摘要：在信息化时代背景下，信息化建设是档案管理工作的发展趋势，也是发展的重要方向之一。档案管理的信息化可以大大提升档案管理工作的效率。本文对档案管理的信息化建设问题进行探索，笔者在文中阐述了档案信息化建设的重要性，档案管理信息化建设的具体内容，以此来促进档案管理信息化的建设工作，促进档案管理更好的发展。
关键词：档案管理；信息化；建设
信息技术的发展速度不断加快，对档案管理的影响也越来越深，在档案管理工作中，在对信息进行处理过程中会产生大量的电子文件，显然，信息化已经成为档案管理建设的必然趋势。信息化早已在档案管理中进行应用，但是，当前的档案管理信息化建设仍存在不足，诸多因素和问题制约着档案管理信息化建设的前进步伐，只有不断创新方式方法，才能更好地促进档案管理信息化建设，才能有效的将信息化应用到档案管理中。
1信息化建设在档案管理中的重要性
1.1提高档案管理的效率，节省档案管理的成本
档案管理工作的内容复杂且非常繁琐，主要有对资料进行收集、分类、整理、保存，还有查找和使用等，随着单位的不断发展和档案管理的积累，所要整理到档案中的资料内容也越来越多，这必然就导致了档案管理工作量的不断加大。以往传统的档案管理工作通常是人工进行整个档案管理流程和内容，致使档案管理人员的工作量大、用时长，再加上该工作枯燥，极易出现操作失误，因此传统的档案管理工作效率很低。同时，之前的档案资料大部分都是以纸质版等具体物化形式存在，需要大量的纸张实物来呈现，还需要较大的空间进行存放，而且容易受温度、湿度等外在环境的影响，所以需要浪费大量物资和空间，且不易保存，容易受损。查找使用时，同样需要人工来操作，效率很低。档案管理信息化建设不再需要大量纸质等物化资料和空间，一个小小的硬盘就能储存海量的信息和资料，大大节省了人力物力，节约了管理和储存成本，查找和使用也非常方便、快速，可以提高工作效率。
1.2提高档案的准确性，保障档案的安全性
档案管理信息化建设可以使档案的内容更加准确，特别是对数据资料的保存，在整理和记录上更为快速、准确。随着单位档案工作的开展，管理的内容不断积累，储存的内容会越来越多。对很多内容特别是一些重要数据来说，准确性无疑是最重要的，这些内容往往是一些重大决策的主要参考资料，因此必须保证非常准确。以往完全的人工整理很容易产生疲劳和失误，导致档案的准确性有所降低，有些数据哪怕是很微小的失误，都会产生很大的出入，失去了保存的价值。档案的信息化管理能够很好的避免因过度疲劳而出现的失误，可以大大提高档案的准确性。另外，安全性对档案的保存非常重要，一旦出现损坏或丢失，前期的再多工作就全都失去了意义。纸质档案对外在保存环境的要求非常高，很难长久完好的保存，对温度和湿度都有要求，要想长时间保存好纸质资料必须要保障非常好的储存环境。另外纸质档案还比较容易丢失、破损，搬迁难度也大，安全性低。对档案进行信息化管理，可以把档案制成电子文件形式进行储存，同时可以对这些电子文件进行加密，还可以将档案进行复制或备份。
1.3能够促进单位的发展
档案管理信息化建设能够促进单位的发展。第一，档案信息化管理能够收录纸质材料不能记录的内容，例如一些音频、视频等影像资料，在记录单位工作内容和发展历程方面更加全面，呈现起来比较直观，更利于理解。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆可以更好的将这些信息化档案资料运用到单位的宣传中。第二，能够快速、准确的为单位决策提供依据和有效的参考意见。当单位总结工作经验和做法时，可以通过查找信息化档案，快速有效的索取想要查找的内容。传统的纸质档案虽然分类保管，但是很多，想要快速准确找到所需要的内容还是要花费较多的时间，信息化会大大提高查找的速度，利用搜索功能输入关键词用几秒的时间就能找到所需要的信息供单位参考。所以说，档案管理信息化建设在很大程度上可促进单位的发展。
2档案管理信息化建设的主要方法
2.1管理者要提高对档案管理信息化建设的重视程度
管理者作为一个单位的掌舵者，对单位的发展至关重要，档案管理的信息化建设在一定程度上取决于管理者对其的重视程度。只有单位管理者足够重视，才能落实开展档案的信息化建设，才能有精力和时间做好档案信息化建设。所以要想让档案充分发挥自身的重要作用，为单位发展提供及时有效的帮助，加强档案信息化建设非常有必要。单位管理者对档案信息化建设重视程度提高了，才会认识到原有档案管理制度存在的不足，必须紧跟时代潮流，制定符合现在实际情况的信息化档案管理制度。只有具备完善的管理制度，才能保障档案管理信息化工作的顺利开展。
2.2加大对档案管理信息化建设的资金投入
档案管理信息化建设离不开相应的设施设备及相关软件的配备，所以资金的投入非常重要，加大对档案管理信息化的资金投入是保障档案管理信息化建设的基础。这就需要单位在经费的开支上充分考虑档案建设的相关费用，确保单位有专门的资金支持档案管理信息化建设工作的开展。同时，单位要充分的利用这部分经费，按照档案管理信息化建设的要求进行相关设备及软件的配备，根据单位自身的管理情况符合相应的配备标准。
2.3档案管理工作人员需具备相应的信息化技能
档案管理的信息化建设对具体的管理人员技能是有一定要求的，所以具体工作人员的技能必须符合信息化管理的要求。首先，需要熟练掌握档案信息化管理的一些相关软件的操作使用，如果不熟悉的话，需要单位进行系统培训。其次，要严格按照信息化管理制度和规范执行，确保档案管理信息化建设真正有效开展。再次，档案管理工作人员需具备鉴定档案价值的能力，在进行信息化管理前，要对档案资料进行甄选，哪些需要数字化哪些没有必要数字化，应该根据单位的实际情况制定标准或原则。
3结语
档案管理的信息化建设，其本质就是要充分利用现代计算机技术和信息管理技术，对本单位的档案资源进行系统搜集和利用，从传统纸质档案向数字档案进行转变，逐步建立多媒体档案数据库；重视电子档案的搜集整理和归档工作，同时还要居安思危，做好电子档案的存储和备份工作，不断提升档案信息化的管理水平，要通过权限设置，限定对本单位电子档案信息资源的查询和利用，同时也要做好电子档案的保密工作，在计算机内设置防火墙安全技术，防止档案信息资源被破坏和丢失等问题。
参考文献：
［1］邓莲芳.干部人事档案管理工作的创新机制研究［J］．办公室业务，2018（7）
［2］张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考［J］．办公自动化，2015，（06）：31－33.
［3］王莹.信息化条件下发展档案管理工作探讨［J］．现代商贸工业，2018（15）
论文作者:张仁娟
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/6/20
标签：档案管理论文; 档案论文; 信息化建设论文; 单位论文; 纸质论文; 内容论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第9期论文;