浅谈国际工程中公文管理的特点，本文主要内容关键词为：浅谈论文,公文论文,工程论文,国际论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
国际工程是指在我国境内利用外资并通过国际招标建设的工程。由于实行的是国际招标，便有大批外国承包商来到中国“打工”，给我国的工程建设管理体制带来了新的冲击和挑战。以公文管理为例，我们现行的公文管理办法与外国承包商的公文管理模式接不上轨，公文往来多渠道、多层次，交叉纵横，流转不顺，给建设管理工作带来了很大困难。在水利部办公厅的指导下，小浪底建管局积极探索，勇于创新，形成了既符合国家公文管理规定又与外国承包商公文管理模式接轨的公文管理办法，为小浪底工程建设管理工作的顺利进行提供了保障。为了使大家对国际工程中的公文管理有所了解，笔者试就其主要特点作以介绍，希望能对从事公文管理工作的同志有所启发。
特点之一：合同关系决定公文格式
小浪底水利枢纽工程是部分利用世界银行贷款建设的特大型水利工程，按照世界银行采购导则实行国际招标。经过激烈竞争，意大利、德国、法国三家国际承包商分别承包了大坝工程、泄洪工程和引水发电工程，小浪底水利枢纽建设管理局代表国家与三家国际承包商签订了承包合同。从法律角度来讲，业主与承包商的地位是平等的，二者之间没有隶属关系。因此，公文往来只有一个文种——“函”。虽然在特定的公文标题中也用“决定”一词，如对某一事件作出的“工程师决定”，但这不是文种中的“决定”，仍然是“函”的性质。因此，在双方的正式公文中没有国内文件常见的“红头”，也不加盖公章，只在公文末尾由法人代表或项目经理亲笔签名即成为具有法律效力的公文。这种行文方式不仅简化了公文格式，避免了用印管理不严的弊端，而且使公文写作更为简便灵活，符合国际工程管理的特点。
特点之二：公文中要使用规范的合同语言
在写作给外国承包商的公文时，不仅要言简意赅，而且要准确使用合同语言。所谓“合同语言”有两层意思：一是要引用合同条款，依据合同规定解释或处理有关问题；二是要符合词意解释的唯一性原则，即每个词、每句话的解释只能有一个意思。例如，合同规定承包商及其分包商在雇佣中国女性雇员时，事先应获得业主的批准。业主在回函中，首先要引用该合同条款，然后才能作出批准或不批准的决定。如果写给外国承包商的公文中出现语言含混、用词不准的现象，就有可能产生歧义或引起合同争议，外国承包商就会向于自己有利的方面解释，并可能以此为据提出索赔。
特点之三：中英文沟通的桥梁——翻译
小浪底工程合同规定：在合同执行期间使用的语言为英语。因此，承包商发出的公文必须是英文稿；业主一方也设置了外事部门，负责中文稿的英文翻译工作。由于东西方文化的差异，对同样的问题承包商与业主可能有不同的理解，所以在翻译中要考虑外国承包商所在国的文化背景、思维方式、语言习惯，以便准确表达业主的意思，并力求做到“信、达、雅”。在小浪底工程建设中有这样一个事例：合同规定，外国承包商施工使用的变压器在完工后应移交给业主，但不负责拆除，在合同中文稿中却注明由外国承包商负责拆除。由此双方产生了争议。最后对照合同英文稿，外国承包商确实不负责拆除，中文稿的错误是翻译笔误所致。从这一事例可以看出，翻译工作在国际工程管理中具有特殊的作用。因此，选聘的翻译人员必须具备较高的英文水平，有一定的专业知识，这样才能避免翻译工作中的失误。
特点之四：咨询公司——公文流转的唯一渠道
国内公文流转，通常是上下级、平行或不相隶属的单位之间的直接往来，不通过第三方转送。在国际工程中，咨询公司受业主委托，负责工程建设的“三控制一协调”，即进度控制、质量控制、投资控制，协调建设各方的关系，并公正地监督合同双方执行合同的情况。因此，咨询公司应该及时了解和掌握业主和承包商的往来信息，为实施“三控制一协调”奠定基础。
小浪底主体工程开工之初，各承包商来函如同雪片一般，有发给业主的，有发给咨询公司的，还有由业主转给咨询公司的，送文渠道繁杂，程序极不规范。小浪底建管局在水利部办公厅的指导下，结合工作实际制订了规范的公文处理办法，即凡外国承包商送给业主的公文，一律先送咨询公司各工程师代表部，由工程师代表部送咨询公司办公室，再由咨询公司办公室送业主办公室，然后送主管领导批示。反之亦然。同时还规定，外国承包商送咨询公司各工程师代表部的公文应同时抄送业主。这种公文流转方式的优点在于：它规范了送文渠道，避免了多头送文，便于咨询公司各工程师代表部及时了解掌握业主和承包商的动态，更好地发挥“三控制一协调”的作用；收发文各环节环环相扣，各部门职责明确，可避免公文的漏发或遗失。缺点是收发文环节太多，运转较慢。但目前业主和承包商均已使用计算机处理文件，急件急办、特件特办，完全可以避免公文延误的现象。
从小浪底工程建设六年多的实践来看，上述公文管理办法基本能够满足国际工程建设管理的需求，并得到了外国承包商的认可。诚然，任何一种方法都不可能尽善尽美，在此希望得到有识之士的批评指正，使之不断改进，更加符合我国改革开放的要求。