对我国文件中心建立和发展的分析与探讨，本文主要内容关键词为：我国论文,文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件中心引入我国后，争论多，实践少。笔者认为，文件中心在国外受到了普遍欢迎，并且有“现代最富有生命力的档案机构”的美称，无疑有着巨大的优越性和可行性，其精华应值得我们学习和借鉴，以弥补我国在档案管理工作上的某些不足。当然，我们也并不是说搞“一刀切”，正确的态度应是以“拿来主义”的气魄吸取其合理的“内核”，在实践中加以运用和发展，以减轻机关档案工作负担，提高我国的档案工作水平。因此，笔者仅就当前文件中心在探索过程中遇到的困难及发展前景谈一下自己的一点认识，为文件中心能真正地为我所用尽一点微薄之力。
一、对我国推广文件中心阻力的分析与探讨。
自从1988年甘肃省永靖县成立了第一个文件中心之后，虽然建议设立文件中心的文章频频见诸刊物，但在实践中文件中心的创建工作却迟迟不能有效地展开。个中原因笔者认为不外下面几点：
1.对文件生命周期理论缺乏正确的认识。
文件中心和文件生命周期可以说是相辅相成、不可分割的。文件中心的诞生为文件生命周期理论的产生提供了实践基础，而文件生命周期理论又是文件中心的经验总结，反过来指导着文件中心的建设与发展。而国内有不少学者以文件生命周期理论不符合我国国情、不宜中国化为由，拒绝接受该理论，进而认为我国没有必要建立文件中心。但是早在1962年，曾三先生在阐述有关档案形成与运动的理论时，就曾得出过与文件生命周期理论相似的结论。对于这两个理论，陈兆祦先生认为“基本认识是一致的，几乎不谋而合”，何嘉荪先生则称之为“殊途同归”。可见，我国并不缺乏文件生命周期理论生长的“土壤”，只不过各自根据本国的档案工作实践用不同的语言表述罢了。因此，笔者认为，文件生命周期理论虽然是对文件中心建设经验的高度总结，但又跳出了文件中心的局限，用来揭示文件运动的客观规律。西方国家的文件运动如此，我国的文件运动规律也是如此，因为文件生命周期理论是根据文件呈现的价值形态的不同来划分文件生命阶段的。文件在生命运动全过程中价值形态在有规律地变化，导致其生命阶段也在有规律地变化，处在不同阶段的文件由于具有不同的作用和价值，因而需要采用不同的管理原则和方法。显然我国的文件在其生命运动全过程中也呈现出了类似的价值形态和保管场所变化的情形。因此，我国的文件生命运动过程同样可以据此划分为上述阶段。可见，文件生命周期理论所揭示的文件运动规律是文件运动的普遍规律，是能指导各国档案工作实践的。因此我们可以认为接受文件生命周期理论既不是不顾国情地照搬西方档案学理论，也不是否定我国传统的档案学理论。
2.中外对文件及档案概念的理解不同导致文件中心步履维艰。
不少学者认为，中外由于文件和档案阶段的具体划分不同，带来了对文件和档案定义的外延界定不同。因此我国建立文件中心就必须要改变当前的档案概念，否则就会引起混乱。笔者认为，世界各国对于档案概念的理解没有一个是完全相同的。例如，我国认为文件现行使用完毕或办理完毕，属归档范围的文件经立卷后，办理归档手续被保存起来就称为档案，也就是说文件一交档案室保存就已经是档案了。在美国，只有具有永久保存价值的文件，也就是进入档案馆保存的文件才叫档案。而在西欧的一些国家，则认为文件自形成之日起就是档案。可见，美国的档案正是文件生命周期理论中所指的非现行文件，而半现行文件虽已离开了其形成单位，但不能称之为档案，因此美国把用于存放和管理半现行文件的场所只能叫“文件中心”。而西欧则不同，他们的“档案”概念不仅指文件生命周期中的非现行文件，还包括现行文件及半现行文件。因此西欧用于存放和管理半现行文件的场所都冠以“档案”之名，如英国的海斯中间档案馆，德国的奥古斯廷中间档案馆。这就可以看出，西欧国家对档案概念的理解虽不同于美国，但他们照样建立了功能相同于美国文件中心的机构，所不同的只是他们由于各自的档案工作实际不同而反映在机构的名称上有差异罢了，但他们并未改变自己国家对档案概念的理解。这一点笔者认为很值得我们借鉴。我们要做的不是机械地照搬“文件中心”之名，而是要学习借用其在档案管理工作上的优点和长处，也就是说要得其“神”而不必太在意其“名”。至于在我国成立的这种中间性过渡性机构叫什么名，笔者认为只要易于为人们理解和接受就行了。文件中心、文件服务中心、文件寄存中心、中间性档案馆、档案服务中心、档案中心等等都是可以的。因此，以中外文件与档案的概念不同为由而拒绝接受文件中心是不科学的。
3.文件中心在我国不能有所发展还与目前我国档案界思想不够解放，没有强烈的效益观念有关。
有些学者认为文件中心是资本主义档案工作分散管理的体制下，档案行政管理失控和档案室工作不健全的变态产物，我国不应效仿。另外，我国长期以来企事业单位存在的保守封闭观念在一些档案工作者思想上是根深蒂固的。他们在明知机关档案部门存在着人员不稳、经费不足、条件简陋的弊病，在明知文件中心有高效、精简、节约的优势下，一方面安于现状，拿不出有效的变革方法；另一方面却又以建立文件中心势必削弱机关档案室的工作，造成机构重叠，人财物的浪费为由而拒绝文件中心。
我们知道，世界上建立文件中心的国家既有资本主义国家，也有社会主义国家；既有中央集权制国家，又有联邦制国家，还有君主立宪制国家；既有实行分散式档案工作管理体制的国家，又有实行集中式档案工作管理体制的国家。可见，社会制度、国家体制、档案工作管理体制的差异与接受文件中心之间是没有必然联系的。各国在吸收美国经验的同时，更注重根据各自的国情进行适当灵活的处理。至于建立文件中心会不会对机关档案室带来冲击，我想不足为虑。因为首先从来源上讲，文件中心与机关档案室是一脉相承的。文件中心是从档案室产生出来的。他既吸收了母体的合理成分，如封闭性、过渡性，又扬弃了母体的不足，如依附性、被动性、来源单一性，并形成了自己的新优势，如独立性、主动性、来源多向性、经济高效性等，从而兼具了机关档案室和国家档案馆的双重功能。其次从具体业务上讲，文件中心与我国的档案室有很大的可比性或相似之处。比如两者都是一种暂时保存档案或半现行文件的中间性、过渡性的专门机构；二者在接受文件、服务于本机关或外单位、鉴定处置其保存的文件或档案上更是惊人的相似。既然二者一脉相承，业务上又有如此多的相似之处，那么就不用担心会对档案室工作带来冲击或造成机构重叠的问题。因此在考虑设置档案管理模式时，就有一个选择的问题或优胜劣汰的问题。也就是说如果在一些大型的、经济实力强的、文件数量多的企事业单位，他本身能够保证本单位档案部门的良好运转，则没有必要改建文件中心，建了反而是真正的浪费，档案室仍是这些单位的重要管理机构。但是如果是一些规模小，经济实力弱，文件数量少的单位，单一的档案室模式已经不能保证专职的人员、充足的费用，不能对档案进行科学有效的管理，或者一些单位不值得或无力构建自己的档案室时，就要考虑建立节约、高效的诸如文件中心的这种中间性、过渡性的档案机构了。
二、对我国文件中心建立和发展前景的探讨。
文件中心能否在我国建立并加以推广，是目前档案界争论的焦点。如上所述，尽管文件中心目前还遇到许多困难，但象其它新生事物一样，其最初的发展和壮大都不是一帆风顺的，必然会有许多曲折和反复，也只有经过不断的改革和实践才能充实和完善。因此，我们有理由相信，伴着改革开放的东风，文件中心在我国的进一步推广是可行的，前景是光明的。
1.我国的经济政治改革为文件中心的进一步推广注入了动力，提供了机遇。
改革开放以来，我国取得了举世瞩目的成就，社会主义市场经济体制正在进一步建设之中。随着经济体制改革的深入，政治体制改革和国家公务员的精简也陆续展开。历史告诉我们，经济政治体制改革必然引发带动包括档案事业在内的各项事业的改革。就拿这次国务院机构改革来说，现有的158个中央、国家机关中，有相当一部分档案处与其他机构合并，或改为档案科、档案室。23个中央级部门档案馆许多改为事业单位管理。据不完全统计，专职档案工作人员大体精简一半，平均每个档案机构只保留2名左右。可见这次机构调整对档案管理机构和档案工作人员的调整比较大，但这并不意味着要削弱档案管理机构的职能，相反，对其提出了更高的要求；要建立一个法制健全、精干高效、管理科学、服务一流，既适应社会主义市场经济需要又符合自身发展规律的档案事业体系。因此，如何适应社会主义市场经济的发展，如何学习国外的先进经验，如何变革传统的档案工作模式已成为全体档案工作者的共识。这就为文件中心的发展提供了机遇。
2.“联合”与“商业化”是基层档案工作的发展方向。
当前，我国改革开放和经济建设的许多领域已进入攻坚阶段和决战时期，效益已成为企业的第一生命。在深化经济体制改革中，宏观经济管理部门进行着体制转换，国有企业为建立现代企业制度在改革中不断地改组、联合、兼并、破产等。行业性、跨行业、跨地区、跨所有制企业集团正在不断地组建，“三资”企业、股份制、股份合作制企业的大量创办，非公有制经济形式日趋活跃，所有这些，都要求档案工作适应新形势，跟上新发展，及时调整业务指导方针，在新领域建立新的运行机制和管理模式，以更好地为以经济建设为中心的各项工作服务。同时，上述改革也为档案事业改革指出了两个方向：一是“联合”，二是“商业化”。陈兆祦认为，“在我国建立文件中心，首先一步，要对联合档案室的做法大力提倡并普遍推广。”因为我国基层一些单位的档案室很难保证其工作质量，通过联合将各个单位小而全的档案室组成一个综合性的档案管理机构，在档案行政部门领导下，实行统一领导，统一制度，整体开发，综合利用，这样有利于实现档案管理的科学性、规范性、标准性和人员稳定性。永靖县文件中心走的正是这种道路。如果说“联合”是事业单位档案室发展的方向，那么“商业化”将会成为企业、尤其是非公有制企业档案室的发展方向。陈兆祦曾经预想，“可先在一些地区，特别是新建城市或条件较好的县建一些档案服务中心的试点。”这方面的尝试在深圳已经展开。以深圳市为例：据统计，深圳市目前共有机关、企事业单位共8万多家，且企业类型多样，有国有企业、集体企业、合资企业、独资企业、私人企业等。随着企业活动的开展，档案不断产生。这些企业从自身发展和管理的需要，迫切要求科学管理本单位形成的档案，但是由于缺少有经验的档案工作人员而很难实现。因此，深圳市在全国率先成立了带有明显文件中心性质的档案寄存中心，颇受各方欢迎。事实证明：由档案行政管理部门组织建立“商业性”的中间档案机构，既促进了档案工作的发展，更加充分地体现档案行政管理部门宏观管理档案工作的职能；又可以发挥档案部门的人员优势，创造经济效益。
应该说，文件中心从建立至今已走过半个世纪的路程，它的理论和管理经验都是成熟的、可行的，现在的关键是我们如何结合我国的现状和特点，建立起有中国特色的文件中心。