摘要：医院档案记录着医院长期以来的发展历史，包括教学、科研、财务、设备、党建、医疗、人事等各个方面的日常管理情况，所以，针对医院档案的管理工作是医院管理的重要内容，良好的医院档案管理是维持医院长远发展的基础。通过分析PDCA循环在医院档案管理机制中的应用价值，探讨了利用PDCA循环进行医院档案管理的几点策略，以期提高医院档案管理水平。
关键词：PDCA循环；医院档案；信息资源
PDCA是英文单词plan、do、check、action的首字母集合，也就是集计划、实施、检查、总结于一体的全面质量管理程序，循环也就是重复运转，在医院档案管理工作中应用PDCA循环，使档案管理工作中暴露出的问题被不断发现和解决，然后保留相关经验，这对于提高医院档案管理水平，提升医院管理工作的内在质量来说，具有重要的作用。
一、PDCA循环在医院档案管理机制中的应用价值分析
医院是特殊的公共服务机构，由于医院中工作人员的专业性较高，所以在日常管理工作中会产生大量的科研、设备以及基建等档案，大量的档案汇聚在一起，增加了档案管理工作的难度，但是将PDCA循环应用在档案管理工作中以后，首先PDCA具有不断的发现问题、分析问题与解决问题的能力，能及时发现医院档案管理过程中出现的问题，然后检查、修复和总结，并且PDCA循环是一个不断重复的过程，能够在医院长久的发展过程中，使档案管理工作不断完善。其次。PDCA循环呈现出循环上升的特征，就是在完成每一次循环以后，医院档案管理的质量就上升一部，所以，它能够促使医院的档案工作不断创新，与时代的发展变化相符合，不断解决问题，以实现既定目标。最后，PDCA循环的可操作性较高，它在设定目标时，具有几个明显的特征，比如明确性、实际性、时限性与可衡量性，并且PDCA循环并不是在一次循环周期中改善所有问题，而是在不断重复的过程中发现问题，逐步解决问题，所以，在医院档案管理工作中，PDCA循环具有较高的实用性，能有效的促进医院档案管理工作质量的提升[1]。
二、在医院档案管理机制中应用PDCA循环的策略探讨
（一）计划
分析目前医院的档案管理现状，找出其中存在的问题，然后分析问题的产生原因，把握导致问题产生几点因素，然后制定出详细的计划。以我院的实际情况为例，在管理过程中存在注重医疗建设而忽略了日常管理的问题，具体的问题表现在几个方面：首先，管理者对档案管理的重视程度不高；其次，档案管理体系不完善，管理格局较为混乱；当缺乏对档案管理工作的重视以后，医院对档案管理工作的资金投入力度不足。最后是档案的开发利用率低的问题。将PDCA循环应用在医院档案管理机制中，初步发现了影响医院档案管理工作发展的几点因素[2]。
（二）实施
实施的过程也是对计划的执行过程，将PDCA循环应用在医院档案管理工作中以后，初步发现了医院中存在对档案管理的重视不足，机构不健全，档案开发利用率较低等问题，针对这些问题，提出的解决建议与落实措施主要有：首先，树立医院目前的档案管理工作，制定完善的档案管理制度体系。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，进一步完善已有的档案管理制度，明确相关工作人员的职责。然后，实施6s现场管理方式，对包括文书、人事、财务、设备等的档案进行规范化整理，对各部分档案标识清楚，保持档案室的整洁，使医院档案易于查找，为以后的开发与利用工作打下良好的基础。最后，加大开发烈度，执行《医院重大事项目录》等，提高档案利用率[3]。
（三）检查
检查对档案管理工作的计划与实施情况有一定的监督作用，首先，以年为单位，在年度对文件档案汇总，分析其中可能存在的问题，比如检查上级批复与年内的请示报告是否已经归纳为一体等，这样有助于以后的查找与使用。运用PDCA循环工作原理进行的医院档案检查工作，能促进档案管理工作效率的提升，使档案管理工作中各种制度的制定、落实、档案整理、建设档案室等不断深入，及时监督各项工作，当档案管理工作中出现问题时，能确保及时发现和整改，提高医院档案管理质量[4]。
（四）总结
在档案管理各阶段工作完成后，总结执行时的工作经验，提炼出相关标准，把仍然存在的问题流入下一个PDCA循环当中，是总结过程中的主要工作。总结是确保档案管理工作按照规范的程序运行的重要措施。首先总结工作中也包含了整改问题的环节，在这一过程中，还包括保留适合档案管理工作发展的制度，确保管理机制程序化和规范化。其次，总结工作还能实现对兼职档案人员的培训和指导，提高管理人员的归档意识。最后，总结环节可以将一个PDCA循环中仍然遗留或存在的问题带入到下一个PDCA循环当中，使问题得到最有效的处理。目前PDCA循环是医院档案管理工作中最有效的方式之一，它实现了信息化管理，促进了医院档案管理工作的发展[5]。
结束语：
综上所述，医院档案管理工作需要完善的管理制度、科学的管理方法，当PDCA循环出现在医院档案管理工作以后，档案管理工作变得更加规范化和科学化，PDCA循环不断发现问题，寻找解决方法，并且将相关经验总结起来，能确保医院档案管理工作与时代发展变化趋势相符合，提高医院档案管理工作质量，促进医院的可持续发展。
参考文献：
[1]高倩,曾瑞清.PDCA循环在医院文书档案管理中的运用和体会[J].办公室业务,2018(18):151-152.
[2]许贤雄.PDCA循环管理在医院印章档案管理中的实证应用研究[J].办公室业务,2018(17):137-138.
[3]周炯辉.PDCA循环在医院科技档案管理中的有效利用[J].办公室业务,2018(02):186.
[4]王莉,杨华莉,路小军.运用PDCA循环理论促进医院档案规范化管理[J].办公室业务,2017(22):189.
[5]郝秀莲,张志龙,于长海,马起龙,邱方远,李璐璐,高立波.PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用[J].中国医院统计,2017,24(05):377-379.
论文作者:何良姣
论文发表刊物:《大众医学》2018年9月
论文发表时间:2018/12/17
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