档案知识服务与档案信息资源开发辨析，本文主要内容关键词为：档案论文,资源开发论文,知识论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、档案知识服务的产生背景及涵义
后工业社会中，人类社会的核心资源将不再是物质资源，而是知识资源。信息、知识和智力越来越成为社会发展的决定力量。知识产业将会成为未来社会的主导产业，提供信息和知识服务将成为社会的主流。（注：王方华，《知识管理论》，山西经济出版社，1999年11月第1版）档案部门以档案信息为主体资源，其保管的大量档案就是最宝贵的信息资源，这就决定了档案部门具备成为知识产业生力军的客观条件。档案人员在主观上应该树立新的管理观念，完成角色转换，“从一个公正的、不带偏见的文件保管者变为在档案形成过程中明确历史责任感的积极干预者。”（注：T·库克，“1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响”，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社，1997年10月）档案人员从事的工作也从传统的档案信息资源开发转变为档案知识服务。那么，何为知识服务呢？笔者以为知识服务是在信息服务的基础上将信息知识化的过程。所谓信息服务是指信息资源管理通过收集、加工、整理、增值、传递等过程将信息资源和开发的信息产品提供给用户，实现信息共享。简言之，就是对信息内容特征的再组织以满足用户的需求。知识服务强调的是在信息内容的构建上不仅包含信息资源管理机构采集、组织和储存的信息资源，即显性知识，而且包含存在于管理人员头脑中的隐性知识，这些隐性知识可能是相关人员头脑中潜在的想法、直觉和灵感，这些知识往往不易表达出来，却能在知识服务过程中参与对信息内容的重组与整合。因此，知识服务是对信息资源的知识化过程，能够反映信息资源管理者的主观思维。
二、档案知识服务是档案信息资源开发的深化、优化
1.档案知识服务的组织
档案知识服务工作是由具有不同知识背景的专业人员组成一定的知识服务工作小组（或团队）来共同完成的。在我国现有的档案管理实践中，档案部门的工作人员一般都是档案专业人员，他们都接受过档案方面的专业训练，有些还经过专门的史学训练，能从史学研究的角度来公正地处理档案信息资源。在国外档案界，这种情况也普遍存在。应该说，由档案人员对档案信息资源进行管理、开发与单纯由文件形成者对档案进行处置相比无疑有一定的优势。然而，随着档案学实践的不断发展，在自动化环境下，文件管理的最大特征表现为以数码化的信息作为处理对象，信息流弱化了传统文件管理各业务流程之间的界限，正如戴维·比尔曼所言，对传统文件挑战的要点是文件的分界线已让位于用户和系统共同参与的富有创造性的写作活动。传统理论中将文件分阶段进行管理已成为了自动化管理的障碍，文件管理方法有必要以“合工”思想为指导进行重新设计。由此产生了文件管理流程重组——指为了在衡量文件管理绩效的关键指标上取得显著改善。从根本上重新思考、彻底改造文件管理的业务流程。（注：周毅，“信息技术运用与文件管理流程的重组”，《档案学通讯》2001.1）文件管理流程重组实际上体现了一种“整合”的思想，它是以用户需求为其研究的根本点和立足点。在这一点上，它与在档案机构内部建立不同的工作小组不谋而合。档案工作小组将金字塔式组织结构扁平化，目的在于最大限度地实现档案资源知识化，为用户提供知识服务。档案工作小组由档案人员和该项目的专业人员组成。在工作小组开发知识服务产品时，档案人员和专业人员倾力合作，档案人员发挥其在档案鉴定、选择方面的专业特长，专业人员亦可充分利用所掌握的专业知识，帮助小组成员更好地对档案信息内容进行把握。需要强调的是将专业人员吸纳进工作小组进行知识服务项目，并非是要回复到詹金逊的“证据神圣性”时代，专业人员的意见只能作为参考意见，决定权仍在档案人员手中。这里，专业人员作为工作小组的一份子，他们在专业知识方面所具有的优势是档案人员无法比拟的，而与档案人员绝对公正的专业作风相结合，能最大限度地为用户提供有效的信息资源。
2.信息来源
在档案信息开发中，档案人员所采用的一切信息皆是来源于机构内部所收的档案，“档案是保持历史真实性的记录”，所以，档案信息开发不仅要源于档案、忠于档案，而且只能是在档案信息内容的基础上进行整理、加工，绝不掺杂丝毫个人的观念。档案是历史的反映，要具有绝对公正性。知识服务过程中的信息来源除了档案机构内部所存的档案信息，还包括其它的相关信息资源。这里最重要的资源之一就是档案人员脑中的隐性知识(Tacit Knowledge)。隐性知识区别于显性知识，难以用公共传播媒介如语言、文字及网络手段来实现传播，是高度个人化的知识，难以规范。隐性知识具有排它性，难以表达的特性并不意味着它不是档案知识服务的对象，相反，存于档案人员脑中的隐性知识恰恰是档案知识服务中最重要的信息来源之一，也是档案知识服务与档案信息资源开发的显著区别之一。在档案知识服务过程中，若是能发掘档案人员头脑中的想法、直觉和灵感并综合起来加以运用，知识化产品与开发档案信息内容得出的产品相比就具有巨大的优势，无疑，知识服务中这种人性化的产品更能满足广大用户的需求。
3.对档案服务人员的要求
档案知识服务的产品是以档案本身的信息内容为基础，但档案人员创造性的主观思维活动也参与了档案产品的形成过程。在档案信息资源开发中，档案人员所遵循的是绝对保证档案真实性、客观性的原则，因此在编写档案参考资料或进行档案编研活动时，档案人员往往不改变档案的内容特征，只改变档案的形式特征。在知识服务的过程中，档案人员不仅要改变档案的形式特征，在忠于档案内容精神的基础上，还要对内容特征进行适当的改变，确切地说是将档案的内容进行重新整合，发掘档案人员脑中的隐性知识加以利用，其目的是为了满足不同层次的用户在不同角度上的特定需求，实现信息资源的最优化分配。正如海伦·塞穆尔斯所言，“档案人员要由消极被动的保管者变成积极主动的文献人员。”（注：T·库克，“1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响”，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社，1997年10月）
如何保证档案服务人员充分发掘、利用脑中的隐性知识，这就要求档案服务人员树立学习的观念。在知识服务中，信息加工的过程与档案信息资源的开发相比是一个更加系统、科学的过程，学习的观念应贯穿始终。档案部门应成为一个学习型组织，“一个能熟练地创造、传递知识的组织，同时也要善于修正自身的行为，以适应新的知识和见解。”（注：戴维·A·加文，“建立学习型组织”，《知识管理》，杨开峰译，中国人民大学出版社，哈佛商学院出版社，1999年10月第1版）学习不仅有助于档案组织通过更先进的观念和更透彻的理解来改善信息加工活动的过程，还能促成知识的共享。在对信息进行加工的过程中，档案人员应不断回顾过去的成功经验或失败教训，进行客观、系统的评价，以便今后参照学习，这样既少走了弯路、节约了时间，又降低了信息加工的成本，提高了工作效率。同时，在学习过程中可采用标杆管理，该项管理活动注重的是对工作过程，即信息加工的过程进行研究，而非一味强调信息加工的结果。标杆管理是一个持续调查和学习经验的过程，以此可以使信息加工活动的实践达到最优化。
4.提供服务的方式
在档案信息资源开发过程中，档案人员提供的信息服务的方式以借阅、咨询服务、档案编研服务为主。借阅服务是用户提供明确的查档线索，服务人员据此直接去库房调卷的服务过程；（注：谭琤培、周毅，《档案信息管理》，中国商业出版社，1994年4月第1版）信息咨询是档案部门为了帮助用户更好地利用档案信息，以个别解答的方式，为用户提供档案及档案信息的服务方式；档案编研服务是编辑、研究、加工档案信息，使之以更适于用户利用的形式，定题或定向输出的服务方式。（注：谭琤培、周毅，《档案信息管理》，中国商业出版社，1994年4月第1版）无论是档案的借阅、咨询还是编研服务，其共同的特点就是档案人员只需关注现有的档案馆藏信息，适当改变其形式特征，对内容进行重新编排，而无需关注其它信息资源就能实现档案信息资源的开发。
提供档案知识服务时，档案人员不仅仅提供档案信息的借阅、咨询、编研等基本服务，还会利用现有的馆藏资源和可能搜集、利用到的一切与用户需求相关的知识，根据不同用户的特定需求，开发出有针对性的知识服务产品。该产品不仅仅是对历史事实的重新客观描述，还反映了档案人员在进行知识服务时的思维过程和专业意见。档案人员的这种专业化服务对用户而言更具有实用性。
由于档案知识服务所提供的是个性化的产品，具有针对性强的特点，因此就单件档案服务产品而言与信息资源开发产品比较，其服务范围是明显缩小了。这种“一对一”的服务方式能更深程度地满足用户需求，使得档案知识服务在整个社会的信息资源服务系统中处于越来越重要的位置，越来越多的人开始利用档案知识服务。
5.实现条件——建立档案知识库
档案信息资源开发过程中，档案人员只需实现对档案馆藏实体的有序控制即能完成，当提供档案知识服务时，档案人员所关注的不仅是现有的档案馆藏中的信息资源，更重视的是建立完备的知识库(Knowledge Repository)。从知识管理的角度来分析，建立档案知识库的作用有三：首先，档案知识库作为知识的集合，可以对知识实行系统化的集中管理，有利于提高管理效率，实现对知识的有效利用；其次，知识库无论是对于档案工作人员之间，还是对于档案工作人员与档案用户之间，都起到了纽带和桥梁的作用，实现了知识的传播与共享，改变了以往只是馆藏档案信息资源由档案人员向用户单向传递的局面；第三，知识库还有着蓄积、储备知识的作用，这样就不会因为档案人员的变动、档案用户需求的变动而造成相关知识的丢失，档案知识库将所有的知识记录下来，大大增加了知识的存储量。简言之，传统的档案信息资源开发建立在档案馆藏基础之上，而建立完备的档案知识库是实现档案知识服务的先决条件。
与档案信息的实体控制相比，在档案知识库中增加了两方面的内容：一是与档案相关的非馆藏信息资料，二是档案人员的隐性知识。传统的档案部门工作重心为“保存历史”，传统的服务观念中档案仅仅是为历史研究和参考之用，为后代保存一份“真实的历史”。然而，历史发展到今天，知识已经成为社会发展的主导性力量。档案作为社会知识的主要承载体之一，它的历史使命绝不能仅仅局限于为“历史”之用，档案应更多地发挥其知识的属性，为现实社会活动服务，创造出远远高于“历史价值”的社会价值和经济价值，乃至推动整个社会的发展。事实上，对外界非馆藏的相关信息资源的收集对于档案知识服务产品能否适应外部环境、利用外部经验、满足外部需求起着基础性的作用。这些信息资源作为情报参与了档案知识服务的过程，一旦当它们参与了社会活动，满足了用户的现行需求，情报亦转化成为档案；另一方面，档案人员的隐性知识是档案知识库中又一个十分重要的组成部分。隐性知识被看作是后工业社会中的价值创造之源，这些隐性知识是建立在个人经验基础之上、高度个性化的知识，难以公式化和明晰化。通过档案人员的知识服务活动，这些隐性知识通过明示的过程得以显性化，以编码的方式表达出来，实现共享，从而创造出更多的价值。在隐性知识向显性知识不断的转化过程中，会不断有新鲜血液参与档案知识服务活动，这种知识的不断积累、螺旋式上升会不断加大知识的存储量，有利于进行更深层次的档案知识服务活动。
三、档案知识服务产品还能称之为档案吗
在档案知识服务的产品中，除了包含有档案馆藏信息外，还包括了外部的非馆藏的相关信息资料乃至档案人员头脑中的隐性知识等带有主观思维印记的内容。那么，档案知识服务产品是否还具有档案的本质属性，还能称之为档案吗？在回答这个问题之前，我们有必要对档案价值定位问题进行重新审视。作为反映社会活动真实记录而保存的档案，究竟是为“历史研究”之用而保存，还是为现实活动利用而保存，是我们必须正视的一个问题。诚然，档案作为一项重要的社会文化资源，在进行历史研究时具有客观性、真实性和权威性的特点。档案不仅告诉了我们先人的历史，也为我们的后代留下了今天。因此从历史研究的角度而言，档案原始记录是具有决定力的、压倒一切的属性，历史研究者们所关注的是从档案中寻求一份真实的、客观的历史。这也正是多年以来，我国传统的档案信息资源开发中强调对档案的内容特征不加以改变，重保管、轻利用的思想根源之所在。
然而，信息资源仅仅是一项社会文化资源吗？答案当然是否定的。实践证明其它的文献皆是在现行活动所形成的文件、档案的基础之上形成的，档案是最新、最快的参考资料，而且具有其它文献所无法比拟的真实可靠性和权威性的特点。档案信息资源中所蕴藏的巨大的潜在价值就在于它对社会现行活动的推动作用。档案人员应更多地将目光投入到整个社会信息资源背景中，在信息化社会中充分发挥档案的优势，为现行的经济活动、社会活动服务，直接创造出经济效益、社会效益。档案不应只作社会发展的记录者，还要成为社会发展的参与者、推动者，这是档案人员的新使命。
档案人员应树立这样的观念，档案信息资源不仅是历史的真实反映，更是社会发展过程中不可或缺的一项重要资源。在此观念的指导下，档案人员在对用户提供服务时，其眼光也就不会仅仅局限于现有的馆藏档案信息，而是充分利用档案知识库存中的储备，开发出极具针对性的产品，最大限度地满足用户需求。档案知识服务产品不可避免地包含了非馆藏信息资源及档案人员的主观思维，笔者认为，这样的档案知识服务产品仍可称之为档案。一方面，从客观角度分析，随着档案知识服务的不断深入，档案知识服务产品带有档案人员主观印记不可避免，是必然趋势；另一方面，尽管档案知识服务产品包含了档案人员的主观思维和其它信息，但档案人员的专业性意见和对相关信息的取舍中并不夹杂个人利益，档案人员只是在档案知识服务工作中以专业的眼光进行评审，以专业的标准进行鉴定、筛选，其目的是为了更好地满足用户的需求，其立场完全是公正的，其主观行为仍具有客观性。从这个角度分析，档案知识服务产品仍然具有真实性、可靠性，仍可称之为档案。
在档案知识服务过程中，档案人员应始终确立这样一个信念：档案服务的劳动产品不仅是为了历史研究之用，这只占利用活动的很小一部分，更多情况下，档案人员应将目光投入到广泛的社会需求中，尽可能地利用一切可利用资源，多层次、多角度地为社会生活各领域服务，最大化地满足档案用户的需求，创造更多的价值，乃至推动社会的发展，这才是档案知识服务优于档案信息资源开发的根本之所在，也是档案在新的社会背景下重焕生命力的源泉！