摘要：随着科学技术的发展，信息技术也在不断的进步，各个行业的经营范围和模式在这个信息时代发生了巨大的变化，利用信息手段可以提高工作的效率，在档案管理工作中信息技术作用尤为突出，本文就信息化对档案管理的影响进行了较为全面的分析并提出针对性建议，希冀为企业档案管理工作人员提供参考。
关键词：信息化技术；档案管理；分析；建议
1引言
信息技术在身边随处可见，它已经蔓延到现代生活的各个领域，成为不可阻挡的潮流。档案管理工作正在逐步融入信息化的潮流中，只有更快的建设档案信息化才能够适应时代发展的要求，使档案管理工作发挥其自身的服务社会的功能。
2档案管理信息化
2.1含义
档案信息化就是指将计算机、网络等信息技术融入到档案管理的过程中，利用信息化的手段对档案进行分类、管理和开发，为企业的经营、管理和生产提供优质高效的服务，档案的信息化可以将数据通过网络实时反映给管理者和各个部门，方便档案信息的共享，以信息化的主要形式为企业服务，而不是以传统的保管为主，真正意义上实现为企业利益最大化服务。
2.2必要性
2.2.1高效的进行档案的管理和收集
档案是一个企业为了自身发展和只能活动需要建立的，它包含具有参考价值和保存价值的材料和文件，档案的功能是记录时间历史，每年会有大量的档案产生，从而衍生了档案管理工作，但是档案的管理工作具有特殊性，它需要保存较长的时间，因此对保存环境的要求较高，随着时间的推移，档案量会越来越大。传统的档案管理都是人工进行管理工作，人工管理的局限性很大，管理人员需要进行档案的收集、分类、存储、查阅等工作，工作量大且繁杂，效率低下且不能够各个地域共享资源，查阅时对档案的损伤很大，这是就需要用科技手段对档案进行信息化管理，档案实现信息化管理后，能够更好的收集有利于企业发展的资料，在各个企业之间能够更好的资料共享，能够充分发挥档案的服务功能，有助于实现企业利益的最大化。
2.2.2符合时代发展的要求
传统的档案管理模式已经不适应市场经济的发展，信息化成为当代经济和社会发展的主题，网络化和信息化技术在社会各个领域应用广泛，信息化的档案管理使得历史档案不受年限、环境的影响，企业可以依据逐年的档案进行企业开发工作来提高企业的整体市场竞争力，信息化技术的使用使得企业的管理模式和工作方式发生了转变，管理手段也不仅限于传统保管，这就要求档案管理人员善于利用信息化手段对档案进行管理并实现资源共享，为企业的档案信息化建设做出贡献。
2.2.3提高工作效率，方便再次使用
传统的档案以纸质版为载体，信息化的档案管理以计算机为载体，不但节约了木材资源，也节省了保管费用和占地空间，避免了印刷、复印等造成的资源浪费（纸质档案如图1），而且查阅方便，避免了翻阅纸质档案对档案的损坏，对档案信息进行排挡后能够避免大量的后期整理工作，大大提高了效率，方便档案信息反复的查阅。由此可见，档案信息化是企业档案管理的大势所趋。
图1纸质档案
3信息技术应用在档案管理中的优势
档案内容信息化技术是指将馆藏的档案资料输入计算机中进行不同层次筛选和加工分类，使其成为用户能够自己查阅的计算机软件，信息技术应用在档案管理中的优势主要有：
（1）能够充分利用计算机的信息处理功能，目前大部分的基层档案管理室都之应用管理效果单一的计算机功能，有些只能进行录入和存储，不易于开发计算机的管理潜能，利用效率低下，严重的浪费人力物力和财力，使得现代化的设备不能物尽其用；
（2）随着网络信息的快速更新，档案信息的时效性也变得尤为重要，使用计算机可以对录入档案的信息进行快速的加工，大大缩短了可查阅的时间，使得档案信息的时效性大大提高。传统的人工进行筛选，编辑和排版使得信息失去时效性的可能性很大，给档案信息的查阅带来负面影响，而在计算机中进行档案管理，编辑者可以直接对信息进行加工，并使用排版模板进行快速排版，节约了人力，减少了出错的概率，大大缩短了信息处理的时间；
（3）信息技术的管理可以实现少投入多产出，避免了由于经费不足而导致加工信息不完整不全面的现象出现。
4信息技术在企业档案管理中的应用
4.1 重要作用
进行信息处理的计算机技术、通讯技术和网络技术等都是在计算机科学的基础上建立起来的，运用信息化技术可以将多个独立的档案管理系统统一到一个计算机系统中，使它们有机的联系到一起，让它们形成档案一体化的计算机管理系统，这样不仅可以改变档案的使用模式，也改变了用户查看的模式，也改变了档案管理人员的工作模式，使档案管理进入数字化、规范化。
4.2在档案管理过程中提高信息技术的措施
当今社会，科学技术是第一生产力，如何把信息技术更好的应用到企业的管理当中是企业能否立足于行业中的衡量标准，企业需要增强自身竞争力，为自身谋得更好的发展。
4.2.1加强基础设施的建设
计算机是推进信息化建设的基础，为了更好的推动信息化，企业需要购置性能良好的计算机，配置适用于自身企业档案管理的软件和硬件，只有保证了良好的基础设施，才能够推动企业的信息化档案管理。
4.2.2管理者的重视
企业中管理者是企业决策的关键，要想在企业的档案管理中推动信息化必须得到管理者的大力支持，只有得到管理者的重视，才能在人才，资金方面投入，这是企业信息化技术推行的前提条件。
4.2.3建设档案信息资源
信息的数字化是当代信息能够共享的主要原因，数字化最主要的特征是利用“0”和“1”来表示信息，这使得数据信息库再也不是实际存在的库房，而是一种摆脱纸质化的数字化档案管理方式，信息技术的主要方式是先将纸质的信息通过扫描仪扫描到电子设备当中，计算机再将扫描的内容数字化，建立一个集办公和数字化管理相融合的数据库办公系统，方便企业职员查找资料和管理档案。实现企业档案信息化的最好的途径就是建立一个具有服务性、开发性、规范性和实时更新的企业档案数据库。
4.2.4培养和引进信息化档案管理人才
科技的发展离不开专业的人才，只有提高了档案管理人员的素质，才能够在档案管理信息化方面有所提高，企业在起步阶段需要引进信息化档案管理专业人才并后续不断培养相关方面专业人才，使他们掌握最新的科技技能，并与企业实际相结合，将自己的专业技能与工作相融合来进行企
业档案管理这项应用性很强的工作。
5 结束语
档案管理工作是一个企业管理水平的集中体现，也是展示当下社会文明风貌的重要手段，信息技术的应用体现了档案管理的高效率和高质量，想要实现档案管理的信息化，就需要转变企业的发展轨迹和传统观念，满足时代发展的要求，与时俱进，企业在面临新的问题及挑战时，要不断地加强企业档案信息化的速度，采取科学有效的措施，强化信息技术的作用，推动档案信息化管理往更广阔的方向发展。
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论文作者:胡绮婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/28
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 信息技术论文; 信息论文; 计算机论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第6期论文;