电子档案馆与虚拟档案馆辨析，本文主要内容关键词为：档案馆论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机技术和网络技术在档案信息管理中的逐步应用，我国档案信息管理的手段、管理体制与档案管理的环境都在发生深刻变化。在这些变化中，新型档案馆类型的出现尤为引人注目。在传统档案馆的基础上，必将出现一些保存新载体、开展新服务、利用新技术的一些新型档案馆类型。对此，国内不少学者将其称为电子档案馆、数字档案馆或虚拟档案馆，而且，在使用上述相关概念时，不少学者是交叉混用，更有一些学者明确提出电子档案馆、数字档案馆与虚拟档案馆就是指同一事物。对当前出现的这些关于新型档案馆的不同称谓和认识观念上存在的混乱，我们有必要在认真和深入讨论的基础上形成科学认识。这不仅是档案学术术语规范化的要求，更是科学界定不同档案馆之间相互界限和相互关系的需要，对能否保证网络环境下我国档案管理工作的顺利开展有着重要意义。本文试就电子档案馆与虚拟档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。
一、电子档案馆与虚拟档案馆的区别
1、存在方式不同
国内有学者认为，“电子档案馆并非一个典藏档案的实体，而是以用户为中心组织档案信息的虚拟电子信息系统；是以数字形式存储和处理档案信息的档案馆。”（注：刘永整理：《信息网络环境下档案管理问题谈》，《档案管理》1999年第3期。）这一观点可谓是近两年来档案界有关电子档案馆与虚拟档案馆问题认识的代表性看法之一。分析其中的关键性限制，可以发现，该观点是认为，电子档案馆不是一个“实体”，而是一个“虚拟”的系统。对此笔者不能苟同。
从最通俗的意义上看，电子档案馆是管理电子文件与电子档案（其信息的存贮方式是电子、数字形式）并提供检索利用的档案业务机构。在电子档案馆中，虽然其保存的档案不再是以纸质载体来存贮信息，而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体，但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。（注：认识这一点至关重要。任何信息都是信息载体和信息内容的统一体，档案信息的存在也不可能例外。只不过信息的载体可分为有形的和无形的两种不同形式。磁带、磁盘等是典型的有形载体形式。）而收藏这些有形载体的电子档案馆，也必然是物理存在的实体。从我国现有的发展情况来看，由于电子文件与电子档案的数量虽在增长但还为数不多，同时加上电子文件与电子档案管理中的很多理论问题的最终解决还有待时日，因此，对电子文件与电子档案的收藏与管理还基本上是以现有的“传统”档案机构作为依托来进行的，我国已有一些档案馆开始设立电子档案阅览室和电子档案库房。这些电子阅览室与电子档案库房可以被看作是电子档案馆的“雏形”，它们是以一种“实体”方式而存在。随着电子档案数量的不断增多，这些过去主要收藏纸质档案的传统档案馆可能会转变成为以收藏电子档案为主的电子档案馆。但无论它如何发展变化，它都无法改变其仍然是物理意义上的有形档案馆这一存在形式。
虚拟档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。”（注：吴品才：《试论虚拟档案馆与传统档案馆》，《档案学通讯》1999年第3期。）该定义重点突出了虚拟档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。它强调的是在虚拟档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，可以认为，虚拟档案馆是一种假设的、虚构的、无形的档案馆，它不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同电子档案馆中的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。因此，从这一意义上看，虚拟档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
2、基本特征不同
国内档案界不少同志认为电子档案馆与虚拟档案馆是针对同一事物的两种不同称谓，产生这一认识的主要原因是电子档案馆与虚拟档案馆表现出很多极相似或共同的特征。我们认为，区分上述两类不同档案馆的首要任务是找出其各自的基本特征。
电子档案馆的基本特征是收藏档案信息的数字化。由于收藏的电子档案信息越来越多，或是因对纸质档案进行数字化处理，电子档案馆的档案信息主要是以数字化形式存在。在现阶段我国对电子档案信息主要是单机或局域网阅读利用。当然，电子档案馆也可通过计算机网络将其向其它档案馆或用户提供远程利用，同时，该馆也可通过计算机接受另一个电子档案馆的服务。只有在这种不受时空限制的情况下实现档案信息存取与利用，电子档案馆才形成了一种虚拟的档案馆环境。由此，我们也不难看出电子档案馆与虚拟档案馆之间的相互依赖与递进关系。
虚拟档案馆的基本特征是存取档案信息的网络化。虚拟档案馆存取的档案信息是各类电子档案馆提供的数字化档案信息，从这一意义上看，电子档案馆是虚拟档案馆环境得以存在的基础。但与电子档案馆明显不同的是，在虚拟档案馆环境下对电子档案信息利用，侧重追求的不是单机状态下对某一电子档案馆收藏档案信息的利用。而是对分布在各馆或不同数据服务器上的电子档案信息在搜寻组织基础上进行利用。存取档案信息的网络化这一基本特征决定了在虚拟档案馆这一信息环境组织过程中可能将主要面临下列困难：档案信息数字化处理的共同标准；传统档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协议等。
3、功能定位不同
电子档案馆与虚拟档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。电子档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且其首先应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定其是否会取代纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟和稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐步显现。从这一意义上看，为了有效发挥电子档案馆的信息积累、信息记忆作用以及电子档案信息的凭证功能，电子档案馆在档案信息资源的建设中应是一种基于“拥有”型功能定位的档案馆。（注：“拥有”是90年代后期在西方信息资源管理学中出现的一个崭新概念。其对应的另一个概念是“存取”。这对概念区分引发了近两年来欧美国家对网络环境下图书馆信息资源建设理论的广泛讨论。在此，我们将借鉴这对概念来具体区分电子档案馆与虚拟档案馆在功能定位上应存在的不同。）而虚拟档案馆则因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。
“拥有”(ownership)是指通过收藏档案信息资源以满足本馆用户乃至网络用户的档案信息需求的行为：“存取”(access)是指搜寻和利用其它档案馆拥有的馆藏资源来满足用户档案信息需求的行为。电子档案馆对档案信息资源的“拥有”将产生如下积极作用：
第一、保证电子档案信息的真实性与可靠性，并为虚拟档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证。
第二、可以明确档案信息资源的公布权、处分权、获益权等基本权利归属，维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。
虚拟档案馆将其功能定位在对档案信息资源的“存取”将会产生如下积极影响：
第一、将使我国长期以来迫切希望实现的档案馆网建设迈出实质性一步。对档案馆网建设的讨论长期以来局限于探讨建设一个实体网、技术网或智能网，虚拟档案馆在其资源建设的功能定位上采取“存取”观，将有望很好地解决实体网、技术网和智能网三者的合并与协调问题。利用网络技术，根据用户动态变化的档案信息需要，在虚拟档案馆这一信息环境上，用户可以获取已经公布利用的档案信息原文和各类档案信息线索。
第二、将进一步提高档案服务水平和档案信息资源开发利用的水平。长期以来，我国档案界一直在关注着档案开发利用率下降的问题，不少学者从多个不同角度分析了档案利用率不高的原因。我们认为，我国各级档案部门馆藏建设的基本特点是：主要考虑档案形成特点、形成状况和形成规律，而不是以用户及其动态变化的信息需求为中心。这势必会在一定程度上影响到档案利用率。应该看到，从档案形成特点、形成状况出发组织档案部门的馆藏是档案管理区别于其它各类信息管理的基本特色之一，也是维护档案信息原生性特征的基本策略。解决馆藏局限与用户需要之间的矛盾不能以牺牲档案馆积累文化遗产的功能和档案信息的原生性、真实性与可靠性特征作为代价。建立在虚拟网络环境下的档案信息资源“存取”过程，不仅没有损失传统档案馆与电子档案馆的功能和档案信息的基本特性，同时又可能根据用户需要，在跨地区、跨行业和跨部门的范围通过档案信息的动态搜寻与联结，从而实现档案管理工作中“再现管理活动原貌”与“有效利用”效果的双赢。
4、中心任务不同
现阶段我国还没有出现完全意义上的电子档案馆，这主要表现为电子档案馆的建立基本上都是以传统档案馆作为依托，电子档案馆所管理的档案信息，除一部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，相当部分是要依靠于传统档案馆对现有纸质档案进行数字化处理，而且传统档案馆对所保存的纸质档案进行数字化处理也是有选择性的。针对这一现状，我们认为，现阶段和今后一段时间，我国电子档案馆的中心任务是：
第一、对电子档案进行有效管理，保证电子档案的安全，特别是在管理工作中要突出对电子档案进行全方位的鉴定，针对电子档案信息易逝性、可变性、流动性以及对读写系统的依赖性等特点，从内容、程序和方法上变革电子档案的鉴定工作。
第二、对纸质档案信息资源进行数字化处理。对电子档案馆而言，承担对纸质档案进行数字化处理的任务既是进一步改变其馆藏档案结构的需要，同时更是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享的关键性环节。在现阶段，我国电子档案馆在承担档案信息资源数字化任务时，主要面对的问题是：首先是信息资源数字化的技术还不成熟且不经济。现阶段信息资源数字化的主导方式包括键盘录入和光学字符识别扫描输入两种。键盘录入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；光学字符识别技术还存在图像质量不高、字符分类、源文献的“背景干扰”、扫描速度和单位成本高等缺陷。电子档案馆面临的第二个问题是数字化的对象问题。传统档案馆保存的档案信息为数众多，不同档案信息的价值不同、开放利用时限不同、保密程度不同，对电子档案馆来说，他们必须决定哪些档案信息资源应该数字化、哪些档案信息资源目前不需要或暂缓数字化以及哪些档案信息资源应优先数字化。电子档案馆档案信息资源数字化面临的第三个问题是合作问题。对档案信息资源进行数字化处理不是一馆之事，而应从提供档案信息网络化服务的角度来认识数字化处理，各电子档案馆相互之间应就数字化对象的选择达成共识，在分工与合作的基础上再建我国档案信息资源开发利用体系。
虚拟档案馆与电子档案馆在中心任务上有着根本不同。虚拟档案馆运行的实质是根据用户档案信息需要，构建一个虚拟的档案信息环境。这种以用户为中心而构建的虚拟档案信息馆藏，可以打破传统档案馆、电子档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆可以成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和联结档案信息资源的动态信息系统。这一运行过程的中心活动是根据用户需要进行网上数字化档案信息资源的“动态搜寻与组织”。对数字化档案信息的“动态搜寻与组织”是保证虚拟档案馆馆藏质量的关键性环节。
5、档案信息的来源范围不同
对电子档案馆来说，其档案信息的来源主要有两个渠道：一是已有纸质档案信息的数字化处理；二是接受一定范围内数字化档案信息的移交。这里所指的“一定范围内”，是为了突出我国电子档案馆以传统档案馆为依托的现状。电子档案馆在接受有关数字化档案信息的移交时，也应考虑现行档案馆工作的基本原则，体现区域、行业或专业档案信息移交的范围限制。只有这样，才能维护我国现行的档案馆工作规范和发挥已有的档案馆业务建设优势，保证我国电子档案馆建设的良性循环。
而虚拟档案馆根据用户需要对相关档案信息资源的“动态搜寻与组织”则可以发挥网络联结的优势，对数字化档案信息资源进行大面积的、跨空间的、跨行业的搜寻与组织。这种大面积的档案信息资源搜寻与组织与电子档案馆馆藏建设的难度相比毫不逊色。具体表现在：网络档案信息资源数量会逐步增多，而且其类型多、跨时空、跨行业，因此对其进行选择与组织的复杂性与多样性将会逐步增加；网络档案信息资源虽然是由各类传统档案馆或电子档案馆提供，但因档案馆工作水平参差不齐，因此，其提供的数字化档案信息质量也可能会存在这样或那样的问题，这给虚拟档案馆进行档案信息选择也增加了难度等。针对上述情况，有关管理部门应尽快制定有关数字化档案信息资源共享的政策与法规依据。在数字化档案信息资源共享的政策中主要应就下列问题进行明确：电子档案信息的发布权；网络档案信息资源更迭、消亡的时间与方法；网络档案信息资源的安全与质量；支持虚拟档案馆的技术标准等。
二、电子档案馆与虚拟档案馆的联系
从以上的分析中，可以看到，电子档案馆与虚拟档案馆并不是可以完全等同的两种不同档案馆类型（或称形态、环境）。那么，电子档案馆与虚拟档案馆两者之间究竟表现出何种联系，这就成为本文不能不回答的问题。从总体上看，电子档案馆与虚拟档案馆的关系主要表现在：
第一、电子档案馆是虚拟档案馆环境营造和开展档案信息动态搜寻的关键主体，同时它也为虚拟档案馆的跨时空服务提供数字化档案信息资源保障。由于我国传统档案馆又是现阶段我国电子档案馆的设置基础，因此，我们可以将传统档案馆、电子档案馆和虚拟档案馆看作是我国档案馆体系构成的一种新组织形态，而且这三种档案馆形态还将表现出共存和阶梯式发展模式。简要地说，上述三种档案馆实质是包括三个不同层次的问题，而且这三个层次有一种递进与包容的关系，这三个层次的问题是：传统档案馆在档案信息资源收藏与提供利用中的地位问题（传统档案馆不可取代）：传统档案馆接收电子档案信息及将有关纸质档案信息资源数字化问题（走向电子档案馆）；传统与电子档案馆在广域网环境下的多馆档案信息资源共知、共建与共享问题（走向虚拟档案馆）。至于三种档案馆在管理与服务机制上、馆藏建设上等存在的相互制约与相互依赖关系，注释③所指那篇文章已作过较详细的分析，在此不再赘述。
第二、虚拟档案馆可以进一步强化电子档案馆档案信息服务的能力，并可利用网络信息高速、广泛传输的特点，实现档案信息与其它各类信息资源在开发利用上的相互配合，使档案信息与其它各类信息的优劣特征能在彼此融合与消长中得到相互弥补。具体说来，档案信息的主要特征是其具有原生性、客观性、真实性与历时性，这既是档案信息发挥独特作用的优势，同时也是档案信息发挥现实作用的劣势。在网络环境中其它各类信息则往往具有新颖性、动态性、可伪性等特点。在虚拟档案馆这种信息环境中，用户可以根据现实需要，更易发挥档案信息与其它各类信息在特征上的互补功能。
第三、对电子档案馆与虚拟档案馆两种档案馆形态可以采用“数字档案馆”这一具有中间性、过渡性和模糊性的名称。无论是电子档案馆对档案信息的“拥有”与“收藏”，还是虚拟档案馆对档案信息的“存取”、“搜寻”或“组织”，档案信息都表现为数字化形式。只不过数字档案馆没有突出二者的区别。因此，从这一意义上看，数字档案馆的提法也有其一定的可取之处。