数字档案
基层档案馆照片档案数字化案例分析
文/翟 季 栾天浩
摘 要： 本文通过介绍吉林省农业科学院档案馆进行照片档案数字化的实践操作案例，分析了基层档案馆如何在有限条件下开展照片档案数字化工作，列出了工作环节中的一些要点和注意事项，并依据现行各级标准要求，给出了实际操作过程中建议采用的适宜技术指标参数。笔者希望通过规范的照片档案数字化工作总结经验，提升基层档案馆整体档案数字化水平。
关键词： 照片档案；档案数字化；标准
照片档案是机构、组织或个人在社会活动中形成的以摄影影像为主要反映方式的，有保存价值的历史记录。照片档案作为一种重要的档案门类，具有直观、形象、图文并茂的特点，与其他门类的档案有着密切的联系，相互补充互为印证。照片档案数字化是指采用数码设备对照片档案（银盐感光材料）进行数字加工，将其转换为能够保存在磁带、磁盘、光盘等存储介质上并能被计算机识别的数字图像，并按照照片档案的内在联系，建立起目录数据和数字关联关系的处理过程。传统照片档案主要是由银盐感光材料构成的，具有不稳定性，容易老化褪色、变质，不易保存。将传统照片档案数字化，制成数字档案副本，就成了一种较好的保存档案资源、提供便捷利用的方法。
1 吉林省农业科学院的做法
1.1 吉林省农业科学院照片档案的基本情况
吉林省农业科学院是一所有70多年悠久历史的综合性农业科研机构，保存有照片档案4000余张，其中涵盖本院重要活动，国家、省、部级领导人、农业领域知名专家视察考察、重大农业科研成果展示、各历史阶段院容院貌等等众多类型的珍贵影像资料。形成时间从20世纪40年代到21世纪初。虽然档案管理部门精心保管，但部分老照片仍不可避免地出现了氧化黄斑、龟裂。为了有效地保护、利用照片档案，吉林省农业科学院档案馆提出了进行档案数字化管理的建议，得到了有关领导的支持，经过一年的时间，完了核心工作内容，取得了较好的效果。
1.2 具体实施
吉林省农科院档案馆首先确定了照片档案数字化的具体方案。工作人员查阅相关的国家、行业、省级相关规定、规范、标准，制定了符合本部门实际的工作方案。
1.3.5 色谱条件 色谱柱：Acquity UPLC RBEH C18（2.1 mm × 100 mm，1.7μm）；流动相：乙腈-0.5%甲酸溶液（7∶93）；柱温：35℃；流速：0.2 mL·min-1；进样量：2μL。
在具体实施中，先集中精力做好照片档案的整理。通过查阅相关资料、走访当事人等方式完善照片说明信息。调整了馆藏档案原有部分不合理的著录条目，以及部分分类保存位置不当的照片，为目录建库和后期数据录入、关联做好准备。
此外，照片档案数字副本虽不是原生电子档案，但考虑到与未来整体档案数字化工作的衔接，可参考《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）和《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）两部行业标准的部分要求执行。
在数据挂接阶段，利用现有的档案管理软件，按照已建库目录，认真检查核对，保证著录项准确，最终圆满完成了照片档案数字化工作。
2 工作中的体会
2.1 先期组织管理得当是工作的保障
基层档案馆普遍存在基础条件欠账较多，设备、人员不足的情况，先期得当的组织管理是成功的保障。应充分说明论证照片档案数字化的优势，争取上级部门的支持，投入必须的设施、人员资源。其中，基础设施应包括适宜的加工场地和合格的档案数字化设施设备。人员应包括具有熟悉本机构历史及业务，有一定组织管理能力、文字综合能力的档案工作人员，以及掌握相关标准规范、具有一定数字化基础知识的技术操作人员。
2.2 合理规范制定方案是工作的基础
可是，届时与厨师们一起，在厨房里霍霍磨刀的厨娘会降吗？将匕首放在怀里的妓女会降吗？李家与上官家的将军文臣们会降吗？那样荣华富丽的城市玉碎，它需要一腔腔清洁的血来祭奠。我们为什么要提前逃出来，是因为我们还小？我们还有希望？长安城里，千百年来已经流了太多的血？这么多的血，还不够偿还千古名都的繁华与势利？
2.2.2 适当优化取舍，制订适合的工作方案。在基层档案业务部门资源有限的情况下，不加选择地对所有照片档案开展数字化是不切实际的。应当综合考虑，按照珍贵度、利用实效、亟待抢救程度、经费等情况统筹规划、因地制宜，合理地开展数字化工作。可以按照珍贵优先、抢救优先、利用率优先的原则，同场景、同事件下挑选重要的、有代表性的照片档案进行数字化，根据本机构的实际情况制订工作方案。
在照片扫描阶段，对各类技术指标，有明确要求的严格执行；对要求参照、参考的技术规范，根据本部门自身资金、技术情况，在能力范围内按照“就高不就低”的原则划定技术参数。采购达到技术指标的数字化设备，学习相应的处理技术，确保了数字化成果质量达标，最大程度地展现了照片原貌。
关于照片档案及其数字化的标准、规范比较多，其中最重要的是《照片档案管理规范》（国家标准GB/T 11821-2002）、《纸质档案数字化规范》（行业标准DA/T 31-2017）。前者规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件；后者从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好地促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展。可以说这两个标准是整个照片档案数字化工作的基础纲领。这两个标准虽然为整个照片档案数字化工作指明了方向，但对具体执行过程中的工作环节缺少详细指导。《档案数字化操作规程》（江苏省标准DB 32/T 1894-2011）、《档案数字化规范 第4部分：照片档案数字化加工》（DB 11/T 765.4-2010）这两部地方标准，虽然是依据2005年颁布的《纸质档案数字化规范》标准制定的，但具体操作环节要求明确、步骤清晰，有很强的可参考性，是照片档案数字化很好的参考标准。
建立目录数据库，是指根据照片档案的特点选择著录项目，建立适当的机读目录数据库。目录建库工作中不能简单复制原有的照片档案目录，而是要根据档案数字化的特点建立。遵守《档案著录规则》要求，同时参照《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014），设计建立出既保持纸质档案原有内在联系，又体现数字化过程的全新数据库结构。目录中除了原目录中常规著录项之外，还需要参考结合数字化后文件特点，加入文件格式、大小、存储路径等著录项。资源允许的情况还可以加入生成方式、扫描设备、图像参数（分辨率、尺寸、色彩设置等）等著录项，尽量与原生数码照片档案接轨，为未来全面数字档案馆的建设打好余量。
2.3 做好前期准备，使工作事半功倍
照片档案数字化的流程大体可以分为三步，即前期准备（档案整理、目录建库）—数字化过程（档案扫描、图像处理）—后期处理（数据挂接、数据验收）。其中前期准备阶段的档案整理和目录建库工作是工作的重点。做好这一阶段的工作会为后期的数字化过程、后期处理打下良好的基础。相对来说，数字化过程、后期处理只是一种重复性工作，都建立在前期充分的档案整理、合理的目录建库基础上。
2.2.1 方案制定要坚持标准规范原则。标准、规范是推动档案事业发展的关键，在照片档案数字化过程中需要按照已颁布的相关国家、行业标准来执行。
3.快递业发展基本情况。2017年，全市快递服务企业业务量累计完成32874.90万件，同比增长15.83%；业务收入累计完成44.73亿元，同比增长14.81%。其中，同城业务量累计完成11836.10万件，同比增长19.93%；异地业务量累计完成20799.28万件，同比增长13.05%；国际/港澳台业务量累计完成239.51万件，同比增长108.42%。
余荫山房中植物景观与园内的建筑关系紧密，其植物景观轴线的设计起着强化和补充园中建筑轴线的作用。余荫山房主要的一条植物景观轴线由“深柳堂”前的百年炮仗花与百年榆树的对植构成，两侧加盆栽以强化对称感，此为南北景观轴线，与园中自南向北的“临池别馆”、方形水池与“深柳堂”形成的建筑轴线相呼应[12]。余荫山房的另一条植物景观轴线由“玲珑水榭”左右两侧9株对列而植的桂花构成，此为东西景观轴线，与园中“玲珑水榭”、八角形水池及“烷红跨绿桥”垂直方向构成的建筑轴线相合。
照片档案是数字化的原始素材，只有保证照片档案合理规范，才能保证数字化的质量。在开展照片档案数字化工作前，应遵照《照片档案管理规范》，认真检视照片档案工作情况，查找存在的不足。对照片档案进行前期整理，如检查照片分类的准确性；核对照片内容，完善说明内容六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。只有保障档案内容和说明内容的完整准确，才能成为可用可信的照片档案材料。
3 具体环节的技术要点
3.1 数字化设备的选择
数字化硬件优选高性能平板式扫描仪。相较于数码相机翻拍的方法，平板式扫描仪操作简单且效果理想、稳定，对光线环境要求低；用途广泛，可以应对绝大部分照片档案的数字化，还可用于建筑工程图、文书档案等图像文件的数字化；价格适中，性能适用的平板式扫描仪价格在万元以内，与同性能的数码相机动辄数万相比便宜很多。
3.2 图像参数的选择
黑白照片或底片选用灰度模式；彩色照片或底片选用RGB全彩模式。一般10英寸以内照片建议选用600dpi分辨率，10英寸以上照片建议选用300dpi分辨率。120毫米以内底片建议选用2，400dpi分辨率，120毫米以上底片建议选用1，200dpi。过小或过大的分辨率选择都有一定弊端，过小图像清晰度低，无法使用；过大使扫描时间、存储空间成倍增加，且实际使用效果无明显提升，造成浪费。部分有高精度复印要求的照片档案可适当提高扫描分辨率标准。存储格式宜选择TIFF或JPEG格式（压缩率为100%）较为合适。
3.3 图像处理
对完成扫描的照片档案进行图像处理，如纠偏、裁边、去除噪点等。一般扫描设备自带软件都附带简单的图像处理功能，基本可以满足工作要求，经简单学习即可掌握。但需要注意的是，图像处理工作仅针对扫描过程中图像产生的偏差，不能对原照片档案上的破损、污渍等情况进行技术修补。对已有破损，且无法翻拍的照片档案应保持原状。
4 结语
照片档案的数字化工作是档案数字化工作的重要组成部分，且实施过程相对其他类别纸质档案来说较为简单，转化后档案利用率、实效性高，对原档案保护效果明显，是基层档案部门尝试档案数字化工作的首选门类。通过认真细致的工作，完成本部门的照片档案数字化工作，将其作为基层档案部门档案数字化的起点，可以为建设基层数字档案馆工作打下良好的基础。
1.系统风险：硬件系统的控制也会出现风险，由于数据存储过程中本身就可能会出现异常的情况，造成数据的丢失和硬件出现损坏的情况，系统的安全性也会降低，造成网络病毒的侵入。软件的设计本身也有可能会存在这一些不可避免的缺陷，导致在升级的过程中数据出现了较大的偏差，从而降低审计工作的效率。
参考文献：
［1］余述文.档案管理工作手册［M］.重庆：重庆出版社，2005.
［2］孙巍.文书档案数字化管理策略分析［J］.档案时空.2018，（10）：46—47.
［3］张聪.《纸质档案数字化规范》中前段控制理论与实践探析——以潍坊医学院为例［J］.卷宗.2018（23）：60—61.
（作者单位：吉林省农业科学院）
标签：照片档案论文; 档案数字化论文; 标准论文; 吉林省农业科学院论文;