摘要：在飞速发展的信息化时代背景下，数据信息也越来越多，档案管理工作越来越复杂，要求也越来越高。因此，档案管理的创新工作与可持续发展就显得尤其重要。本文从档案管理信息化入手，分析开展档案信息化建设的必须性，对信息化建设中存在的问题进行了总结，探索了信息化背景下档案管理模式的创新与发展。
关键词：档案管理；信息化；创新；发展
1档案信息化建设必要性
目前, 我国档案信息化建设的必要性在于:
1.1档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要
信息时代的到来, 知识和信息越来越成为比资产更重要的资源, 以现代通信技术和电子计算机技术引起的信息革命在不断冲击、推动着信息业的变革和发展。档案部门作为社会信息业的组成部分,正面临着机遇与挑战。档案信息资源在世界从工业社会向信息社会转型的历史进程中的重要作用,并且要求全世界档案工作者“深入思考新千年档案工作与信息社会的密切关系, 激励我们学习和运用当代先进的科学知识与技术手段, 加快档案工作融入信息社会的步伐。国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来。档案工作自身要发展, 仅靠传统的手工管理方式, 已不能适应信息社会对档案信息资源的需求。因此, 档案工作必须走现代化管理的道路。档案管理现代化, 离不开电子计算机为主的现代科学技术, 如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、超文本等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。只有以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量, 档案工作才能获得应有的地位,档案事业本身才能有发展的前途。档案信息化建设要求档案管理模式从实体管理转向数字化信息服务的模式, 其根本目的是服务于档案管理现代化, 因此, 档案信息化建设是适应档案工作自身发展需要的重要举措。
1.2档案信息化建设, 是充分开发利用档案信息资源的需要
随着社会信息化进程的加快, 信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源, 档案是一种重要的信息资源, 它具有信息的一般属性, 也有其自身的特点, 即原生性。原生信息是信息加工的基础, 档案信息是整个社会信息系统的基石之一。信息技术的迅猛发展和广泛应用, 为档案信息资源的开发利用创造了条件。档案信息化建设, 可以将档案信息资源合理配置, 科学管理, 使其实现数字化、标准化、系统化、网络化, 以满足社会各方面对档案信息的需要
2信息化时代下档案管理工作中存在的问题
2.1管理方法过时
目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。
2.2档案管理不受重视
大多数人认为档案管理只需将信息录入，不需要整合，甚至某些企业的档案管理员还担任了公司里其他职位，不能一心做档案管理工作。同时，多数企业领导也认为档案工作不重要，不能给公司带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是公司进行工作中最重要的一环，缺了档案管理工作就难以进行。如，若数据管理人员长期忽视他自己的工作，企业员工的资料可能会丢失，长期合作伙伴的资料也可能被泄露，企业今后发展需要某些数据进行工作时却发现数据遗落，无法正常工作。长期下来，企业可能会进入衰败期，甚至走向灭亡。
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2.3档案管理信息更新不及时
信息化时代背景下，企业需要将档案管理置于重要地位。因为数据增长速度过快，档案管理部门需要不断更新工作技术以及升级设备。一旦档案管理部门工作效率得不到提高，很容易影响整个公司工作进程，造成延误各项工作进程的现状。多数公司都配备了信息化的档案管理设备，但相应管理人员专业知识缺乏，认知良莠不齐，不能很好地加以利用，造成了资源的浪费。信息更新不及时，设备利用率低，导致了工作效率低这一局面。
2.4信息化建设的标准规范体系还未建立健全
标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,虽然已有一些标准规范出台, 但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。如采用相关技术将已有各类高质量的数据库与各地档案馆数字资源库互联的工作无统一标准, 馆藏档案数字化工作亟待规范, 档案网站信息系统设计和应用的标准规范还需完善。目前我国已经颁布并执行的档案信息化建设的标准规范大致有电子信息管理共用的标准、电子文件特有的标准, 还有的是电子文件暂时与纸质文件、档案管理共用的标准, 标准的制定工作尚处于起步阶段,还有许多空白和不足之处, 档案信息化建设的标准规范体系还在建设过程中。
3档案管理模式创新
（1）创新管理资金资源运用。资金是档案管理创新工作运行的基础保证，单位管理者应从两方面着手来对资金进行创新管理：首先要增加发展资金，在进一步强化档案部门服务意识的同时来将其所拥有的价值激发出来，同时让企业能够看得到由档案部门所带来的成绩；其次需要更好的利用现有资金，尽可能的实现用最少的钱来办最大的事儿，继而利用单位现有的有限条件来创造出更多的无限可能。
（2）创新人力资源队伍建设。档案管理人员是整个创新机制的核心所在，人力资源队伍素质的高低能够直接影响到单位档案管理的创新成果。为此，单位领导一方面，需要加大对档案管理人才的培养力度，尽可能的利用单位资源来为他们创造出更多的深造与学习机会；另一方面，还应该构建出一套公平合理的奖励机制，继而从根本上提升档案管理人员的工作积极性。
（3）创新档案资源利用方式。目前，很多单位中的档案管理部门虽然都难以拿出更多的资金来同投入到档案管理的创新工作中，但是通过合理有效的资源利用方案却能够很好的弥补这点不足。长此以往，伴随着档案事业的不断进步与发展，整个单位的现代化发展速度会越来越快，继而能够在行业市场中为自己争得更多的市场份额。
（4）加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。各级各类档案部门可借鉴已有的成果和经验,与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统连通, 以各级档案部门的局域网为基础, 连接计算机网络、数据库系统, 完善基础设施建设。完善的软硬件基础设施的管理和应用还需要有优秀的应用系统,应用系统的建设是档案信息化建设的技术保障。各级各类档案部门应以档案管理软件的优化和推广为基础, 以数字档案馆试点与电子文件管理系统为主,加强档案管理应用系统建设。
4结束语
综上所述, 档案信息化建设是目前我国档案工作中面临的一项紧迫任务。我们要深刻认识档案信息化建设对档案事业发展的重要性, 深入开发和广泛利用档案信息资源, 加快档案信息化建设的进程。
参考文献
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[3]侯安文.新时期档案管理面临的挑战与创新路径[J].办公室业务，2014，（04）.
论文作者:陈香君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/13
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