商迪
围场满族蒙古族自治县环境保护局 河北省承德市围场县 068450
摘要：在新时期，强化人事档案管理信息化建设是为了更好地适应现代社会发展的需求。由于人事档案管理工作具有较强的持续性和完整性特点，所以需要采取系统化的管理措施。其中，信息化建设的重要性主要凸显在以先进技术代替传统的纸质档案管理，从而保证人事档案管理的准确性和科学性，有效提升档案资料的利用效率。所以，本文对新时期人事档案管理信息化建设进行研究。
关键词：人事档案；管理；信息化建设
引言：社会步入了信息化的时代，各个行业的发展得到了巨大的机遇，传统的人事档案管理方式已经不能满足新时期背景下社会与企事业单位发展对其的需要。人事档 案管理方式迫切的需要改善，运用先进的科学技术对其加以改良和优化，逐渐实现人事档案的信息化管理。但是因为人事档案的信息化建设还处于刚刚起步阶段，遇到一些问题没有以往的处理经验进行参考，对人事档案管理工作造成一定的阻碍，相关人员应不断加强对其的研究力度，面对问题积极的找寻有效的、科学的改善措施，并且积极吸取外界的先进技术与经验，从而提升我国人事档案管理信息化建设水平。
一、人事档案管理信息化建设的意义
1、有利于实现人事档案现代化管理
当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。
2、有利于实现人事档案信息资源的共享
在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。
3、有利于方便对人事档案信息的查阅
人事档案管理信息化建设的目的简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将馆藏人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的查阅，更好地发挥其使用价值。
4、有利于开发和利用档案资源
人事档案存在的目的和意义就是为人事工作服务，因此需要开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当今时代对档案工作的各种需求。计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，产生了一种全新的人事档案管理模式，即信息化管理模式，使得档案信息资源的开发和利用效率大大增加，为经济发展和社会进步做出了更大的贡献。
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二、人事档案管理信息化建设中存在的问题
1、基础设施的配备不完善
想要实现人事档案的信息化管理，要有相应设备的支持，其中包括一定数量的计算机、红外线扫描仪器、打印机、网络等设备，有了这些设备的支持才能够保证档案管理工作的信息传输和接收，但是由于很多企事业单位以往没有信息化建设的概念，所以在逐步建设中设备应用不够齐全，是人事档案的信息化建设还处于落后阶段。
2、缺乏统一规范的信息化管理标准
在人事档案信息化建设过程中没有相应的标准进行衡量，缺少一定数据对本企事业单位或是机构的人事档案信息化管理进行比照，从而确定本身的人事档案信息化建设水平的高低以及其中存在的某些缺陷。根据我国目前企事业单位人事档案管理的信息化建设实际情况来看，大多数的档案管理部门立足于为自身谋取更多的利益对档案进行管理工作，并没有制定一定的规范标准对本身的档案管理工作进行制约，档案信息管理往往处于封闭式状态，不能够保证档案资源的流动性，保证档案资源的共享，使得档案管理工作的职能太过单一，很多良好的优势并没有完整的发挥出来。
3、档案管理人员的综合素质较低
人是进行人事档案管理的主体，因此人事档案管理的质量在很大程度上取决于档案管理人员的专业水平和综合素质。但是，当前我国的人事档案管理中，高素质的专业管理人才缺乏，特别是和管理人员的技术水平较低，无法满足人事档案信息化管理工作的要求，使得档案的信息化管理面临较大的安全隐患。再加上一些管理人员的粗心或者刻意操作，而使档案信息的失真显现突出，为人事档案资源的使用带来较大的风险。
三、人事档案管理的信息化建设对策
1、配备先进的技术设备
人事档案的信息化管理离不开一定的技术设备，这是进行信息化管理的主要物质基础，是开发和利用信息资源的基本条件，也是进行档案信息传输和共享的主要方式。因此在新形势下进行人事档案管理的信息化建设必须要加大投入，积极购买先进的技术设备，实现技术设备的快速更新，建立一套完整健全的网络信息管理系统，提高人事档案信息化管理工作的效率，走向人事档案的现代化管理道路。
2、实现人事档案信息资源的数据化
当前的人事档案管理中同时存在着纸质材料和电子文件，因此档案管理部门需要对两者进行收集与共管，然后将管理的重点放在信息的存储与二次开发工作上。这就需要依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。
3、提高档案管理人员专业水平
在新时期人事档案管理过程中，为了有效提升人事档案管理信息化建设水平，便需要全面提升人事档案管理职业能力。其中，一方面应该提升人事档案管理人员道德素质。不断提升人事档案管理的监督力度，有效增强人事档案管理人员的责任意识、法律意识，逐步构建以爱岗敬业、服务群众和严格管理的观念，合理制定科学合理的法律法规，从而保证人事档案内容的全面性、正确性，切忌借助权利查阅人事档案内容；另一方面，应该逐步提升人事档案管理工作人员的业务素质。通过指导工作人员定期不定期参与人事档案管理培训工作，或者安排人事档案管理人员到附近单位进行学习，积极引入先进的档案管理方法，指导工作人员学习网络化管理理论知识，全面了解网络化管理技术和手段，有效提升新时期人事档案管理效率。
4、确保人事档案信息的安全
在人事档案管理的信息化建设过程中，实现信息资源共享的同时必须要注重档案信息的安全问题，避免由于档案信息的泄漏带来不可挽回的后果。这就需要档案管理部门采取严密地安全保护措施，并做到严格执法，确保人事档案信息的真实性。
5、实现动态化档案管理机制
目前，虽然人事档案的信息化管理工作具有一定的要求，但也并未禁锢在固定的模式中，明确规定人事档案资料应该全面反映单位内部组织的综合情况和动态变化历程。因此，在新时期单位人事档案信息化建设过程中，应该积极构建动态化的档案管理机制，充分利用现代信息化平台同步更新人事档案资料，从而保证人事档案资料能够全面真实地反映出单位发展情况。
结束语
人事档案信息化的建设对社会的发展以及我国人才战略的完善都是至关重要的。同时不仅影响着人才本身的发展，还影响着用人单位的用人决策。所以，在当前社会背景下，要加快速度建设人事档案管理的信息化，实现人事档案信息的共享和高效传播，不断提高人事档案管理服务，满足社会对人才信息的需求。
参考文献
[1]王传宝.更新档案管理理念实现人事档案管理科学化[J].黑龙江史志，2015（04）.
[2]甘秋歌.人事档案信息化建设探究[J].黑龙江史志，2013（23）.
论文作者:商迪
论文发表刊物:《知识－力量》2017年8月上
论文发表时间:2017/9/8
标签：人事档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 人事论文; 档案论文; 信息资源论文; 信息论文; 《知识－力量》2017年8月上论文;