摘要：公路工程竣工文件是对公路工程设计与施工全过程相关信息的准确记录，涉及公路工程的立项、设计、施工、验收等多个方面，而竣工文件的收集与整理，是影响公路工程竣工验收工作开展的重要因素，也能够为公路工程的评估提供科学依据。本文对公路工程相关文件材料的收集管理进行简要分析，并具体探讨了公路工程竣工文件的归档整理，希望能为公路工程竣工文件的规范管理提供参考。
关键词：公路工程；竣工文件；归档；整理
竣工文件是指以图表、文档等多种方式记录的涉及工程项目设计与施工全过程的相关资料，也是开展工程项目竣工验收工作的重要依据。公路工程作为国家基础设施建设的重要构成部分，直接影响着基础交通网络的构建。而公路工程竣工文件的编制成果，会对公路工程竣工验收工作的开展造成很大影响，这也对公路工程竣工文件的归档整理提出了更高的要求。为了确保公路工程的施工质量、施工进度与建设成本能够得到有效控制，相关企业和单位应做好公路工程建设相关资料的收集，做好公路工程竣工文件的编制归档工作，以便为公路工程竣工验收工作的开展提供科学依据。
1.公路工程相关文件材料的收集管理
公路工程设计与施工全过程相关文件材料的收集管理是编制竣工文件的基础条件，而文件材料收集的全面性与准确性，直接影响着公路工程竣工文件的归档编制质量和效率，这也对公路工程相关文件材料的收集管理提出了更高的要求。
从收集范围来看，公路工程相关文件材料的收集应包括公路工程立项、设计、施工与竣工全过程，并且所收集的文件材料不仅要具有一定的实用价值，也应充分反映出公路工程的相关设计与施工活动。为更好地收集公路工程相关文件材料，相关企业或单位可借助计算机系统对公路工程相关文件材料的收集和管理予以辅助，并利用纸质文件和电子文档对公路工程相关文件材料进行同步归档整理，从而确保查询公路工程相关文件材料的便利性能够得到提升。
对于公路工程相关文件材料的收集管理，应按照工程施工与文件材料收集同步进行的要求，对公路工程相关文件材料进行详细且准确的收集，以便确保公路工程建设的相关活动能够得到真实反映。为加强对公路工程建设全过程的管理，在公路工程开工的同时，应建立科学、适宜的文件材料收集归档制度，规范公路工程相关文件材料收集管理工作的开展，以便确保公路工程各施工环节相应文件材料的收集归档能够及时进行，从而为公路工程竣工验收工作的开展提供科学依据。
为了保障公路工程相关文件材料收集管理工作的开展，相关企业或单位应建立健全文件材料收集管理制度，如文件材料管理领导人责任制，安排专业工作人员对公路工程相关文件材料进行收集归档，以便确保公路工程相关文件材料的收集归档能够符合相应要求。同时，基于工程文件材料收集整理工作制度的建立，要求相关工作人员应按照公路工程建设的不同阶段，科学整理、全面收集不同阶段的相关文件材料，以便为公路工程竣工文件归档整理工作的开展奠定基础。
2.公路工程竣工文件的归档整理
2.1竣工文件的组卷要求
文件组卷是归档整理公路工程竣工文件的基础条件，有利于提升公路工程竣工文件的系统性与全面性。为确保竣工文件的归档整理能够更好地保障公路工程竣工验收工作的开展，工作人员应根据收集到工程文件材料的形成规律，对公路工程竣工文件进行组卷，案卷内容的归类要准确，并按照案卷外封面、案卷内封面、卷内目录、文件材料内容及卷内备考表的顺序对竣工文件进行组卷，保持竣工文件相关材料间的系统联系，以便确保公路工程竣工文件组卷的系统性与完整性能够得到提升，从而为公路工程竣工验收工作的开展提供保障。
2.2案卷外封面
案卷外封面是对公路工程竣工档案相关内容的简要介绍，简单说明了工程项目的名称、起止里程与期限等。一般情况下，公路工程竣工文件归档案卷的外封面应包括下述内容：档号、项目名称与合同段、项目起止里程、合同段起止里程、立卷单位、起止日期、保管期限和密级。对于案卷外封面的编制，工作人员应按照相应字体和格式要求进行编制，档号、项目名称及合同段、项目与合同段起止里程等相关内容的编制要有实际竣工文件的相关内容相符，立卷单位应使用准确的法人单位全称，保管期限的编制应符合《公路工程项目文件材料内容和保管期限》的相关要求。
2.3案卷内封面
与案卷外封面相比，案卷内封面除保留档号、项目名称与合同段、立卷单位、起止日期等相关内容外，还应添加合同段起止桩号、卷内文件材料提炼、资料分类名称等信息，以便确保公路工程竣工文件的归档内容可以达到系统、完整的展现。对于内封面相关内容的编写，工作人员应根据相应文件字体与内容格式的规范要求，详细、准确的编写档号、项目名称与合同段、合同起止里程、资料分类部分及名称、册的名称、卷内文件材料提炼、立卷单位、起止日期、保管期限与密级等内容，明确案卷内封面的用纸规格，以便为公路工程竣工文件的归档整理提供保障。
2.4卷内目录
卷内目录是对公路工程竣工文件规整档案相关内容的精炼和系统介绍，包括档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次与备注等信息（见图1）。
图1：卷内目录示例
对于案卷目录中的序号应与档案内相关文件的排列顺序保持统一，而文件编号则应填写竣工文件的原始文件号、图号等。案卷目录中的责任者应是指文件材料的形成单位；而文件题名的编写应符合相应要求，如果是正式红头文件，则需要写明标题全称；如果标题与文件材料的实际内容不符，则应根据材料内容，自拟与文件材料内容相符的标题，并且文件题名不能完全一样。对于卷内目录中的日期与页次，应按照文件的实际编制时间进行编写。备注是指对文件材料内容进行补充说明的信息。
2.5卷内备考表
备考表是对公路工程竣工文件归档整理工作开展情况的具体说明，主要包括案卷档号、组册情况、说明、立卷人与检查人等内容。其中，备考表中的组册情况一般是由卷内文件总页数、分类文件页数、案卷情况说明等信息组成，而上述内容的填写应与公路工程规整档案的内容保持一致。备考表中的说明主要是对公路工程竣工文件归档整理所遇问题的说明。为了保证公路工程竣工文件归档整理工作的顺利开展，提升竣工文件规整档案内容的准确性与完整性，应依据谁立卷、谁负责的原则，要求相关负责人做好竣工文件的立卷和检查工作，不同资料要由具体负责人签署。一般情况下，公路工程竣工文件归档整理所涉及的施工资料、监理资料与业主资料等文件材料，应分别由承包单位总工程师、监理机构负责人和授权部门负责人进行签署。
结束语
工程竣工文件的编制与归档，能够为工程项目的竣工验收提供科学依据。因此，为了更好地控制公路工程竣工文件的归档整理效果，相关工作人员应全面、准确的收集公路工程建设全过程的相关文件材料，并根据工程施工管理的实际要求，做好竣工文件的归档整理工作，以便于相关工作人员查阅工程相关资料。
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论文作者:张现屋
论文发表刊物:《基层建设》2017年第27期
论文发表时间:2018/1/7
标签：文件论文; 公路论文; 材料论文; 工程竣工论文; 公路工程论文; 案卷论文; 起止论文; 《基层建设》2017年第27期论文;