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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1001-5019(2003)03-0148-06
一、信息技术的发展对档案工作的影响
自1946年世界上出现第一台数字计算机ENIAC以来，尤其是在20世纪80-90年代以后，信息技术的发展日新月异，呈现出“信息传递、交换的网络化、高速化、双向化、多媒体化，信息存储的大容量化，信息处理的实时化与智能化”的趋势。与此同时，其应用也愈加普遍，渗透到人类活动的各个领域，逐渐成为现代社会正常运转不可缺少的工具和条件之一。信息技术的浪潮冲击和推动着整个信息业的变革和发展，档案部门作为社会信息业的组成部分，已经且必将受到更深远的影响。其具体表现在：
（一）计算机在档案管理中得到广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段
档案事业自身的发展需要引进计算机等现代化管理手段。档案寿命有限和要求长久保持的矛盾，利用需求增多、利用角度多样化和传统的检索、服务手段的矛盾等，都需要利用现代手段来化解；提案档案工作质量和效率、开拓档案工作领域、开发档案信息资源的新途径、新方法也需要借助现代化手段来催生。因此信息技术的发展，一向为档案界所重视。自本世纪60年代起，已有不少国家陆续将计算机用于档案馆的档案管理、编目、检索、库房管理、建立档案数据库等，部分地实现了档案管理的自动化。如法国的枫丹白露现代档案馆、英国公共档案馆丘园新馆、美国华盛顿文件中心等都已实际应用了计算机辅助档案管理系统。
进入90年代档案管理部门的计算机应用由以往的使用单机情况向网络化方向发展，网络把档案室工作与档案馆工作自动化有机地联系在一起，把不同行业、不同地区的档案工作自动化有机地联系在一起。特别是随着Internet网的开通和使用，世界各国各级各类档案馆和档案组织都在互联网上建立自己的服务器和网站，将馆藏档案和档案目录输入计算机，实现档案的远程在线检索和利用。现代信息技术在档案管理领域的应用改变了档案工作传统的作业方式，促进了信息资源的开发和传播，推动了世界档案事业的发展。
（二）为档案领域提供了新的管理对象——电子档案
计算机的应用在改善人们的工作方式和手段，提高工作效率的同时，也为人类带来了新的“附产品”、“伴生物”。当今在办公自动化、计算机辅助设计、电子政务、电子商务等领域中直接形成了越来越多的电子文件。它们只能由计算机生成、读取、检索、加工和处理，有着与传统纸质文件完全不同的特点。
文件与档案之间的天然联系使电子文件转化而来的电子档案（早期称机读档案），自20世纪以来已成为档案家族中一个名新成员，不断壮大起来。据介绍，英国公共档案馆每年接收进馆1500延长的纸质档案（约1100万页），约占政府各部门所产生文件总量的1%，而这其中约有95%的新文件最初都是源于电子形成的。英国公共档案馆的专家认为，电子档案将逐步成为馆藏中现代档案的主流成份。这种看法也已得到世界其它国家同行的赞同。迈克尔·罗珀在《新的情报技术和档案》一文中指出：新的技术开始冲击档案和文件的管理，它不仅可以提供更好的存取扩段，而且还影响到行政机关正在产生的文件材料的性质。许多的统计文件和事务文件已经是以机读文件的形式产生的。今后我们甚至会面对更多的这种文件，因为“无纸办公室”（或“少纸办公室”）已经变得比较常见。总有一天它会成为所有档案馆全都关心的事情。[1](P494)
（三）对档案学理论提出新的挑战
信息技术的广泛运用也对档案理论提出了诸多挑战。加拿大国家档案馆历史资源司档案整理处处长T·库克在1996年9月召开的第13届国际档案大会上，将档案管理和利用方式的改变、电子文件的出现等对传统档案学理论的挑战概括为12个关键性问题。在此前后我国及其他一些国家的档案学者也对此给予了充分的关注和探讨。综以观之，这些冲击和挑战主要表现在四个方面：1、首先是一些基本概念失去了传统的内涵。如我们最熟悉的“文件”，在信息处理中它是指记录在存储介质上的一组相关信息的集合，而未必是在工作活动中直接形成的信息记录。2、档案学的一些基本理论和原则需要重新认识。其中最突出的问题之一就是档案的原始性和证据价值。由于电子文件信息与载体的可分离性，必须不断复制才能有效保管，更兼没有特定的生效标志，易于被删除和更改，因而原始性和证据性难以确认。“关于机读文件产生的法律后果，1986年的‘文件与档案管理规划’研究报告经确查后认为，就证据价值而言，传统文件同机读文件相等同的观点远没有成为公认的准则。”[2](P218)如何认识电子文件的原始性和证据性便成为新的课题，成为电子文件能否转化为档案的关键。另外像来源原则等也需要重新去考虑。3、电子档案的管理理论、方法和管理体制需要全面建立。电子文件自身的特点决定了电子档案管理方法有许多不同于纸质文件之处，如电子文件的系统依赖性，归档范围应就不能只是“办理完毕”，具有保存价值的文件”，还需要考虑该文件的读取软件甚至操作系统；由于电子文件信息与载体的可分离性，“档案实体整理”可能被“概念整理”所取代，其实体单线排列的规定性也将被信息多元组合的可行性所取代；电子文件在保管条件、保管要求、鉴定内容与方法、检索利用方式、管理流程等方面也与纸质文件有诸多不同，在这些应用理论和技术方法的领域中也是课题丛生，并引发文件管理体制和档案部门职能的诸多深刻变化。4、随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论、观点。如“虚拟档案”、“体格信息观”，“后保管理模式”、“重新创造档案”等等。这些新理论观点能否产生实践影响，以及产生什么样效果，有待进一步的探讨和运用。
二、创建电子档案管理学的必要性和可行性
面对现代高新信息技术的挑战，档案学界不能手足无措，更不能“恐慌”，我们应该积极进行对策研究，一方面要坚持基础理论与应用理论、技术的研究，另一方面是完善档案学学科体系建设。在这一时代背景下，创建电子档案管理这门新的学科已成为历史的必然。
（一）建立电子档案管理学的必要性
1、建立电子档案管理学是档案学专业人才培养的时代要求
信息技术对档案事业的影响必将逐步加深。因此我们不仅要关注、研究这种影响，更应该去培养适应这一社会发展趋势的人才，自觉地融入信息技术的发展中去。如荷兰档案学院副院长T·托马森所言：“在信息和传播技术的相对重要性迅速增长的时期，档案学校应当向档案工作者提供在档案机构内部涉及自动化领域所需的知识和技能，以及产生作用的资料和研究者使用计算机的信息技术”。[3](P240)可以说，档案学教育中增加信息技术知识以及电子档案管理知识，乃是时代的急务，我们必须培养学生获得鉴别、存取、管理电子档案文件所必须的知识和技术，完成新世纪档案教育和人才培养的转变和突破。
2、建立电子档案管理学，保护电子记忆，是档案专业的历史使命
档案工作是维护历史真实面貌的重大事业，有着同其它信息专业不同的特点，那就是：“我们不单了解保护信息的重要性，而且还深知保护信息产生的来龙去脉的重要性，保护昔日‘证据’的重要性，保护历史真迹的重要性”。[4](P41)因此档案业务必须完全承担起对文件形成演化过程中出现的电子档案这一最新发展成果的管理职责。在这一领域我们面临的任务是艰巨的，我们必须充分掌握电子档案信息的形成、贮存、检索和传递等方面的理论和技术，才能保证档案工作者特有的知识和传统技能被用于鉴定和保护具有永久价值的信息；才能够在电子文件管理系统领域发挥作用并能对电子文件管理系统提出有力的建议；才能规划和控制自己的业务活动，完全成和履行自己的历史使命。在电子时代，要使人类活动的真实记录，不因我们档案人员的无能和疏忽而遭受损失，这就给档案工作者提出一个划时代的挑战。档案专应当勇于迎接这一挑战。
3、建立电子档案管理学是档案学理论和学科建设的内在需要
档案学理论不是一套永恒不变的固定规则，档案理论家也不是超越多种实践范围固守固定原则的捍卫者。档案学理论是在不断发展变化，以便适应文件性质、文件形成结构、文件保管系统和文件利用等方面的剧烈变化。“档案学理论是一棵大树，不合时宜的理论原则是这棵大树掉下的落叶，而新理论的产生则是它萌发的枝芽”。[5]信息技术的作用、电子档案的产生，要求档案理论随时代和技术进步作出相应的调整和发展。“既然管理对象发生了如此深刻的变化，管理方法、管理模式以至管理理想的更新当然就是不可避免的了。”[6]
（二）建立电子档案管理学的可行性
1、有国内大量的文献和较为成熟的理论为基础
近年来关于电子文件的研究文章涌现。尤其是中国人民大学档案学院冯惠玲教授的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》，更是电子文件的系统之作。同时国内也出现了多本研究电子文件和电子档案管理的著作，如国家档案局编著的《电子文件归档与电子档案管理概论》、刘家真编著的《电子文件与电子档案管理》、丁海斌编著的《电子文件管理》、董永昌、何嘉荪主编的《电子文件与档案管理》等。这表明档案学界对电子文件给传统档案学理论和档案工作实践带来的挑战是极为关注的，并在作出积极的应答。
2、有我国电子档案管理实践的支持
我国国家档案局于1996年成立电子文件归档和电子档案管理研究领导小组。1999年该小组形成了两份指导性文件《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，分别作为行业标准和国家标准来指导和规范电子档案和电子文件的管理工作，目前这方面的试点工作正在广东、上海、浙江等省（市）展开。我国不少档案部门也在自觉地积极探索电子档案的管理工作，积累了一些经验。如吉林省白城市档案馆对电子文件归档实施以“档案馆为中心，档案室为基础，档案局超前指导，档案馆提前接收电子文件”的工作思路，成效显著。尽管相对来说我国电子档案管理工作还是十分薄弱的，但这些实践为电子档案管理学的创建提供了宝贵的实践支持。
3、有国际的相应成果作后盾
其一，国际档案理事会建立了专门的电子文件委员会，该委员会在4年的时间里取得了3项成果——出版了3本出版物，即《电子文件规划：1994/95调查报告》、《电子文件的文献评述》和《从档案角度管理电子文件的指南》，表现出对电子文件的极大关注；其二从20世纪80年代至今的历次国际档案大会、档案圆桌会议、国际性及地区的专题研讨会都对电子文件和电子档案进行了积极的探讨，形成了一批有重要价值和探索精神的研究成果；其三，在世界各国，电子文件和电子档案管理问题也受到各国政府和档案部门的高度重视，在充分研究的基础上，制定相关政策和措施。如英国公共档案馆制定了《电子文件管理指南》；美国国家档案与文件局(NARA)发布了电子邮件管理规范；澳大利亚档案馆颁布了电子文件管理策略：《管理电子文件——共同的责任》和《电子消息文件管理政策》等。
通过中外档案界的努力，关于电子档案管理的各方面理论正在逐步形成，在此基础上加以总结、整合，更有力推动其发展，是创建电子档案管理学的宗旨所在。
三、电子档案管理学的研究对象和任务
（一）电子档案管理学的名称和概念
为电子文件及其归档后的电子档案管理研究创立一门新学科的构想，已有部分学者提出，但由于视角不同，提法也各异。商平安等同志从工程学的角度来论述和构思这门学科，认为“计算机科学与档案学融合给予电子档案独定的意义、特性、概念，以及归档电子文件和管理电子档案的方法和理论，由此形成一门新兴的交叉学科，称‘电子档案工程学’(Electronic Archlves Engineering)。”[7]而张晓霞同志则提出构建“电子档案学”。[8]笔者认为这两种名称都存在一定的局限性。前者过分突出了计算机技术作为手段的作用，而忽视了电子文件产生的社会制度与人文因素，与档案学的学科归属不相称，存在视角的偏差；后者外延过大，由此会衍生出一系列电子档案的分支学科，这是不现实的。有鉴于此，笔者认为比较科学的名称应该称作“电子档案管理学”，它既可以避免偏重技术而造成不必要的混乱现象，也可使其内涵与外延较为准确地反映当前电子档案管理的实践活动和理论需要，其涵义如下：电子档案管理学是研究电子档案运动规律及其组织管理的原则与方法的一门学科。
（二）电子档案管理学的研究对象
科学是适应人们社会实践发展的需要而产生和发展的。一般地说科学的对象就是所需揭示的事物发展的客观规律。具体地说，某一门特定的科学的对象就是所需揭示的某一特定事物发展的客观规律。电子档案管理学是为适应电子档案工作实际的需要而产生和发展的。社会实践和电子档案工作实践发展的客观需要，对电子档案管理学提出和规定了特定的研究对象。电子档案管理学的研究对象是电子档案和电子档案工作。电子档案从本质上和纸质档案等一样，“也是我国社会经济、政治、科技、文化及其它各方面的真实记录，必须作为国家的机读档案加以管理。只有建立机读档案，才能保障此种载体上信息象纸质档案一样得到科学管理，使它们对于维护党和国家历史的真实面貌发挥出重要作用。”[9](P473)尽管电子档案是在计算机环境下生成的，但计算机部门只注重信息技术的发展，往往忽视了这些原始信息的管理和保护，因此这一职责必然也落到了档案部门肩上。由于电子档案的生成、存贮、传递、更改、删除、处理等等，均与传统的纸质文件、纸质档案存在较大差异，必然要产生一门新学科阐释电子档案现象；提出归档电子文件和管理电子档案的理论与方法；对传统档案学理论进行修正和发展等等。电子档案管理学正是根据实践需要和电子档案的运动规律来确定自己的研究对象的。
（三）电子档案管理学研究的任务
电子档案管理学研究的基本任务是在研究电子档案的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子档案管理工作实践经验，发现电子档案管理规律，提出电子档案管理学的基本理论和基本方法，用以指导电子档案管理工作实践，从而保证归档的电子文件的原始性、凭证性、安全性和在保存期内内容的存在和显示。
电子档案和电子档案工作是不断变化和发展着的，电子档案管理学的研究必须与电子档案和电子档案工作的发展相适应。作为初创时期的电子档案管理学其具体任务包括：1、认识和把握电子档案产生的领域和范围、存在的形式和特点；2、建立电子档案管理的基本框架，围绕电子文件的立卷归档、评价挑选、分类、著录、保管及开发等环节建立新的方法、标准和要求；3、健全和完善档案学理论体系和电子档案管理学应用理论体系；4、培养一支高素质的电子档案管理研究人才，并完成档案管理人员由管理传统档案向管理多种载体档案过渡。
四、电子档案管理学的学科性质
电子档案管理学的学科性质是指它在科学分类体系中的归属和地位。根据电子档案管理学的研究对象和任务可以看出，电子档案管理学具有以下学科特点：
（一）电子档案管理学是档案学的一门分支学科
电子文件及其归档后形成的档案虽然对当前档案学理论和实践产生诸多冲击和挑战，但是学者们研究后认为，电子档案并不意谓着需要全面修改当前档案学理论。如加拿大国家档案馆凯瑟琳·贝利女士在其代表作《档案理论与电子文件》一文中提出，电子文件的产生只波击档案管理实践，但不会颠覆档案理论。[10]这一观点在1996年与2000年分别召开的第13、14届国际档案大会上得到了大多数专家学者的认同。因此档案学理论仍对电子档案管理学具有指导意义，电子档案管理学应当纳入档案学范畴中加以建设，以推动档案学整体水平的提高。
（二）电子档案管理学是一门综合性学科
电子文件与档案是人类实践的产物，但同时又是技术的产物，“保证电子档案的档案学价值是社会科学的使命，但保证电子档案和电子档案价值的存在是科学技术的使命”。电子档案管理学在其创建和发展过程中需要利用多种学科理论和方法，从各种不同侧面去解决某些复杂问题。如在保证电子档案的法力证据价值时，需要法学的解释和技术的保证。“当它揭示电子档案具有档案学属性时，在自然科学和人文科学之间建立了和谐的、依赖的、密切的联系。”电子档案管理学领域是各种学科和知识的汇集，是一门具有综合性质的学科。
（三）电子档案管理学属于应用学科，具有较强的实践性
电子档案管理学不是纯粹的理论研究，而是一门有理论基础的应用性学科。研究电子档案管理学不仅是为了认识电子档案的运动规律，更是为了指导电子档案的管理实践，而且后者更为重要。如对电子文件生命周期的研究是为了在文件的不同运动阶段采取不同的管理措施。电子档案管理学的理论和方法必须是适用谨慎的，否则后果不堪设想。据介绍美国的档案工作者对电子文件的研究工作做得多而且深，但他们从应用的角度采用这些成果，条件不具备时暂不采用。采用不成熟的理论、方法，造成电子档案信息的灭失是档案部门的失职。