关于立档单位档案分类方案编制的几个问题，本文主要内容关键词为：几个问题论文,单位论文,档案论文,方案论文,于立论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
无论是文件材料的立卷，还是对归档案卷的整理、编目、上架管理及档案检索利用，都必须对档案实体（文件或案卷形态）进行分类，而且应事先编制好切合立档单位实际情况的档案分类方案，以便在实际工作中有所遵循。档案分类方案的编制，是文书立卷工作和档案管理工作的重要内容，它既是立卷工作的前提条件，又是档案整理的指导性文件。可以说，没有科学的档案分类方案，就没有高质量的档案，也谈不上档案的科学管理。立档单位档案分类方案的编制，是一项既有重要意义而又难度较大的工作，它既涉及到档案分类方案的不少理论问题，又涉及到文书档案工作的一系列实践问题。
一、分类体系应当遵循档案的自然形成规律
档案分类方案必须遵循档案自然形成规律，保持档案（案卷及文件材料）之间的有机联系，这是编制档案分类方案的指导思想和重要原则。那么，我们在具体编制时，应当如何遵循档案的自然形成规律，如何使分类体系成为一个具有有机联系的科学体系？从原则上说，主要是保持档案在来源、形成时间以及事由（问题）这三个基本方面原有的紧密联系，要任其“自然”，而不能任意分割、拆散。
第一，要保持档案在来源上的紧密联系。就一个立档单位而言，保持档案在来源上的紧密联系，有两方面的含义。其一是要保持同一全宗的档案不被任意分散，坚持全宗原则，保持档案的群体属性。也就是说，在编制档案分类方案时，要以一个立档单位的全部档案为对象，从整体上来考虑分类体系，使分类体系能够包含一个立档单位的全部档案。其二是要保持立档单位各内部机构（科、股、室、办）所形成的档案（文件材料）的紧密联系。也就是说，在设置类目时，尤其是设置一级类目时，要充分考虑立档单位内部机构的设置情况和各自职能，保持每一内部机构所形成的档案（文件材料）的相对独立性，并在档案分类方案中得到体现和反映。如县民政局设有社救股、优抚股、民福股、基政地名股、社团登记管理股等内部机构，该单位档案分类方案一级类目就设置了社会救济保障类、优抚安置类、民政福利类、基政、地名、社团类等。
第二，要保持档案在时间上的紧密联系。保持档案在时间上的紧密联系，是遵循档案自然形成规律的一个十分重要的方面，在档案分类方案中应当有所体现。就一个立档单位而言，主要是指运用年度分类法。目前多数单位采用按年度立卷、编目、归档的制度，特别是对文书档案所包含的一些类目及会计档案，一般应结合运用年度分类法。由于档案分类体系和类目设置是以机关职能、档案内容所概括的“问题”来反映的，所以年度分类只能在说明栏中结合编号方法加以说明和体现。结合运用年度分类法，一般有两种方式：一种是文书档案所包含的类目范围，统一按年度流水编号排列，可称为跨类别流水；另一种是按类别（大类）——年度流水，可称为类内流水。会计档案一般采用单独按年度（结合形式）流水编号排列。至于科技档案所包含的一些类目，一般以“项目”（产品、基建、科研、设备）为单元进行分类，以保持同一项目的成套性。但对于科技档案数量较少的单位，如行政机关、社会团体，只有少量的基建和设备档案，也可与文书档案所包含的类目范围一起，在保持“成套性”的前提下，统一按年度立卷归档，基建档案归入竣工年度，设备档案归入购置年度。总之，运用年度分类法，应在档案分类方案中加以说明和体现。
第三，要保持档案在事由（内容、问题）方面的紧密联系。保持档案在事由方面的紧密联系是指类目设置要以档案内容为依据，类目体系能反映出各种各样的“事由”。按档案的“事由”设置类目，才能保持档案的本质联系，如同一事件、同一次会议、同一个问题的档案不被分割，并能聚集在同一类目之下。
二、类目设置与逻辑分类原则之间应当允许存在一定的差距
根据逻辑分类原则，必须保持分类标准的统一性，也就是每次划分必须按同一标准进行；所划分的各子项之和应等于母项；划分要逐层进行。在运用逻辑分类原则编制立档单位档案分类方案时，有两点是必须注意和弄清楚的：
一是如何正确理解“同一标准”的问题。中国人民大学档案学院和宝荣教授在《论档案分类与档号编制的原则》一文中指出，“不能把‘每一次分类’必须标准同一理解成每一‘层’、每一‘级’分类都必须同一标准。”（《中国档案》1994年第3期32页），就是说，只要求某一“层”、某一“级”在分类时使用同一标准，同一层次或同一级别的不同类目在各自分类中可以采取不同的标准。《如工业企业档案分类规则》中所附的档案分类方案，“行政管理类”与“基本建设类”处于同一层次，在续分时，前者按职能分工和问题分类；后者按工程项目或建筑项目设置属类。这样并不违背逻辑分类原则，但在构建分类体系和类目设置方面就灵活多了。
二是在按逻辑分类原则进行分类以及设置类目时，可以根据实际情况加以必要的调整。档案分类方案与逻辑分类原则之间可以存在一定的差距，可以有较大的灵活性，可以作一些技术上的处理。由于档案形态、种类内容的复杂性，要完全遵循逻辑分类原则在事实上也是不可能的。在具体编制档案分类方案时，可以采取这样两方面的灵活方法：第一，把不同“系列”的上位类目与下位类目加以“并列”。这里的“系列”，一般是指不同的档案种类（门类），如文书档案、科技档案、会计档案及人事档案等，工业企业档案分类规则中所附的档案分类方案，实际已经采取了这一方法，把文书档案、科技档案两个“系列”的下位类目直接与会计档案、干部职工档案这两个“系列”加以并列，由于“系列”不同，上下类目之间的“并列”并没有产生互相交叉和包括的现象。至于声像档案，由于它不是某个特殊职能部门所形成的，各个职能部门都可能产生，所以不能形成所谓“系列”，因而不宜单独设类。这里关键是要掌握好构成“系列”的条件。统计档案具有双重性，对设有统计职能部门、且数量较多的单位可形成“系列”，可单独设置一级类目，而对不设职能部门、或数量不多的单位，则可以视为文书档案，与文书档案一起分类，一般可作二级类目处理。但会计档案等其他“系列”的档案就不能与文书档案统一分类了，这是由会计档案等形成及产生状况特殊性所决定的。科技档案在企业和科技事业单位应当单独设置几个大类，但在行政机关、社会团体和非科技事业单位，由于数量少，可以只设一个大类，或者不单独设置大类，而归属在文书档案所属大类的下位类目之中。第二，可对同级类目作适当的合并与分割。这一方法是为解决各类所包含的实际档案数量悬殊问题而提出的，以达到类目体系的相对均衡。譬如，某单位有关党群工作方面所形成的档案数量较多，可单独设置大类；反之，则可与行政管理方面合并设置“党群、行政类”。当然在具体组卷时，仍然应当把党群工作与行政管理工作分开组卷，归属不同的二级类目。又如基层财税所档案分类方案，对税收管理方面的档案归属，既可设置“税收管理类”作为一级类目，也可将其分割，一分为二或一分为三，设置税收征管综合类、税收户管类等一级类目。开化县虹桥财税所甚至将户管类再分割成“税收企业户管类”与“税收个体户管类”，作为一级类目加以并列，以适应这两大类所包含的档案数量较多的实际情况。对某一类目作适当的分割，实际上也是将某些下位类目升为上位类目。采取对同级类目作适当的合并与分割，同样不会产生互相交叉和包括的现象。
三、档案分类方案编制的步骤与方法
立档单位档案分类方案的编制是一项涉及面较广而且复杂细致的工作。要编制好与立档单位相适应的档案分类方案并非易事，有时甚至要通过实践，逐步修改完善。编制的步骤与方法如下：
（一）调查了解。要掌握立档单位主要职能、内部组织机构设置及业务分工情况；要掌握立档单位形成的档案种类（门类）、特点及大体内容范围、成份、档案数量；要掌握立档单位历年档案分类整理情况。调查了解的方法，可以通过召开座谈会，并直接查看档案室归档及整理情况，查阅有关文件。对过去已编制过档案分类方案的，可充分利用原有方案，加以修正、补充和完善。
（二）根据调查了解的情况，编制出档案分类方案的基本框架，着重设置好一级类目（大类）。可参考《工业企业档案分类暂行规定》和相关部门（同类单位）已制定的档案分类方案。在编制基本框架时，要以立档单位职能、内部组织机构设置、业务分工为主要依据，结合档案门类、内容特点和档案数量，综合加以考虑。要重点设置好主要职能活动的类目，这是编制好档案分类方案的关键所在。一般说，《工业企业档案分类暂行规则》中所列的党群工作类、行政管理类、会计档案类、干部职工档案类以及基本建设类，可以说是“共性”类目，无论是机关、事业和企业单位，一般都具备，容易设置。但主要职能活动的类目，差异性就很大，甚至完全不同。如企业单位在产品生产方面具有不同类型和品种的产品，行政管理机关所管理内容范围各有区别，事业单位所从事的专业工作也大不一样。如财税部门主要职能为财政管理和税收管理，可设置这两方面的职能类目；经济开发区办事机构依据自身职能，可设置“规划管理类”、“开发建设类”，有的还有“房地产经营类”等。党政领导机关，属于综合部门，也有自身的职能特点，设置的类目涉及面比较广，涉及到各行各业和各方面的工作。总之，在编制档案分类方案时，要突出反映立档单位的主要职能活动，要着重设置好这些“异性”类目。至于档案数量对类目设置的影响也不能忽视。某方面的档案数量相当多，就可单独设置大类，甚至设几个大类，某方面的档案数量少，就需要与其他方面的档案合并设类。
（三）按照设定的基本框架所涉及的档案内容范围，依据立档单位内部业务分工和档案数量、问题性质，继续划分，设置好二级类目，有的还需再设置二级以下类目。但类目层次不宜过多，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
（四）做好综合调整和平衡工作。要逐层逐项检查，加以充实、修正，类目数量和名称都要求符合立档单位的客观实际。要使分类方案成为一个系统的科学体系，常常需要经过具体分类组卷和档案整理工作的多次实践。
（五）在设置好类目体系后，要考虑档号的编制方式，以确定案卷的排列顺序，并为编目和上架管理打下基础。