档案业务指导的“弱化”与“滥化”，本文主要内容关键词为：业务论文,档案论文,滥化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
长期以来，档案业务指导工作难做一直困扰着基层档案部门的业务指导人员。而随着时代的发展和信息技术的广泛应用，档案业务指导工作的困境并未能改善，新的问题又不断出现。笔者认为档案业务指导工作出现了“弱化”与“滥化”的倾向，这应当引起我们的重视，否则将可能影响档案事业的健康发展。
1 档案业务指导工作的“弱化”
随着信息技术、计算机在各个领域里的广泛应用和各行各业电子文件/档案大量的产生，这给档案工作现代化和档案事业的发展带来了机遇和挑战。而对档案业务指导工作来说带来更多的是挑战，面临的是全新的课题。只有迎接挑战，适应时代发展的要求，不断创新，才能使档案工作更上一层楼。然而，遗憾的是档案业务指导工作没能积极迎接挑战，而显得沉默，有些工作甚至在“弱化”。这与档案理论界的热心关注形成了强烈的反差，翻开档案杂志，有关电子文件/档案、档案信息化建设、数字档案馆的文章比比皆是，而鲜有探讨面对大量产生的电子文件/档案、面对档案信息化建设，档案业务指导该做些什么？该如何做？业务指导工作似乎成了远离数字时代的“世外桃源”。档案业务指导工作明显地在“弱化”。
1.1 档案行政管理系统内的指导不力。上级档案行政管理部门有指导下级档案行政管理部门的职责，档案信息化建设是一项系统工程，应当统筹部署。应该说国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》等，做了些工作。然而，做得并不够。《电子公文归档管理暂行办法》规范的是“由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据”，要求的是由“副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导”。而对其他机关形成的电子文件是否归档？如何归档？至今没有意见。对地方档案行政管理部门如何开展电子文件归档没有任何指导和具体安排。面对各单位产生的大量的电子文件，如果档案行政管理部门不去指导，要求他们归档保存，那么这些档案信息将有可能永远消失。而且，即便是各单位保存有同样的纸质档案，那么这些档案进馆后，档案馆仍需要再花大量的资金和人力重新数字化，这不能不说是一种浪费。上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门的指导，按以往的做法，要开展一项新工作，都要先发文件，说明要求，重要的工作还要培训学习，然后再开展工作。但是，对于指导开展电子文件归档管理，这样技术含量高、复杂难度大的新工作，一没有发文件要求做和如何做，二没有培训，三没有印发有关的业务标准。对于下级档案行政管理部门，特别是基层档案行政管理部门来说，没有上级档案行政管理部门的业务指导，根本无法开展对电子文件/档案管理的业务指导工作。造成基层档案行政管理部门档案业务指导职责的缺失。
1.2 档案业务指导工作放任自流。虽然基层的信息化建设发展并不平衡，但是越来越多的单位走上了办公自动化的道路，电子文件在迅速增长。就是那些没有实现办公自动化的单位，也在产生或由自己的计算机打印的或由文印部门打印的电子文件。对于后者来说是不是电子文件，留给档案理论界去探讨，但至少可以说是电子版的文件。如果承认后者是电子文件的话，那么可以说，不管是发达地区，还是不发达地区，不管是国家、省级机关单位，还是市(地)、县级机关单位，产生的文件基本上都是电子文件。也就是说不管档案部门承认不承认，已经实实在在地面对着一个电子文件/档案的时代。然而，尽管面对着这样一个电子文件/档案的时代，档案行政管理部门，尤其是基层档案行政管理部门对此的业务指导基本上是处于放任自流的状态。这种状态不仅在欠发达地区或市(地)、县以下基层存在，就是在发达地区也同样存在，一些地方的单位虽然实现了办公自动化，但其电子文件并未进行归档管理，有的虽已经实现了在线归档，但其对在线归档前所产生的电子文件归档管理的业务指导几乎是空白。虽然，一些省、市、县级档案行政管理部门也对电子文件归档发了文件，并且进行了培训，但对电子文件如何具体归档管理却显得乏力。如果不抓紧对这些电子文件/档案进行指导，这些电子文件/档案将会自生自灭，将会给档案事业的发展带来危害。对于档案业务指导放任自流的现象，究其原因，可能有以下几点：一是由于国家档案行政管理部门指导的力度不够，缺乏必要的目标、要求、措施、任务和相关的业务标准；二是一些基层档案行政管理部门，虽然已经认识到了指导电子文件归档的重要性，但是由于其归档的技术要求高、难度大、标准多，技术发展也快，而且国家档案局有许多标准并未出台，出台的一些标准还不成熟，怕先行一步，不仅工作量大，而且可能由于技术的发展或标准的变动而返工重来。就采取等待观望的态度，等技术、标准相对成熟了再做；三是一些档案业务指导人员自身素质不高，根本没有能力指导基层单位电子文件的归档工作。电子文件的归档管理工作是建立在信息技术和计算机技术上的，它要求要了解网络知识、计算机知识，要知道电子文件的特点、产生的技术环境以及归档管理的各项标准要求，这对档案业务指导人员提出了更高的要求，“而我们的一些业务指导人员，不能够随着时代的发展与时俱进，去学习和掌握新的档案整理技术，始终抱着已有的知识不放，成了现代‘文盲’，也就根本谈不上利用新技术去指导档案工作。业务指导人员自身对档案整理新技术一无所知，对基层档案整理新技术的应用也就没有发言权，只能放任自流，任其发展。”[1]
2 档案业务指导“滥化”。
随着我国工作的重点转移，档案部门提出了“经济建设延伸到哪里，档案工作就跟踪服务到哪里”的服务目标，并相继提出了乡镇企业建档、“三资”企业建档、“小康村”建档、村级建档、建立名人名产名胜档案、建立农业科技档案信息三级网络、民营企业建档、社区建档、建立信用档案等等，当然也提出了电子文件的归档管理。但是，与对后者沉默、谨慎的态度相比，前者的大部分工作是异常火热，下文件、开会议、制规范、出标准、派任务，有的还规定完成的时间和完成任务的百分比。仅笔者手头的资料看，就有国家档案局和有关部委出台的《乡镇企业档案管理办法》、《外商投资企业档案管理暂行规定》、《县、乡、村农业科技档案信息工作网络试行办法》等，浙江、辽宁、甘肃、江西、山东等省出台了《村级档案管理办法》，上海、浙江、山东、广西、江西、云南、贵州等省出台了《城市社区档案管理办法》，“有的地方行政机构颁布《民营企业档案管理暂行办法》、《关于在民营企业中开展规范化建档工作的通知》等。”[2] 面对如此多的建档新领域、新的档案工作和如此繁重的建档任务，档案业务指导人员不堪重负，结果是胡子眉毛一把抓，对每项工作只能蜻蜓点水地泛泛一抓，或者是抓东丢西、抓西丢东，使档案工作大有“滥化”之势。如果按照现在的思维模式和工作方法，那么随着时代的发展，还会出现更多的建档新领域和新的档案工作，而这些工作肯定要由档案业务指导人员去指导，结果是业务指导的面越来越宽，越来越“滥”。档案业务指导“滥化”的另一种表现是业务指导模式的“滥”用。将对机关和国有企业档案工作的管理指导模式“克隆”到其他新领域的建档中。如从各省出台的《村级档案管理办法》、《城市社区档案管理办法》看，从档案管理模式、文件材料归档范围、保管期限的划分、分类，完全是机关档案管理的翻版，《乡镇企业档案管理办法》、《民营企业档案管理暂行办法》中的规定，与国有企业档案管理的模式相差无几。对这些领域的建档和档案工作的业务指导也就与对机关和国有企业的档案业务指导一模一样。其实，对村民委员会和居民委员会来说，按照《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国居民委员会组织法》的规定，它们都是群众性的自治组织，它们所产生的档案并不属于国有档案，这些档案中的一部分可能属于非国有的对国家和社会有保存价值的档案，民营企业产生的档案就更不属于国有档案了，它们当中的一部分也可能属于非国有的对国家和社会有保存价值的档案。对这些档案的管理，应该按照《档案法》第十六条规定的：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”的精神去管理。而套用、沿用或滥用对机关和国有企业档案管理的模式、指导方法去管理，显然是不妥当的。有学者就认为：“非国有企业的档案工作应该由非国有企业根据自身的需要自主地建设和发展为好”。[2] 实事求是地讲档案界提出的“经济建设延伸到哪里，档案工作就跟踪服务到哪里”的服务目标和拓展档案新领域的建档工作都是非常正确的，应当随着时代的发展与时俱进。问题在于应该怎样服务，如何做好新领域的建档工作。对于不同的情况，应该采取不同的方法和措施，对其档案管理应采取不同的模式，不应采用统一的模式，更不应滥用对机关和国有企业的模式和方法。如对村级建档、社区建档工作，应采取督促的方法，督促其妥善保管好档案。对民营企业档案工作，采取宣传引导的方法，引导其建立档案工作，并在其自愿的基础上积极开展咨询服务，而不是强迫其接受指导。造成档案业务指导“滥化”的原因，笔者认为可能是档案工作者对“档案”、“档案工作”及“档案管理”认识的固有模式造成的。似乎一谈档案管理、建档工作，就是机关和国有企业档案管理的模式，认为只有这样才是规范化、真正意义上的档案管理。显然这些都是惯性思维的表现。
3 结语
国家机关和国有企业的档案工作是我国档案工作的主要基础，而这些单位产生的电子文件又是未来数字档案馆的基础，对其指导的“弱化”必将影响档案事业的健康发展。而档案业务指导的“滥化”将牵涉到档案业务指导人员的很大精力，反过来同样影响前者。档案业务指导的“弱化”和“滥化”这两种相对极端的倾向应当引起重视。
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