整理和编目，以便利用者能够找到和利用他们所需要的档案。
第四，检索工具必须清晰、简明、准确，并且也容易被利用者（即使他们不是专家和学者）所用。
第五，如果文件被禁止使用，档案工作者必须说明限制的性质、限制的理由以及请求解除限制的申诉程序。
第六，必须为利用者提供舒适、光线充分（光线经过适当的过滤）合适的阅览室。
第七，档案机构必须提供复制服务和其他服务，服务费用必须张榜公布，所有的利用者一律平等。
第八，登记手续和所用文件或案卷的数量必须保持到履行公务所需的最低限度，任何一个人都不得给利用者造成不必要的困难。
第九，档案工作者的专业责任是使他们的档案尽可能地对尽可能多的人开放，并且要尽可能地帮助每一个利用者从他们的档案馆中查找和利用他们所需的档案。
在美国，“对利用者友好”(user-friendly)是一个非常流行的术语，通常的时候，这个术语指的是，一人普通人学习使用计算机软件程序时人机关系融洽。这个术语也适用于档案界。美国档案工作者认为，他们的专业责任要求“对利用者友好”。档案开放利用的决定，甚至是限制利用的决定，都要根据“对利用者友好”的标准来做出。
（本文是原美国史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯先生给本刊的来稿。傅华翻译）
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