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“档案”一词始于何时？学者多主张“始于清代”。最近，我们从《清太宗实录》中发现了新线索。
《清太宗文皇帝实录》（简称《清太宗实录》）在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词，原文如下：
“初，户部承政韩大勋为其家人李登赴法司首告盗取库内金银、珍珠等物，搜获黄金七两，银十五两五钱、珍珠七两九钱。及讯，大勋据供‘从刑部赍金二十七两。我与布丹、赫世密三人同谋盗取是实’等语。及查，刑部送来金银财物，系韩大勋、布丹、赫世密、罗洛车克，笔帖式巴木拜、阿尔拜等承收。及止将银物数目登记于簿，其金二十七两并未登记。汉启心郎高士俊、朱国柱，汉笔帖式汪起蛟、魏云程等曾将此金查明封固，止以他物登记于簿，而此金并未登记。坐此议：众人同谋盗金，故不记档案（着重点系笔者所加，下同），俱应论死。承政英俄尔岱、马福塔、吴守进奉命察计库内被盗金银珠宝数目，反多出东珠八颗、黄金四十六两一钱五分，银四千四百七十两，纺丝绫杭四百七十四匹。英俄尔岱等既不知盗去数目，又不知所盗之金未曾登簿，难辞疏忽之咎，应各革一世职，罚银一百两。奏闻，上命：韩大勋免死，革职，追所盗金银、珍珠入宫。首告李登夫妇准其离主。英俄尔岱、马福塔、吴守进免革职，罚银一百两。布丹、罗洛车克免死，赎身，仍留部用。赫世密系值日官，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，革职，解部任，鞭一百，贯耳。阿尔拜系值月笔帖式，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，解部任，鞭一百，贯耳鼻。巴木拜虽非值月笔帖式，亦曾与布丹会计银物数目，鞭八十，解部任。高士俊、朱国柱、汪起蛟、魏云程各鞭一百，贯耳鼻，俱解部任。”（注：《清实录》第二册第531页，《清太宗实录》第40卷。中华书局1986年影印。）
以户部长官韩大勋为首的众人合谋盗金一案，自其家人告发，都察院承政祖可法、张存仁于己卯日上疏弹劾，经过15天的审理，至甲午日才对韩大勋等13人分别作了刑事处罚。从上述一段文字可知，皇太极对降清不久的明朝降将韩大勋是从轻发落的。对户部其他官员和仓库的满汉低级官员也视责任大小给予不同的处罚。但对满族值月官赫世密和值月笔帖式阿尔拜的处罚是很重的，“姑免死，解部任，鞭一百，贯耳”，对阿尔拜还“贯耳鼻”，即用箭刺穿耳朵和鼻子。原因是他们采取“他物皆记档案，独金数未经登记”的手段，为韩大勋等人盗取黄金掩盖罪行。《清太宗实录》纂修者取材于法司的议罪文书和皇帝的批示，字斟句酌，十分严谨。“不记档案”、“皆记档案”等文字应是原来面目，非后人所妄改。
《清太宗实录》初修于顺治六年，成书于康熙二十一年（1682），共65卷。校订于乾隆四年（1740）。其中卷三一至四八原藏于清盛京崇谟阁，现存于辽宁省档案馆，为大红绫本，极为珍贵。1986年由中华书局影印出版，是全套《清实录》的一部分。纂修实录是从唐代开始形成的制度，历代王朝沿袭，遂成为定制。“实录”取材以原始档案为基本依据。因此，《清太宗实录》中有关“不记档案”、“皆记档案”的记载是可信的。目前，我们还没有发现比崇德三年更早的记载。
我们认为，发现《清太宗实录》中“档案”一词的运用具有很重要的学术价值，主要有以下几个方面：
1.将“档案”一词的始出提前了一个历史时期。长期以来，档案界学者总是认为《柳边纪略》（约成书于康熙四十六年）一书最早出现“档案”一词。近年有人发现康熙十九年（1680）的《起居注册》中有“部中无档案”的记载，还有人发现顺治年间已有’档案”一词的使用，时间越来越提前了。但仍囿于“档案”一词始于清代的旧说。作为一个历史时期的“清代”概念是从1644年清兵入关，定都北京开始的。而崇德三年（1638）时，虽然皇太极改国号为大清已有三个年头，但政权仍限于关外一隅，明王朝仍是一个全国性政权。清崇德三年相当于明崇祯十一年。因此，崇德三年时“档案”一词的运用不仅比康熙十九年提前了42年，而且，从历史时期的划分来说，是提前了一个历史时期。它突破了“档案”一词始于清代的旧说，开阔了人们的视野。
2.披露了“档案”一词的原始涵义。上述史料说明，“档案”的原始涵义本指仓库财物一类的登记簿，由于它具有重要的记录和查考作用，故又被人称作“档案”。因此，负责记录的人员如果渎职，该登记者不登记，法司就可判他犯了“不记档案”之罪而绳之以法。但是，在这里，不说他是“不记簿册”而说他是“不记档案”，很明显，说“不记档案”要比说“不记簿册”严重得多。这是否说明“档案”一词运用的原始阶段，就是一种法律术语，就赋予这个词汇以法律词汇的严肃性质？这是值得深思的。
3.为“档案”词源研究缩小了搜索范围。笔者在1997年曾从《明实录稿本》中发现明洪武二十五年（1392）已有刑部奏报“户部文档不明”，要拿有关官吏是问的记载。（注：《明实录稿本》，明洪武二十五年正月庚子。见《明代辽东档案汇编》或参考王金玉撰《明初已有“文档”一词》。《中国档案》1997年第12期。）从明初“文档”一词演变到早清（相当于明末时期）“档案”一词，其间经历246年的岁月， “档案”一词极少出现，是个谜。其历史的真实面目，要从这一阶段的文献中去揭示。同时，我们还会发现这样的规律，无论是《明实录稿本》中的“户部文档不明”，还是《清太宗实录》中的户部承政韩大勋等“故不记档案”都是封建王朝负责财政的户部工作中发生的事。我们可以在明代和与之对抗的后金政权户部、刑部文献中寻找蛛丝马迹。
（“档案”词源问题的研究已引起众多学者的关注，青年人也在读书中留意此事。本文引用的《清太宗实录》中的新史料就是郑州大学文博学院档案系的学生王永发现的，特此说明。）