进馆档案编号的几种方法，本文主要内容关键词为：几种方法论文,编号论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在接收档案进馆的过程中，经常碰到档案馆室档案编号不一致，互相难以衔接的问题，这是馆内建设颇感棘手的事。分析其形成原因，一是档案室保存的档案门类和载体发生了较大的变化，而不同门类和载体的档案往往有其不同的分类编号要求。如文书档案主要按年度——问题（或机构）分类编号；会计档案按年度——形式或形式——年度分类编号；产品档案则可按型号分类编号等等。二是档案人员对规范标准领会不够，上级的规范标准有的甚至没有下发或转发给基层，如1995年颁布的《档号编制规则》，据了解，不少区、县档案行政管理部门尚未见到，更谈不上如何实施。三是接收部分有特色的企业档案进馆，其编号是按“十大类”分类的。凡此种种，造成进馆档案与馆藏档案编号不相衔接。如何使档案编号既适合档案业务建设规范，又符合档案馆全宗管理的要求，符合《档号编制规则》，已成为不少档案馆所面临的一个相当突出的问题。
从当前撤销单位及正常接收进馆的单位的调查了解的情况来看，我们十分重视这个问题，并争取了一系列措施来解决进馆档案编号问题。主要方法有：
1.拆装返工法。一些档案馆为保证档案编号的整齐、统一、美观，往往要求进馆单位把不符合编号要求的档案案卷更换卷皮，重新装订、编号，以符合进馆要求。这种方法，对档案馆来说比较简便易行，案卷质量也整齐划一，“焕然一新”，但对进馆单位来说，则需花费较大的人力和财力，重新进行装订、编号，还使档案室编制的案卷目录、全引目录、著录卡片等一系列检索工具失去效用，从而引起进馆单位的啧啧怨言，产生抵触情绪，影响到档案室人员的工作积极性。同时，拆装次数过多，也易使档案原件受到损坏。因此，笔者认为此法不宜多用，一般只在进馆档案的分类、组卷、装订质量不符要求，须重新拆卷整理时结合使用。
2.铅笔编号法。有些档案室由于对进馆档案编号要求“心中无底”，为“随机应变”往往在年度立卷归档时，采用铅笔进行编号，以便随时擦改，“左右逢源”。这种方法似乎暂时满足了档案馆进馆编号要求，在一定程度上避免了拆卷返工之苦，但由于铅笔书写材料色泽较淡又极易擦除，要在光线暗淡的档案室库房保存十年左右，易给档案的保管工作和检索利用工作带来许多困难，而且一旦进馆时，档案编号有所变动，势必会“一动百动”，档案室原有检索工具的档号都将随之调整。因此，铅笔编号法最多也只能作权宜之计。
3.标签粘贴法。就是在进馆时，撇开档案室的档案编号，按档案馆业务建设要求，另编一套档案号书写在统一规格的粘胶线上，然后把粘胶纸牢固地粘贴在案卷脊背上端空白处，作为档案馆档案编号，并另行编制目录，与档案室编制的检索工具对照使用。这种方法充分保持了档案原有的整理编目基础，保留了档案室档案编号方法和一整套检索效用，既方便进馆单位查找利用，也符合档案馆业务建设的要求，是目前一种比较切实可行的方法，已为许多档案馆所采用。
4.更改卷皮法。一些档案部门认为现有档案案卷卷皮格式不够完善、科学。因此，在印制档案卷皮时，在案卷脊背和封面上划分两部分，上半部分为档案室分类立卷时填写档案号，下半部分在进馆时，按档案馆要求编制档案号。这种方法较标签粘贴法更简便易行，但由于卷皮格式由各地自行设计，自行印制，不符合国家技术监督局统一规定的档案案卷格式标准，不符合规范化、标准化建设的要求。因此，在国家有关部门没有作出明确的规定以前，需慎重从事，以免各行其是，引起混乱。
综上所述，四种方法各有长处，也各有弊病。但就目前来说，笔者认为标签粘贴法是一种比较可行的过渡方法，它既保持了档案整理的原有基础，便于进馆单位查找利用，又减少了不必要的浪费。同时，也符合档案馆藏业务建设的要求，是被许多档案部门实践所证实的一种衔接馆室档案编号的有效途径。
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